Sechs Gründe für Cloud-Lösungen bei Geschäftsreisen

Die Digitalisierung verändert das Geschäftsreisemanagement grundlegend. Verstärkt wird diese Entwicklung durch die COVID-19-Pandemie: Noch immer sind viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus dem Homeoffice tätig. Der Schritt in die hybride Arbeitswelt wird vielerorts von einem Wechsel zu einer Cloud-Infrastruktur begleitet. Schließlich können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit allerorts nahtlos mit dem Netzwerk verbinden und datengesteuert arbeiten. Mit Blick auf Effizienz und Automatisierung haben viele Unternehmen so ein neues Level erreicht. Auch für die Reisebranche ermöglicht die Cloud effizientere Prozesse, da Buchungen überall und zu jeder Zeit möglich sind.

Hybride Arbeitswelt: Vorteile von Cloud-Lösungen

Im Gegensatz dazu mangelt es den klassischen On-Premises-Lösungen, die nur am Arbeitsplatz genutzt werden können, an Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Skalierbarkeit. Solch veraltete Systeme erschweren es Unternehmen, Prozesse effizient zu gestalten und zu verzahnen. Es bleibt die Frage: Warum nutzen Unternehmen noch nicht die offensichtlichen Vorteile der Cloud? Es mag daran liegen, dass der Umzug in die Cloud für viele ein Schritt in eine unbekannte Welt ist. Das gilt insbesondere für kleinere Unternehmen, die keine spezialisierten IT-Teams haben. Die Vorteile der Cloud-Technologie sind dann nicht hinreichend bekannt.

Mit dem Schritt in die hybride Arbeitswelt wird es umso wichtiger, dass Unternehmen sich an die neuen Bedingungen und Anforderungen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anpassen, um sich im Wettbewerb zu behaupten. Das bedeutet: Die On-Premises-Lösungen hinter sich lassen und Prozesse konsequent auf Effizienz ausrichten. Das gilt auch für das Geschäftsreisemanagement.

Sechs Gründe für cloudbasierte Lösungen im Geschäftsreisemanagement

1. Schluss mit dem Zettelchaos: Schon immer waren Belege das Herzstück des Abrechnungsprozesses. Das Problem: Papierquittungen gehen oft verloren, werden an der Kasse vergessen oder sind beschädigt. Das erschwert den gesamten Prozess der Spesenabrechnung sowohl für die Finanzabteilung als auch für die reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Cloud macht die lästigen Papierbelege erstmals überflüssig. Mit den cloudbasierten Apps können Reisende ihre Quittungen abfotografieren und direkt der digitalen Spesenabrechnung hinzufügen. Das geht schnell und unkompliziert – schließlich sind Smartphone, Tablet und Apps für viele ohnehin längst Bestandteil des beruflichen und privaten Alltags.
2. Cloud-Technologie vereinfacht den gesamten Prozess: Von der Datenerfassung über die Bearbeitung von Anträgen bis hin zur Erstellung von Berichten braucht es nur wenige Klicks. Alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen so wertvolle Zeit, gleichzeitig werden Fehler vermieden. Eine intuitive Benutzeroberfläche unterstützt während des gesamten Prozesses. Push-Benachrichtigungen erinnern an ausstehende Aufgaben, zum Beispiel an die Genehmigung einer Buchung durch den Vorgesetzten. Vorab definierte und hinterlegte Richtlinien sowie vorausgefüllte Datenblätter sorgen außerdem dafür, dass der gesamte Prozess schneller und reibungsloser abläuft.
3. Verbessere interne und externe Compliance: Die Cloud verringert das Risiko von Vorschriftsverstößen, Betrug und den damit verbundenen Kosten . Die Finanzteams gewinnen so Zeit für strategische Aufgaben der Unternehmensführung. Sie erhalten die notwendige Kontrolle und reduzieren Komplikationen.
4. Laufender Überblick über Mitarbeiterausgaben: Werden Ausgaben erst lange nach ihrer Entstehung eingereicht, können sie Unternehmen böse überraschen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die auf einen stetigen Cashflow von Monat zu Monat angewiesen sind, kann das schwerwiegende Folgen haben. Cloud-Technologien bieten hingegen laufend Einblick in die Ausgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Finanzabteilungen können sich nahtlos mit anderen Systemen verbinden, um zum Beispiel Rechnungs-, Kreditkarten- und ERP-Informationen zu erhalten und noch tiefere Einblicke zu gewinnen. Darüber hinaus kann sogar eine Verbindung zu HR- und Vertriebstools hergestellt werden. Damit erhält die Finanzabteilung für das Reporting ein vollständigeres Bild der Geschäftslage.
5. Anwendungen von Drittanbietern für noch intelligentere Arbeit: Jeden Tag werden neue Lösungen entwickelt, die Unternehmen helfen, intelligenter zu arbeiten. Niemand kann sagen, woher die nächste Innovation kommt. Eine cloudbasierte Spesenlösung sollte es ermöglichen, sich mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Apps zu verbinden, um den Wert der Plattform zu erhöhen. So können Partner wie Unternehmensberatungen beispielsweise dabei helfen, die mit inländischen und internationalen Geschäftsreisen verbundenen Risiken zu verstehen und zu mindern. Dazu gehören zum Beispiel das Steuerrisiko, Einwanderungsrisiko, Sozialversicherungsrisiko oder das Risiko der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
6. Kosten für Wartung und Hosting sind gedeckt: Die Kosten und der Aufwand für die Wartung und das Aktualisieren von On-Premises-Lösungen können erheblich sein. Deshalb ist es unerlässlich, eine Cloud-Lösung zu finden, die all diese Bereiche abdeckt. Auf diese Weise kann das Programm regelmäßig aktualisiert und geschützt werden, sodass sich alle im Unternehmen auf die täglichen Aufgaben konzentrieren können.