Sehen Sie die neue Welt der Geschäftsreisen mit anderen Augen

Im Jahr 2020 über Reisen zu reden, ist wie vieles andere in 2020: relativ ungewiss. Doch worüber wir reden können, ist, wie sich das Geschäftsreisemanagement verbessern lässt, wenn wir wieder unterwegs sind und mehr Klarheit über die Reisetätigkeit haben.

Eigentlich kommt es nur auf eines an: Kooperation. Damit meinen wir nicht, durch die ganze Welt zu reisen, um Kunden zu treffen – sondern einfach nur über den Flur zu gehen und mit den Kollegen im Finanzwesen und im Reisemanagement zu sprechen. Auf diese beiden Teams kommt es an. Zusammen sorgen sie für die Sicherheit der Reisenden, machen die Ausgaben transparenter und verbessern das Gesamterlebnis für alle, die ihre Rollkoffer packen und tatsächlich auf Geschäftsreise gehen.

Neue Geschäftsreisewelt: Reisen ist nicht mehr, wie es mal war

Erfahren Sie in diesem E-Book, wie Sie die neue Geschäftreisewelt mit anderen Augen sehen können und lesen Sie 3 Tipps, unter welchen Aspekten Sie Ihr Reiseprogramm überdenken sollten.

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Sicherheit geht vor

Wenn Sie im Finanzwesen arbeiten, kennen Sie die Risiken aus eigener Erfahrung. Sie kennen die Risiken überschrittener Budgets und des Nichteinhaltens von Richtlinien. Sie wissen um das Risiko, aus Unkenntnis irgendeine ominöse regionale Vorschrift zu verpassen. Und all diese Risiken summieren sich zu Kosten. Wenn Sie für das Reisemanagement verantwortlich sind, verstehen Sie auch, was es bedeutet, Mitarbeiter in eine unsichere Umgebung reisen zu lassen.

Beiden Seiten ist klar, was auf dem Spiel steht. Wenn aber das Finanzwesen und das Reisemanagement zusammenarbeiten, lassen sich leichter Lösungen finden. Gemeinsam und mit den richtigen Tools haben Sie die Ausgaben im Blick und vermeiden Budgetüberschreitungen. Denn Sie können jede Buchung erfassen und sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden.

Und das Wichtigste: Sie wissen, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden. Sie bleiben also nicht nur bei den Vorschriften und Anforderungen auf dem Laufenden, sondern können auch Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen und die Sicherheit Ihrer Reisenden unterstützen, wo auch immer sie arbeiten. 

Überzeugen Sie sich selbst

Mit gegenseitiger Unterstützung helfen Sie nicht nur sich selbst, sondern dem gesamten Unternehmen. Nehmen Sie beispielsweise die Ausgabenkontrolle. Mit wenigen einfachen Tools, die in Reiseprogramme implementiert werden, können Finanz- und Reisemanager von allen Reisenden jede Reservierung, jeden Reiseplan und jede Ausgabe einsehen. Dadurch haben sie alles im Blick. Damit vermeiden sie auch Fehler und Verzögerungen, die mit Papierbelegen und manuellen Spesenabrechnungen einhergehen. Statt bis zum nächsten Monat zu warten, um herauszufinden, was im letzten Monat ausgegeben wurde, können Finanzverwalter direkt die aktuellen Zahlen sehen.

Reisemanager sehen mit den erfassten Informationen, ob Richtlinien eingehalten wurden, und können bei Bedarf gegensteuern und die Reisenden gezielt schulen. Mit den genauen Ausgabendaten gehen sie gestärkt in Verhandlungen und haben neben den Finanzdaten auch das Know-how, um schneller intelligentere Entscheidungen zu treffen. Ihre gesamte Organisation ist besser informiert und flexibler – ein Gewinn für alle.

Ein besseres Erlebnis

Wenn wir von „allen“ reden: Die Zusammenarbeit zwischen Reisemanagern und Finanzleitern verbessert das Arbeitserlebnis für Mitarbeiter, die unterwegs tätig sind. Apps und Automatisierung vereinfachen den Prozess. Die Reisenden können bei Veranstaltern buchen, die sie mögen, erhalten gewünschte Updates und Upgrades und haben keinen Aufwand für Spesenabrechnung und Belegmanagement.

Nicht nur das Reisen wird dadurch einfacher, es steht auch mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben zur Verfügung. Das motiviert Mitarbeiter und lässt sie produktiver sein. Wenn Reisemanager den Reiseprozess auf diese Weise vereinfachen, steigt die Akzeptanz für die internen Abläufe. Und wenn die Akzeptanz steigt, fließen mehr Daten bei der Finanzabteilung ein. Davon profitieren alle Seiten.

Gemeinsam geht's besser

Durch die Kombination von Finanzwesen und Reisemanagement entfällt ein Großteil des Aufwands im Reisemanagement. Das ist gut für Buchhalter, Reisemanager und für jeden einzelnen Mitarbeiter.