So kommen Geschäftsreisende durch ungewisse Zeiten

Das Anpassen an permanent neue Gegebenheiten wird für Unternehmen, Travel Manager und Geschäftsreisende sicher noch eine ganze Weile Teil des beruflichen Alltags sein. Die Anzahl der Regionen und Länder, die von öffentlichen Institutionen als Corona-Risikogebiet eingestuft werden, ändert sich täglich. Die Richtlinien für Reisen in oder aus diesen Gebieten werden entsprechend an die aktuelle Situation angepasst. Es ist wenig überraschend, dass Studien unter Geschäftsreisenden, wie zum Beispiel die im Auftrag der SAP-Concur-Organisation durchgeführte Global Business Travel Survey, zeigen, dass diese durchaus mit gemischten Gefühlen auf die nächsten Monate und womöglich anstehende Geschäftsreisen blicken. Nichtsdestotrotz sehen Business Traveler nach wie vor die Notwendigkeit, geschäftlich zu reisen. Lassen sich doch bestimmte Meetings nur persönlich abhalten. Doch wie lassen sich Geschäftsreisen im „New Normal“ am angenehmsten und vor allem sichersten für alle Beteiligten gestalten? Was können Unternehmen und Travel Manager tun, damit die Organisation von Geschäftsreisen im „New Normal“ nicht zur Mammutaufgabe wird?

Reisen ist nicht mehr, was es mal war

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Neue Anforderungen an Travel Manager

Travel Manager befinden sich im Spannungsfeld zwischen den Bedürfnissen der Reisenden und den Vorgaben des Unternehmens. Denn nach wie vor sollte die Sicherheit der (reisenden) Mitarbeiter oberste Priorität haben. Damit Unternehmen diese bestmöglich sicherstellen und Reisende ihren Business Trip mit einem guten Gefühl antreten können, sind Kommunikation und Transparenz zwischen Travel Manager und Geschäftsreisenden unerlässlich. Auch in diesen unsicheren Zeiten geben Reiserichtlinien den Reisemanagern und Geschäftsreisenden Orientierung und einen Überblick, wer unter welchen Bedingungen reisen kann. Im Voraus bekannte Bestimmungen erleichtern und beschleunigen den Genehmigungsprozess, auch wenn die Richtlinien den sich laufend ändernden Umständen unterliegen und daher stetig angepasst werden. Jedoch ist die Voraussetzung einer umsichtigen Planung die Kenntnis der aktuellen Situation unterwegs und am Reiseziel. Sollte ein geplanter Business Trip aufgrund einer unsicheren Situation am Zielort – zum Beispiel wegen steigender Infektionszahlen – doch nicht stattfinden können, ist es hilfreich, auf Alternativen in Form von Telefon- oder Videokonferenzen setzen zu können.

Zeitgemäße Tools und Trainings erleichtern das Reisen

Stets auf dem aktuellen Stand von Regelungen zu sein und durch entsprechende Reiserichtlinien den Schutz reisender Mitarbeiter zu gewährleisten, stellt eine große Verantwortung für Travel Manager und Unternehmen dar. Es braucht Systeme, die die Anpassung an Regeln von gestern, heute und morgen ermöglichen, ohne das gesamte Travel Management auf den Kopf zu stellen. Die vollständige Transparenz über alle Reisedaten zum Beispiel mit SAP-Concur-Lösungen hilft, den Bedürfnissen aller Seiten gerecht zu werden. Das Arbeiten mit digitalen Tools ist unerlässlich, um immer up to date mit den Entwicklungen zu sein. Im Traveler Resource Center von TripIt werden beispielsweise Reisebeschränkungen und -vorgaben von Ländern und Dienstleistern laufend aktualisiert und Sicherheitsbewertungen der Zielorte angegeben.

Ergänzend dazu können Trainings dabei helfen, Mitarbeitern das nötige Wissen für stressfreie Business Trips an die Hand zu geben. Sinnvoll sind insbesondere Schulungen zur persönlichen Sicherheit auf Reisen und zu aktualisierten Reise- und Reisekostenrichtlinien. So wird dem Nicht-Einhalten von Richtlinien vorgebeugt und die Sicherheit des Mitarbeiters auch in diesen ungewissen Zeiten gewährleistet.

Geschäftsreisende sind für eigene Sicherheit mitverantwortlich

Der reisende Mitarbeiter fühlt sich gut auf seine Reise vorbereitet, wenn er weiß, dass sein Arbeitgeber die neuen Anforderungen an die Fürsorgepflicht ernstnimmt und entsprechende Vorkehrungen zum Schutz seiner Gesundheit getroffen wurden. Dazu zählen neben der Ausstattung mit Maske und Handdesinfektionsmittel auch die Möglichkeit, die Reise kurzfristig umzubuchen oder abzubrechen. Bei Flügen und Hotelzimmern bietet sich derzeit die Buchung stornierbarer Optionen an. Verändern sich spontan die Gegebenheiten unterwegs oder vor Ort, sorgt eine enge Kommunikation zwischen Travel Manager und Reisenden für schnelle Reaktionsfähigkeit.

Einen nicht zu vernachlässigenden Teil der Verantwortung trägt auch der Reisende. Unternehmen können ihre Mitarbeiter dazu anhalten, sich im Vorfeld über die Lage am Zielort zu informieren und zu entscheiden, ob er bereit ist, eine Dienstreise anzutreten. In diesem Fall liegt es auch an ihm, persönliche Schutzausrüstung parat zu haben, sichere Transfers zum Hotel zu organisieren und Notfallkontakte beim Arbeitgeber zu hinterlegen. Eine Übersicht von Tipps für vor, während und nach der Dienstreise bietet das SAP-Concur-Tippsheet.