So muss eine Fahrtkostenabrechnung aussehen

Wenn Mitarbeitende geschäftlich reisen, kann es vorkommen, dass sie Anreise, Rückreise oder Weiterreise auch mit dem eigenen Fahrzeug zurücklegen. Schließlich stellen nicht alle Unternehmen ihren Mitarbeitenden Firmenwagen zur Verfügung oder sie werden bereits alle genutzt, wenn ein Mitarbeitender eine Geschäftsreise antritt. Im Gegenzug muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden die Kosten, die aus der Nutzung des privaten Fahrzeugs für dienstliche Zwecke entstehen, per Fahrtkostenabrechnung zurückerstatten. Entsprechende Beträge werden vom Unternehmen allerdings nicht willkürlich festgelegt und ihre Berechnung erfordert eine gute Organisation.

Fahrtkostenabrechnung: Die Grundlagen

Die Erstattung von Kilometergeldern gilt nicht nur für Geschäftsreisen. In der jährlichen Einkommenssteuererklärung kann unter bestimmten Bedingungen auch das Pendeln zwischen Arbeitsstätte und Wohnort per Fahrtkostenabrechnung geltend gemacht werden. Die sogenannte Pendlerpauschale errechnet sich dabei über die Entfernung des Wohnsitzes zum Arbeitsplatz und beträgt pro Kilometer 30 Cent. So können bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche 220 bis 230 Fahrten im Jahr von der Einkommenssteuer abgesetzt werden.

Zur Rückerstattung von Kosten, die für eine Geschäftsreise angefallen sind, müssen nicht selten einige Hürden genommen werden. Für die Anrechnung der Zeit unterwegs als Arbeitszeit, hingegen nicht. In einem Urteil vom 17. Oktober 2018 entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG): Die An- und Abreise zum Geschäftsreiseziel ist Arbeitszeit und muss als solche vergütet und angerechnet werden. Auch die Definition einer Geschäftsreise ist eindeutig: Sie liegt vor, wenn aus beruflichen Gründen Tätigkeiten außerhalb der Arbeitsstätte und Wohnung vorgenommen werden.

Arbeitnehmende in Behörden oder an Universitäten müssen zusätzlich vor Antritt der Dienstreise einen Dienstreiseantrag stellen. Geschäftsreisen können dann mit dem privaten PKW oder mit dem Zug zurückgelegt werden. Dabei werden die Zugtickets häufig direkt vom Arbeitgeber gebucht und bezahlt. Ist man mit dem eigenen PKW unterwegs, gibt es zwei Möglichkeiten der Rückerstattung von Fahrtkosten: Die Erstattung kann durch den Arbeitgeber oder durch das Finanzamt, über die Steuererklärung, erfolgen. Auch hier beträgt die Kilometerpauschale 30 Cent pro Kilometer. Andere Beförderungskosten, wie Bahn- oder Taxifahrten vor Ort, aber auch andere Ausgaben während einer Dienstreise, beispielsweise Kosten für Verpflegung oder Geschäftsessen, können mittels einer Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden.

So werden Fahrtkosten richtig abgerechnet

Sind Mitarbeitende mit dem Firmenwagen unterwegs, fallen Benzinkosten an. Diese können über eine vom Unternehmen bezahlte Firmentankkarte entrichtet werden oder der Geschäftsreisende legt die Betankung auf eigene Kosten aus und fordert sie mit der Reisekostenabrechnung zurück. Reisen Mitarbeitende mit einem öffentlichen Verkehrsmittel wie Flugzeug, Zug, Bus oder Fähre, können die Kosten durch Vorlage des entsprechenden Tickets oder der Rechnung erstattet werden.

Kosten für die Anreise mit einem Fahrzeug können grundsätzlich immer abgerechnet werden. Bei der Fahrt mit dem eigenen Wagen gibt es drei Möglichkeiten zur Fahrtkostenabrechnung:

• Abrechnung der tatsächlich angefallenen Kosten über Einzelbelege: Hierbei werden die Unterhaltskosten für das Fahrzeug, die jährlich zurückgelegte Gesamtstrecke sowie die beruflich zurückgelegten Kilometer in einem Fahrtenbuch vermerkt. Sofern Belege dazu vorliegen, können Kosten wie Steuern, Haftpflicht, Kaskoversicherung und Abschreibungen geltend gemacht werden.
• Rückerstattung der fahrzeugindividuellen Kilometerkosten: Die auf einer Geschäftsreise zurückgelegten Kilometer werden in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung festgehalten.
• Die Kilometerpauschale: Die gesetzlich bindende Kilometerpauschale deckt alle mit der Fahrt verbundenen Kosten ab. Einzelne Nachweise zu Reparaturen, Versicherung und Kraftstoffverbrauch sind nicht notwendig und werden nicht einzeln erstattet. 

Pauschalen für die Fahrtkostenabrechnung im Überblick

Die Kosten für An- und Abreisen einer Geschäftsreise mit dem eigenen Fahrzeug können über die Reisekostenabrechnung oder Einkommenssteuererklärung zurückerstattet werden. Dabei gelten folgende Pauschalen:

• Pendlerpauschale zur Arbeit und zurück nach Hause: 30 Cent pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 Cent
• Kilometerpauschale für Geschäftsreisen:
  • 30 Cent pro Kilometer mit dem Auto
  • 20 Cent pro Kilometer mit dem Motorrad, Moped, oder Mofa
  • 20 Cent pro Kilometer mit dem E-Bike oder Pedelec, unter Voraussetzung eines Kennzeichens und einer Geschwindigkeit über 25 km/h.

Die Pendlerpauschale ist ein Sonderfall und kann nur über die Steuererklärung eingereicht werden. Sie wurde im Zuge des Steuerentlastungsgesetzes erhöht. Bis zum 31.12.2026 können Pendler ab dem 21. Kilometer 0,38 Cent berechnen. Die vorherigen 20 Kilometer werden regulär mit 30 Cent berechnet.

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In der Video-Demo sehen Sie, wie das automatisierte System Ihnen dabei hilft, sich vom händischen Ausfüllen etlicher Reisekostenformulare und dem lästigen Sortieren von Belegen zu verabschieden.

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Welche Informationen muss eine Fahrtkostenabrechnung enthalten?

Die Abrechnung der Fahrtkosten ist in der Regel Teil der Reisekostenabrechnung. Um die Kilometerpauschale berechnen zu können, müssen die folgenden Informationen angegeben werden:

• Anlass der Reise
• Reisedatum
• Genutztes Verkehrsmittel
• Gefahrene Kilometer bzw. Gesamtkosten
• Name des Fahrers
• Bankverbindung des Antragstellers
• Datum des Antrags auf Rückerstattung
• Unterschrift des Antragstellers

Digitale Lösungen wie Drive unterstützen Geschäftsreisende dabei, die zurückgelegten Kilometer exakt und völlig automatisiert aufzuzeichnen. Die Strecke wird dabei geolokalisiert, angefallene Kosten werden automatisiert berechnet und im Anschluss direkt der Reisekostenabrechnung hinzugefügt. Stellt der Arbeitgeber eine solche Anwendung nicht zur Verfügung, müssen Mitarbeitende die Berechnung selbst manuell durchführen.