Spartipp für Geschäftsreisen: Hotels Last-Minute buchen

Prokrastination, das Aufschieben von Aufgaben, hat keinen guten Ruf. Gerade bei der Buchung von Geschäftsreisen gilt für viele die Faustregel: je früher, desto besser fürs Portemonnaie. Doch eine Analyse von über Concur getätigten Hotelbuchungsdaten für das Jahr 2017 spricht eine andere Sprache.

Den besten Deal gibt’s Last Minute

So zeigt ein Blick auf die Hotelbuchungen von Geschäftsreisenden in Deutschland (Frankfurt), Frankreich (Paris) und in Großbritannien (London), dass Frühbucher keineswegs immer günstigere Hotelpreise erhalten. Im Gegenteil: Wer am Tag der Anreise bucht, erhält in allen drei Metropolen den besten Preis für die Übernachtung. Ein Beispiel: In Frankfurt sparen Spätbucher am Anreisetag durchschnittlich deutlich über 10%, bei Low-Level-Hotels sogar bis zu 23% im Vergleich zum Tagesdurchschnittspreis.

Die meisten buchen früh und zahlen drauf

Viele Geschäftsreisende buchen ihr Hotel laut Analyse 15-30 Tage vor Reiseantritt (25%). Damit zahlen sie im Schnitt deutlich mehr als Spätbucher. Egal ob Frankfurt, Paris oder London – wer 30 Tage im Voraus bucht, bezahlt den höchsten Preis.

Worauf Sparfüchse achten sollten

Aber Achtung: Wer sparen will und sein Hotel auf den letzten Drücker bucht, muss häufig auf Komfort verzichten. Je näher der Anreisetag rückt, desto geringer das Angebot an verfügbaren Zimmern und Zusatzoptionen. Gerade während großer Messen steigt somit die Gefahr, dass das bevorzugte Hotel schon ausgebucht ist. Bei Geschäftsreisen in Kombination mit Flugreisen ist zudem zu bedenken, dass Preise für Flugtickets steigen, je näher die Buchung am Reisedatum liegt. Dies zeigte unsere Studie zu Last Minute Flugreisen 2017. Die gute Nachricht für alle, denen eine Buchung am Anreisetag zu heikel ist: Bereits bei einer Buchung drei Tage im Voraus lässt sich sparen. Sparfüchse sollten hingegen Buchungen zehn Tage vor Anreise oder früher meiden – hier zahlt man in der Regel drauf.

Fünf Empfehlungen für Travel Manager

Unsere aktuelle Studie zeigt: Wer Hotelaufenthalte weniger als zehn Tage im Voraus bucht, zahlt tendenziell einen günstigeren Preis als Frühbucher. Dies sollten Travel Manager berücksichtigen. Egal, ob eine internationale Flugreise ansteht oder die Geschäftsreise in die nächstgelegene Stadt führt: Einheitslösungen sollten vermieden werden.

Diese fünf Spartipps gilt es als Travel Manager zu beachten:

• Bei der Implementierung Ihrer Reiserichtlinien sollten Sie die unterschiedlichen Gegebenheiten bei Flug- und Hotelbuchungen berücksichtigen.
• Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig daran, anstehende Flugreisen zu buchen. An die Hotelsuche erinnern Sie erst etwa 10 Tage im Voraus.
• Informieren Sie ihre Mitarbeiter umfassend über Einsparpotentiale: Wer Mitarbeiter dazu anhält Hotelzimmer und Flugtickets antizyklisch zu buchen, kann erheblich sparen.
• Belohnen Sie Mitarbeiter, die sich an die Reiserichtlinie halten.
• Achten Sie jedoch auch auf Zeiträume mit hoher Hotelauslastung, zum Beispiel, wenn große Messen anstehen.

Für die vorliegende Studie wurden mit SAP Concur getätigte Hotelbuchungen für die europäischen Metropolen Frankfurt, Paris und London ausgewertet. Die Ergebnisse umfassen die geschäftlich getätigten Hotelbuchungen für das Jahr 2017. Die Hotelpreise wurden für alle drei Länder im prozentualen Verhältnis zum Tagesdurchschnittspreis ausgegeben.