Spesenrichtlinien: Definition, Umsetzung, Tipps

Während einer Geschäftsreise können Mehrkosten anfallen – zum Beispiel für Verpflegung oder Taxifahrten. Diese Aufwendungen werden als Spesen bezeichnet und in der Regel vom Arbeitgeber erstattet. Hierfür können Unternehmen Regeln und Erstattungsprozesse im Rahmen einer Spesenrichtlinie definieren, um Transparenz für Mitarbeiter zu schaffen und Ausgaben zu kontrollieren.

Was ist eine Spesenrichtlinie?

Eine Spesenrichtlinie ist ein internes Regelwerk, das zwei Prozesse definiert: Für welche Art von Ausgaben Mitarbeiter eine Erstattung erhalten können – zum Beispiel welche Ausgaben auf Geschäftsreise zulässig sind oder welche Transportmittel, Unterkünfte und Anbieter bevorzugt werden – und wie Mitarbeiter bei der Einreichung einer Spesenabrechnung vorgehen müssen. Auch wenn sich Richtlinien von Unternehmen zu Unternehmen geringfügig unterscheiden können, enthalten sie immer diese beiden Komponenten.

Warum brauchen Unternehmen eine Spesenrichtlinie?

Auch wenn es in ihrem eigenen Interesse ist, eine korrekte Spesenabrechnung zu erstellen, fehlt vielen Mitarbeitern häufig das Wissen über die teilweise komplexen Bearbeitungsprozesse. An dieser Stelle kommt die Spesenrichtlinie ins Spiel. Sie liefert eine Entscheidungsgrundlage für die Frage, welche Spesen zur Erstattung eingereicht werden können und welche nicht. Eine klare, unmissverständliche Richtlinie hilft, Frustration, Fehler und sogar das Risiko von Spesenbetrug zu reduzieren.

Damit trägt eine Spesenrichtlinie nicht nur dazu bei, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Sie erleichtert es auch dem Finanzteam, Einblicke in Ausgaben zu gewinnen und genauere Finanzprognosen zu erstellen. Das ermöglicht eine effektive Steuerung von Ausgaben und gibt Unternehmen die nötige Flexibilität, um bestehende Richtlinien an die rasche Veränderung von Arbeitsprozessen oder äußere Umstände anzupassen – wie zuletzt im Falle der COVID-19-Pandemie.

Vorlage für eine Spesenrichtlinie

Wenn Sie unkompliziert eine Spesenrichtlinie für Ihr Unternehmen aufsetzen möchten, finden Sie hier die praktische SAP-Concur-Vorlage als Basis für die Erstellung Ihrer Spesenrichtlinie, in welcher die Best Practice-Struktur sowie einzelne Abschnitte inhaltlich bereits vorbereitet und ausformuliert sind:

10 Tipps für die Erstellung einer Spesenrichtlinie

Erfahren Sie in diesem Leitfaden, was Richtlinien für Mitarbeiterausgaben beinhalten müssen. Jetzt neu auch inklusive Richtlinien für Mitarbeiter im Homeoffice.

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Wie sieht eine gute Spesenrichtlinie aus?

1. Verzichten Sie auf Fachjargon: Je verständlicher eine Richtlinie ist, desto einfacher ist es für Mitarbeiter, sich daran zu halten. Daher sollte sie auf ihre Klarheit und Verständlichkeit hin überprüft werden. Achten Sie darauf, sich nicht in seitenlangen Erläuterungen zu verzetteln. Stattdessen sollte die Richtlinie kurz und prägnant sein, damit alle Mitarbeiter sie schnell nachvollziehen können. Das entlastet auch das Finanzteam bei der Prüfung eingereichter Spesenbelege. Scheuen Sie sich nicht, die Richtlinie jederzeit zu überarbeiten und anzupassen bis sie vollkommen ausgereift ist. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter auch daran, sich in der Anwendung auf den gesunden Menschenverstand zu verlassen.
2. Bleiben Sie fair: Eine Spesenrichtlinie sollte von allen Mitarbeitern – vom Reisenden über seine Vorgesetzten bis zum C-Level – als fair empfunden werden. Unterschiedliche Regeln für verschiedene Mitarbeitergruppen sollten im Sinne der Fairness vermieden werden. Eine klare und strukturierte Spesenrichtlinie kann so auch das Team stärken. Eine Richtlinie sollte überdies leicht auffindbar und unter allen Umständen zu befolgen sein. Ein Abschnitt für außergewöhnliche Umstände weist idealerweise klar aus, in welchen Fällen gesonderte Genehmigungen erforderlich sind. Eine faire Richtlinie sichert die Unterstützung der Mitarbeiter, denn sie sind eher bereit, erstattungsfähige Ausgaben rechtzeitig und vollständig einzureichen. Zum einen wird dadurch der gesamte Prozess von der Genehmigung bis zur Erstattung der Ausgaben effizienter. Zum anderen gehen weniger Belege verloren, die zum Beispiel für die Mehrwertsteuerrückerstattung hätten verwendet werden können.
3. Involvieren Sie Ihre Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter in den Prozess der Richtlinienerstellung eingebunden werden, erfahren sie nicht nur, warum eine Spesenabrechnung notwendig und wichtig ist. Das Wissen über Prozesse kann Mitarbeiter auch dazu motivieren, sich an diese zu halten. Sie können darüber hinaus ihre Kollegen dazu ermutigen, es ihnen gleichzutun. Die Transparenz über Budgets für Geschäftsreisen schafft außerdem Vertrauen. Im Übrigen kann die Kategorisierung und Gruppierung von Budgets im Rahmen der Spesenrichtlinie helfen, ein standardisiertes Regelwerk für Geschäftsreisen im Unternehmen zu etablieren – zum Beispiel für Leihfahrzeuge, Hotelzimmer, Mahlzeiten oder Flugreisen.

Spesen per App digital abrechnen

Die Erstellung einer Spesenrichtlinie strafft interne Buchungs- und Abrechnungsprozesse. Um den Prozess weiter zu beschleunigen, sollten im nächsten Schritt digitale Tools zur automatisierten Spesenverwaltung eingesetzt werden. Mit Hilfe cloudbasierter Software können Mitarbeiter Belege mit einem einfachen Foto erfassen und Abrechnungen in Echtzeit einreichen. Das beschleunigt den Prozess, sodass sich Mitarbeiter auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. Das gilt auch für die Finanzabteilung: Die automatisierte Prüfung, Bearbeitung und Rückerstattung erleichtert dem Team die Verwaltung von Ausgaben und Budgets und schafft Transparenz über den gesamten Prozess.

Die SAP-Concur-Organisation baut hier auf jahrelange Erfahrung. Wir unterstützen Unternehmen darin, ihre Spesenabrechnungen und weitere Prozesse bei der Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen zu digitalisieren.