Steuererklärung 2024: Pauschalen, Fahrtkosten, Homeoffice & Reisen

Der Weg ins Büro, eine Fahrt zum Kunden oder das Abendessen auf der Dienstreise – Arbeitnehmende und Geschäftsreisende können sich beruflich angefallene Kosten vom Arbeitgeber erstatten lassen oder sie steuerlich absetzen. Das inzwischen verabschiedete Wachstumschancengesetz fungiert als Jahressteuergesetz 2023 und bringt für 2024 einige Änderungen mit sich, die zu Steuerentlastungen führen sollen. Doch welche Veränderungen zur Steuer 2023 gibt es? Welche Pauschalen können Arbeitnehmende in der Steuererklärung 2024 geltend machen? Welche Fristen gelten und wie kann eine Fristverlängerung beantragt werden?

Fristen und Grundlagen: Welche Kosten bis wann steuerlich geltend machen?

Die reguläre Frist für Personen, die zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, ist der 31. Juli des Folgejahres. Für die freiwillige Abgabe haben Arbeitnehmende etwa vier Jahre Zeit. Stichtag ist in diesen Fällen der 31. Dezember. Danach ist eine Einreichung nur nach Aufforderung durch das Finanzamt möglich. Wer bei der Erstellung der Steuererklärung einen Steuerberater hinzuzieht, erhält automatisch eine Fristverlängerung bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres.

In Ausnahmefällen lässt sich beim zuständigen Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen. Diese muss schriftlich mit der Angabe eines triftigen Grundes und neuen Termins erfolgen. Wird der Aufschub gewährt, gilt die neu gesetzte Frist.

Geschäftsreisen steuerlich absetzen: Die Kilometerpauschale

Kosten für berufliche Fahrten können entweder vom Arbeitgeber steuerfrei zurückerstattet oder vom Arbeitnehmenden in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Wurde das eigene Fahrzeug genutzt, können Arbeitnehmende diese Fahrten über die Kilometerpauschale absetzen, wobei Hin- und Rückfahrt in die Berechnung einfließen:

• 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer bei einem Pkw
• 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer bei einem Motorrad oder -roller
• 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer bei einem E-Bike oder Pedelec, unter der Voraussetzung eines Kennzeichens und einer Geschwindigkeit über 25 km/h

Übersteigen die tatsächlich angefallenen Kosten die Pauschale, können mittels Nachweis über entsprechende Belege auch höhere Kilometerkosten angesetzt werden. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden die angefallenen Kosten in voller Höhe angesetzt. Erfolgt die Rückerstattung der Fahrkosten durch den Arbeitgeber, ist es wichtig, die gefahrenen Kilometer genau zu dokumentieren. Viele Unternehmen nutzen hierfür ein Fahrtenbuch, in dem Fahrten manuell erfasst werden müssen. Digitale Lösungen wie Concur Drive unterstützen Geschäftsreisende dabei, die zurückgelegten Kilometer exakt aufzuzeichnen. Die Strecke wird dabei geolokalisiert, angefallene Kosten werden automatisiert berechnet und im Anschluss direkt der Abrechnung hinzugefügt.

Verpflegungsmehraufwand auf Geschäftsreise: Pauschale und Tagessätze

Neben den Fahrtkosten kommt es auf Geschäftsreisen oder anderen Terminen abseits der ersten Tätigkeitsstätte häufig zu zusätzlichen Aufwendungen für Mahlzeiten. Diese Mehrkosten, der sogenannte Verpflegungsmehraufwand, können Arbeitnehmende als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen, wenn der Arbeitgeber sie nicht steuerfrei erstattet. Für inländische Geschäftsreisen dürfen in Deutschland folgende Verpflegungspauschalen berechnet werden:

• Für Reisen von 8 bis 24 Stunden sowie den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen dürfen 14 Euro angesetzt werden.
• Ab einem 24-stündigen Aufenthalt können 28 Euro angesetzt werden.

Die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes ursprünglich zum 1. Januar 2024 geplanten Erhöhungen von 14 auf 16 Euro bzw. 28 auf 32 Euro sind im zuletzt beschlossenen Gesetzesentwurf nicht enthalten. Damit bleiben die Pauschalen bis zur Verabschiedung eines neuen Gesetzes bei den oben genannten Beträgen.

Für Geschäftsreisen ins Ausland sieht das anders aus: Hier wurden die Pauschbeträge vom Bundesfinanzministerium kürzlich neu bewertet. Sie variieren je nach Reiseland und -stadt. Die aktuellen Sätze gelten seit dem 1. Januar 2024 und können hier eingesehen werden.

Aufenthalt über Nacht: Die Übernachtungspauschale

Ob Hotel oder Airbnb, auch Kosten für beruflich bedingte Übernachtungen zählen zu den steuerlich abzugsfähigen Aufwendungen auf Geschäftsreise, wenn der Arbeitgeber diese nicht übernimmt. Dafür müssen Arbeitnehmende Einzelnachweise mit der Steuererklärung einreichen. Sind in der Rechnung auch Kosten für Mahlzeiten und Getränke enthalten, müssen sie diese abziehen und über den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Wird nur ein Gesamtbetrag ausgewiesen, der sowohl Übernachtungs- als auch Verpflegungskosten enthält, müssen sie den Betrag pauschal kürzen. So zieht man in Deutschland 5,60 Euro für das Frühstück und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 11,20 Euro ab. Mehrkosten für eine Begleitperson ohne Dienstverhältnis zum Arbeitgeber können in der Steuererklärung nicht berücksichtigt werden.

Für LKW-Fahrerinnen und -Fahrer greift im Vergleich zur Steuer 2023 eine Erhöhung des Pauschbetrags: ab dem 1. Januar 2024 beträgt die Übernachtungspauschale für eine Übernachtung im Fahrzeug nun 9 Euro statt bislang 8 Euro.

Weitere Kosten auf Geschäftsreise: Reisenebenkosten erstatten lassen

Es gibt eine Reihe weiterer Kosten, die Geschäftsreisende steuerlich geltend machen können, oft aber vergessen werden. Sie lassen sich unter dem Begriff Reisenebenkosten zusammenfassen. Fallen beispielsweise Gebühren für die Gepäckaufbewahrung oder die Kommunikation mit dem Arbeitgeber oder Kunden an, können diese als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben werden. Auch eine Reisegepäckversicherung fällt in diese Kategorie. Hierfür müssen die entsprechenden Rechnungen und Belege mit der Steuererklärung abgegeben werden.

Kosten für den Arbeitsweg: Die Entfernungspauschale

Auch abseits von Geschäftsreisen fallen beruflich bedingte Ausgaben an, die zu den steuerlich absetzbaren Kosten zählen – zum Beispiel für den Arbeitsweg.

Über die Entfernungspauschale, umgangssprachlich auch Pendlerpauschale genannt, können rund 0,30 Euro pro vollem Kilometer für den Arbeitsweg geltend gemacht werden. Dies gilt für die ersten 20 Kilometer. Fernpendlerinnen und Fernpendler können ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro pro vollem Kilometer in ihrer Steuer absetzen. Für die Entfernung zwischen Wohn- und Arbeitsstätte ist die kürzeste Straßenverbindung maßgebend, wobei die Entfernungspauschale mit maximal 4.500 Euro gedeckelt ist. Etwaige höhere Kosten bei der Nutzung eines eigenen Pkws oder Dienstwagens sowie bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln müssen mittels Belegen nachgewiesen werden. Zudem müssen Arbeitnehmende beachten, dass für jeden Arbeitstag nur die einfache Entfernung abgerechnet werden darf, nicht aber Hin- und Rückweg. Bei einer 5-Tage-Woche geht das Finanzamt von etwa 220 bis 230 Fahrten jährlich aus. Krankheitstage, Urlaube und Geschäftsreisen müssen davon abgezogen werden.

Ausgaben für das Büro zu Hause: Die Homeoffice-Pauschale

In der Steuererklärung können über die seit 2020 geltende Homeoffice-Pauschale auch die damit verbundenen Zusatzkosten steuerlich geltend gemacht werden. Hierfür ist inzwischen auch kein Nachweis über ein separates Arbeitszimmer mehr erforderlich. Die Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Tag. Seit 2023 können jährlich maximal 1.260 Euro steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden. Das entspricht rund 210 Tagen im Jahr.

Erstattung durch den Arbeitgeber: Einfach, schnell und automatisiert mit digitalen Lösungen

Ob beruflich angefallene Kosten anhand von Pauschalen oder mittels Belegen erstattet werden: Digitale Helfer wie die Lösungen von SAP Concur beschleunigen und automatisieren den Prozess – im Homeoffice und unterwegs. Das reduziert Abrechnungsfehler und verkürzt die Wartezeit bis zur Erstattung der Auslagen. Digitalisierte Belege erleichtern zudem die Dokumentation der entstandenen Kosten – ein Vorteil für Arbeitnehmende und Arbeitgeber.