Geschäftsreisemanagement
Steuererklärung 2025: Fristen, Pauschalen, Fahrtkosten & Reisekosten
Ob es sich um die Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg, Kosten für ein Geschäftsessen oder die Übernachtung auf der Dienstreise handelt – viele beruflich bedingte Ausgaben können von Arbeitnehmenden und Geschäftsreisenden steuerlich geltend gemacht oder vom Arbeitgeber erstatten werden. Welche Änderungen im Vergleich gibt es dabei zur Steuererklärung 2024 und 2023? Welche Pauschalen können Arbeitnehmende in der Steuererklärung 2025 sogar ohne Nachweis geltend machen? Welche Fristen gibt es zu beachten?
Abgabefrist für die Steuererklärung 2025
Für das Steuerjahr 2025 gilt für Personen, die zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, der 31. Juli 2026 als Abgabefrist. Eine verspätete Abgabe kann zu Säumniszuschlägen oder Sanktionen führen. Wenn man sich durch einen Steuerberater unterstützen lässt, verschiebt sich diese Frist auf den 1. März 2027. Eine Fristverlängerung kann nur unter besonderen und begründeten Umständen beantragt werden. Bei einer freiwilligen Abgabe der Steuererklärung gilt für Arbeitnehmende als Stichtag der 31. Dezember 2029, da sie ihre Steuern grundsätzlich bis zu vier Jahre rückwirkend einreichen können. Danach ist eine rückwirkende Einreichung nur nach Aufforderung durch das Finanzamt möglich.
Pauschalen 2025 – Homeoffice, Fahrtkosten, Reisekosten & Co.
In der Steuererklärung können über die seit 2020 geltende Homeoffice-Pauschale auch die damit verbundenen Zusatzkosten aus dem häuslichen Umfeld steuerlich geltend gemacht werden. Für das Arbeitszimmer ist ein Nachweis über einen separaten Raum inzwischen nicht mehr erforderlich. Die Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Tag. Jährlich können seit 2023 maximal 1.260 Euro steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden, also etwa 210 Tage im Jahr.
Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt eine Entfernungspauschale für die einfache Strecke, auch als Kilometer- oder Pendlerpauschale bekannt. Das bedeutet, dass nur die Entfernung in eine Richtung berücksichtigt wird – nicht die gesamte Hin- und Rückfahrt. Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer, unabhängig vom Verkehrsmittel.
Die Kilometerpauschale kann für jeden Arbeitstag geltend gemacht werden, solange an diesem zur Arbeit gependelt wurde. Pro Kalenderjahr können jedoch maximal 4.500 Euro abgesetzt werden. Eine Ausnahme bilden öffentliche Verkehrsmittel: Wer hier nachweislich höhere tatsächliche Kosten hat, kann diese in voller Höhe geltend machen.
Arbeitnehmende können darüber hinaus eine Vielzahl von Geschäftsreisekosten als Werbungskosten absetzen, falls diese nicht bereits vom Arbeitgeber über die Reisekostenabrechnung erstattet wurden. Für berufliche Fahrten mit dem eigenen Pkw gilt eine Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer, für motorisierte Zweiräder 0,20 Euro pro Kilometer und für Fahrräder 5 Euro monatlich bei mindestens zweimaliger dienstlicher Nutzung.
Wenn die tatsächlichen Kosten den Pauschalbetrag überschreiten, können diese nachgewiesen werden, indem man den Anteil der beruflich gefahrenen Kilometer an der gesamten Jahresfahrleistung berechnet.
Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus, Bahn oder Taxi können die tatsächlichen Kosten mit entsprechenden Einzelbelegen abgesetzt werden und der berufliche Anteil bei einer BahnCard-Nutzung muss durch Nachweise oder Schätzungen belegt werden.
Wie wird der Dienstwagen in der Steuererklärung angegeben?
Bei der privaten Nutzung eines Dienstwagens wird in der Regel die 1 %-Regelung angewendet. Das bedeutet, dass monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert werden muss. Alternativ besteht die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen, um den genauen beruflichen Nutzungsanteil zu belegen. Die Entscheidung zwischen beiden Methoden hat erheblichen Einfluss auf die Höhe der zu versteuernden Beträge.
Kosten geltend machen: Weiterbildung, Spesen, Verpflegungsmehraufwand
Der Gesetzgeber geht davon aus, dass während einer Reise höhere Verpflegungskosten anfallen als zu Hause. Daher können Pauschalen für die Verpflegung abgesetzt werden. In Deutschland betragen diese 28 Euro für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden und 14 Euro, wenn mehr als 8 Stunden außer Haus verbracht werden. Dies gilt auch für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen.
Im Ausland können die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand höher ausfallen. Es ist wichtig, dass die Verpflegungspauschalen korrekt ermittelt und in der Steuererklärung angegeben werden, wenn sie nicht über eine Reisekostenabrechnung eingereicht werden. Die aktuell geltenden Pauschbeträge im Ausland können in den Schreiben der obersten Finanzbehörden nachgeschlagen werden. Ist ein Land nicht gelistet, gilt der Spesensatz für Luxemburg.
Zudem können Aufwendungen für berufliche Fortbildungen, Seminare oder Weiterbildungsmaßnahmen steuerlich geltend gemacht werden, da sie direkt mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängen. Diese Kosten sind insbesondere für Selbständige und Arbeitnehmende von Vorteil, die kontinuierlich in ihre berufliche Qualifikation investieren. Rechnungen, Zahlungsnachweise und Teilnahmebestätigungen sollten gesammelt werden. Übernimmt der Arbeitgeber einen Teil der Kosten, kann nur der selbst gezahlte Anteil abgesetzt werden.
Für längere Dienstreisen: die Übernachtungspauschale
Bei Hotelübernachtungen aus beruflichen Gründen können die tatsächlichen Übernachtungskosten in voller Höhe abgesetzt werden, wenn diese aus eigener Tasche gezahlt wurden. Nicht abgedeckt werden davon enthaltene Verpflegungskosten. Sind diese im Preis enthalten, müssen die Kosten abgezogen werden. Für ein Frühstück werden 5,60 Euro vom Gesamtbetrag abgezogen, für Mittag- und Abendessen je 11,20 Euro.
Bei Mitnutzung der Unterkunft durch nicht beruflich bedingte Begleitpersonen, beispielsweise einem Partner, können nur die Kosten für eine Einzelunterkunft abgesetzt werden. In solchen Fällen sollten Reisende nach einer separaten Einzelzimmerrechnung fragen.
Für alle weiteren Kosten einer Geschäftsreise: die Reisenebenkosten
Neben den Hauptkosten für eine Dienstreise können auch weitere beruflich bedingte Nebenkosten abgesetzt werden. Etwa eine Reisegepäckversicherung, Maut oder Schäden, die durch Diebstahl entstehen. Für nicht belegbare Nebenkosten, wie Trinkgelder oder Gepäckaufbewahrung, kann ein Eigenbeleg erstellt werden, in dem Datum, Ort und Betrag vermerkt sind. Wichtig ist dabei, alle Belege sorgfältig zu sammeln und die entsprechenden Kosten in der Steuererklärung korrekt anzugeben.
Pauschalen 2025 im Überblick – Geschäftsreisen abrechnen
Eine stichpunktartige Zusammenfassung der wesentlichen Pauschalen und Regelungen erleichtert die Übersicht:
- Homeoffice-Pauschale: 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro jährlich.
- Entfernungspauschale: 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 km, ab dem 21. km 0,38 Euro. Maximal 4500 Euro jährlich.
- Reisekosten: Pauschalen für den Pkw (0,30 Euro/km), motorisierte Zweiräder (0,20 Euro/km) und Fahrrad (5 Euro/Monat) sowie tatsächliche Kosten für öffentliche Verkehrsmittel.
- Verpflegungsmehraufwand: 28 Euro pro Tag (24-Stunden-Abwesenheit), 14 Euro (bei >8 Stunden Abwesenheit) bei Reisen in Deutschland.
- Übernachtungskosten: Tatsächliche Hotelkosten, abzüglich pauschal angesetzter Verpflegungskosten.
Steuerliche Besonderheit: Bundeswehr, Selbständige, Umzug, Bewerbung
Neben den allgemeinen Regelungen gibt es spezielle steuerliche Optimierungsmöglichkeiten für unterschiedliche Gruppen. Bundeswehrangehörige, Selbständige und Personen, die aus beruflichen Gründen umziehen oder zu Vorstellungsgesprächen reisen, profitieren von individuellen Abzugsmöglichkeiten. Für eine detaillierte Betrachtung ist es ratsam, die jeweiligen steuerlichen Vorschriften und gegebenenfalls einen Steuerberater zu Rate zu ziehen.
Großes Potenzial hat auch die doppelte Haushaltsführung: Wer aus beruflichen Gründen eine doppelte Haushaltsführung betreiben muss, kann bestimmte Kosten steuerlich absetzen. Voraussetzung ist, dass der Hauptwohnsitz am Familienort verbleibt und ein eigener Haushalt am Arbeitsort geführt wird. Absetzbar sind unter anderem Miete, Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand.
Kleine Posten, große Ersparnis: Pauschalen & digitale Steuerlösungen
Neben den großen Pauschalen können auch kleine Beträge zu einer spürbaren Steuerersparnis führen. So lassen sich Kontoführungsgebühren mit einem Pauschbetrag von 16 Euro pro Jahr ohne Nachweis als Werbungskosten absetzen. Darüber hinaus greift der Sonderausgaben-Pauschbetrag von 36 Euro pro Arbeitnehmer, der unter anderem Kosten für Unterhaltsleistungen, Renten, Kirchensteuer, Kinderbetreuung und Berufsausbildung abdeckt.
Egal ob beruflich angefallene Kosten pauschal oder auf Basis eingereichter Belege erstattet werden: Digitale Lösungen und Tools wie von SAP Concur beschleunigen und automatisieren den Reisekostenprozess, sowohl im Homeoffice als auch unterwegs. Sie helfen, Abrechnungsfehler zu vermeiden, beschleunigen die Rückerstattung von Kosten und sorgen für eine bessere Nachvollziehbarkeit. Die Digitalisierung der Belege erleichtert zudem, die entstandenen Kosten zu dokumentieren – ein Vorteil für Arbeitnehmende und Arbeitgeber. Gleichzeitig profitieren Steuerpflichtige von einer reibungsloseren und effizienteren Abwicklung ihrer Steuererklärung. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche, während sich der bürokratische Aufwand auf ein Minimum reduziert.
Welche Fristen & Pauschalen gelten für die Jahre 2022, 2023 und 2024?
