Tipps für private Dienstreisen und beruflichen Familienurlaub

Tipps für private Dienstreisen und beruflichen Familienurlaub – kann man das verbinden? Wohin fahren Sie in diesem Jahr in den Urlaub? Oder waren Sie vielleicht bereits weg?

Viele Menschen träumen von einem Strand-Bade-Sonnenurlaub. Wie toll wäre es, das Notwendige mit dem Praktischen zu verbinden, die Geschäftsreise privat zu verlängern und die Familie nachkommen zu lassen, oder? Äußerst verlockend vielleicht auch deshalb, weil man selber ja bereits am Urlaubsziel weilt. Doch geht das eigentlich überhaupt? Darf ich den Business Trip mit Ehefrau, Kindern und Hund kurzerhand verlängern? Natürlich angenommen, dass die Geschäftsreise auch an einen reizvollen Ort führt. Ein verschlafenes Industriegebiet in Niedersachsen oder eine Fabrik in Polen sind wahrscheinlich weniger reizvoll als ein Kurztrip in die Toskana oder nach Südfrankreich.

Verschmelzung von beruflichen und privaten Reisen

Angeblich ist Urlaub ja die kürzeste Verbindung zwischen zwei Gehältern. Fragt sich nur, ob die Verschmelzung von beruflichen und privaten Reisen irgendwelche finanziellen Nebenwirkungen hat? Achtung, die Antwort ist ein wenig komplizierter: Denn werden Dienstreisen wenn auch nur zum Teil zum privaten Vergnügen genutzt, handelt es sich steuerlich um sogenannte „gemischt veranlasste Reisen“. Das bedeutet: Die entstandenen Kosten können in private und beruflich bedingte Reisekosten aufgeteilt werden, der berufliche Anteil lässt sich als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen. Die Crux dabei: Sie müssen ein bestimmtes Verhältnis des privaten und beruflichen Anteils nachweisen und die Kosten klipp und klar voneinander abgrenzen können.

Das ist aber noch nicht alles. Beträgt nämlich der berufliche Anteil der Reise weniger als zehn Prozent, können Sie die Kosten insgesamt nicht absetzen. Ist aber der private Anteil geringer als zehn Prozent, können Sie die Kosten in voller Höhe als Werbungs- oder Betriebskosten absetzen. Wenn Sie Ihren Urlaub jetzt nicht mit dem Taschenrechner in der Badetasche verbringen und jede Ausgabe aufschreiben möchten, ist es ratsam, private und dienstliche Ausgaben nach Tagen aufzuschlüsseln. Also lieber nicht zwei Stunden am Hotelpool, dann ein Kundenmeeting und abends mit der Freundin ins Theater. Lieber persönliche und geschäftliche Termine bündeln. Das erspart Zahlenwirrwarr und Unstimmigkeiten. Betragen jeweils der private und der berufliche Anteil der Reise mehr als zehn Prozent, müssen die Kosten aufgeteilt werden, um die Reisekosten korrekt geltend zu machen.

Private Verlängerung der Dienstreise

Ob das Unternehmen die private Verlängerung der Dienstreise übrigens gestattet, variiert von Firma zu Firma. Lieber vorher nachfragen! Hat der Arbeitgeber nichts dagegen, gibt es noch die Kostenfrage zu beantworten. Ein Beispiel aus der Praxis nennt die Wirtschaftswoche: Findet beim Versicherungskonzern Allianz die Vermischung einer Dienstreise mit einer privaten Reise statt, gibt es die fiktiven Kosten zurück, die entstanden wären wenn die Reise ohne den privaten Teil stattgefunden hätte. Ratsam ist es, getrennte Rechnungen zu veranlagen. Lassen sich Privates und Geschäftliches nur schwer trennen, verlangt Autozulieferer Continental, dass die Mitarbeiter die Kosten tragen. Was der Arbeitgeber nicht erstattet, lässt sich häufig als Werbungskosten von der Steuer absetzen. So hat der Bundesfinanzhof in einem Urteil beispielsweise entschieden, dass ein EDV-Controller vier Siebtel seiner Flugticket- und Hotelkosten von der Steuer absetzen durfte. Er hatte vier seiner sieben Tage dauernden US-Reise mit Messeterminen verbrachte, drei Tage waren Freizeit.

Geschäftliches vom Privaten trennen

Der Schweizer Journalist Walter Ludin hat einmal gesagt: „Viele träumen davon am Strand zu liegen; was früher das Schicksal von Schiffbrüchigen war.“ In diesem Sinne: Erleiden Sie im Job oder beim Finanzamt besser nicht Schiffbruch, sondern trennen Sie Geschäftliches, egal ob am Meer oder am Autobahnrastplatz vom Privaten.