Strategie-Tipps für skandalfreie Geschäftsreisen

SAP Concur erklärt hier die vier Grundpfeiler für ein effizientes Geschäftsreisemanagement. Denn eine durchdachte Strategie für Dienstreisen nebst automatisierten Lösungen für die Reiseplanung, Reisebuchung und Reisekostenabrechnung helfen gegen ungewollte Schlagzeilen.

Diverse Flugaffären bei Dienstreisen haben in den vergangenen Jahren Politiker und andere Spitzenkräfte in Erklärungsnöte gebracht. Darunter zum Beispiel die ehemalige Bundestagspräsidentin Rita Süssmuth, die die Flugbereitschaft der Bundeswehr für private Reisen nach Zürich genutzt hatte. Nicht zu vergessen die First-Class-Reisen des Bischofs Franz-Peter Tebartz-van Elst. Um bösen Überraschungen vorzubeugen, ist es ratsam, das eigene Dienstreiseverhalten zu überdenken und auf automatisierte Lösungen zur Unterstützung der Reiseplanung und des Reisekostenmanagements zu setzen.

Detaillierte Analysen unterstützen öffentliche Einrichtungen, Ministerien, Verbände oder Unternehmen dabei, ihre Reiserichtlinien an die Anforderungen der Mitarbeiter anzupassen – von Reisekostenzuschüssen über Verträge mit Fluglinien bis zu Vereinbarungen mit Hotels.

Grundpfeiler eines effizienten und nachvollziehbaren Reisemanagements

1. Mitarbeiter und Unternehmenskultur miteinbeziehen: Reisekostenrichtlinien variieren je nach Unternehmen oder Verband. Deshalb müssen automatisierte Lösungen an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Ratsam ist zudem eine Zusammenstellung der wichtigsten Regeln und Vorgaben: So wissen alle Mitarbeiter, was erlaubt ist und woran sie sich halten müssen. Zudem sollten sie wissen, welche Ausgaben innerhalb des Ausgabenrahmens liegen und ob sie ihr Reiseverhalten eventuell ändern sollten.
2. Auf transparente Prozesse achten: Nur wer die Reisekosten im Detail kennt, kann sie auch wirklich kontrollieren. Eine Automatisierung der Freigaben und Zahlungen von Reisekosten verstärkt Kontrolle und Transparenz und senkt dadurch Kosten. Automatisierte Prozesse verbessern zudem die Erfolgsmessung angestrebter Ziele. Sowohl die Planung und Buchung der Dienstreise als auch alle Arbeitsschritte, die mit der Reisekostenabrechnung zusammenhängen, lassen sich heute automatisch umsetzen und somit effizienter und transparenter gestalten.
3. Tatsächliche Ausgaben auswerten: Die Buchhaltung sollte in regelmäßigen Abständen Informationen über die Reiseausgaben zusammenstellen. Die Auswertung dieser Daten hilft, Reisekostenrichtlinien zu überdenken, gegebenenfalls zu verändern und den Mitarbeitern zu begründen. Mithilfe automatisierter Prozesse lassen sich Informationen über frühere Ausgaben schnell und einfach im System abrufen.
4. Durchdachte Dienstreisen von A bis Z: Wer darauf achtet, bei bevorzugten Anbietern zu buchen, teure Ausgaben zu minimieren und Reisekosten schnell und korrekt abzurechnen und freizugeben, kann viel Geld sparen. Die Reisekostenrichtlinien lassen sich hierbei direkt in die Komplettlösung integrieren und so in jedem Schritt des Reiseprozesses automatisch anwenden. Als Experte auf dem Gebiet des Reisekostenmanagements hilft SAP Concur, Ausgaben zu reduzieren.

Reporting und Analysen basierend auf Daten Ihrer Reisekostenabrechnungen

Selbst die ausgeklügeltsten Richtlinien und IT-Lösungen können nicht verhindern, dass Mitarbeiter auf Firmenkosten privat reisen. Sie helfen aber, unliebsame Überraschungen bei der Reisekosten-Analyse einzudämmen.