4 einfache Tipps zur optimalen Nutzung Ihrer Reisemanagement-Lösung

Die Zeit ist gekommen, sich wieder auf Geschäftsreisen zu begeben. Wenn das Geschäft wieder in Schwung kommt - und Sie durch die Lüfte, auf Straßen oder auf Schienen zu Kunden, Klienten, Partnerschaften und letztendlich zu mehr Geschäft führen - werden Reiseprogramme flexibler denn je sein müssen. Moderne Reiseprogramme meistern geschickt die Gratwanderung zwischen Gewährleistung der Sicherheit und Zufriedenheit der Reisenden und Kostenkontrolle.

Um für ein Gleichgewicht sowie ausgeglichene und flexible Budgets zu sorgen, benötigen Sie einen klaren Überblick über alle Ausgaben und Ziele Ihrer Reisenden. Zum Glück gibt es dafür eine Lösung.

Vorteile, von denen Sie mit SAP-Concur-Lösungen profitieren

• Concur Travel & Expense erfasst Buchungen, Reisepläne und Ausgabendaten, unabhängig davon, wie die Reisenden ihre Reisen buchen oder verwalten.
• Und mit Concur TripLink und TripIt Pro können Ihre Reisenden sicher sein, dass Sie alle Angaben zu ihren Reisen und Ausgaben erhalten. So können Sie die Kosten effektiv verwalten und die Akzeptanz Ihres Reiseprogramms fördern.

Ein kurzer Überblick über Concur TripLink and TripIt Pro

Unternehmen wie Reisende gehen bewusster an ihre Reiseplanung heran. Da die Sicherheits- und Budgetanforderungen komplexer werden, wird es auch wichtiger, Direktbuchungen zu erfassen und die Kommunikation mit den Reisenden zu verbessern.

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Sie erhalten detaillierte Informationen über die Direktbuchungen Ihrer Reisenden

Die Mitarbeiter möchten ihre Reisen zu ihren Bedingungen und ihren Terminen buchen. Daher verwenden sie für ihre Buchungen teilweise auch externe Buchungstools. Vielleicht buchen sie lieber über ein mobiles Gerät oder direkt über den Anbieter. Eventuell müssen sie bei einer Konferenz oder Veranstaltung direkt über den Veranstalter buchen. Oder sie möchten von den Vergünstigungen und Treuepunkten bei ihren bevorzugten Anbietern profitieren. So oder so, sie haben das Gefühl, dass ihr Weg leichter ist – aber für Sie kann es dadurch komplizierter werden. Denn wenn Sie diese Transaktionen nicht erfassen, erhalten Sie weder Informationen über die Ausgaben noch die Informationen, die Sie benötigen, um für die Sicherheit der Reisenden zu sorgen.

Concur TripLink bietet Ihnen einen transparenten Überblick über diese Details. Dank der detaillierten Reiseübersicht wissen Sie, wo sich Ihre Reisenden befinden und welche Ausgaben sie haben, unabhängig davon, ob sie das System für die Buchung verwendet haben oder nicht. Concur TripLink bietet Reisenden folgende Vorteile:

• Concur TripLink ermöglicht die direkte Buchung bei führenden Reisemarken weltweit und die Integration ihrer Daten in Ihr System.
• Durch die Weiterleitung von Reiseplänen als E-Mails werden alle Daten direkt in Ihre Concur-Expense-Lösung übertragen.

Sie erhalten die erforderlichen Daten, um Ihre Unternehmensrichtlinien zu Direktbuchungen bei Anbietern durchzusetzen, damit Sie Ihr Reiseprogramm effektiv verwalten können. Dank detaillierter Berichte mit wichtigen Informationen zu den Gesamtausgaben pro Reisenden bis hin zur Analyse von versteckten Ausgaben können Sie die Einhaltung von Vorschriften überwachen.

Steuern Sie die Kosten der Direktbuchungen

Wenn Sie die verfügbaren Tools nicht optimal nutzen, bleiben Direktbuchungen weiterhin außerhalb Ihrer Sichtweite. So wissen Sie nicht, welche Ausgaben Reisende haben oder wo Sie sparen könnten – bis es zu spät ist. Sie wissen auch nicht, ob die Reisenden über bevorzugte Anbieter buchen oder von ausgehandelten Tarifen profitieren. Es könnte also sein, dass Sie zu viel bezahlen und Ausgaben übersehen, die nicht Ihren Richtlinien entsprechen.

Concur TripLink unterstützt Sie beim Verwalten Ihrer Kosten. Sobald die Flug-, Hotel- und Auto-Treuekonten der Reisenden mit „Mein Reisenetzwerk“ verknüpft sind, können sie direkt über unser globales Netzwerk von Anbietern buchen und von Ihren ausgehandelten Tarifen profitieren. Das bedeutet, dass Sie die Ausgaben kennen und wissen, dass Ihre Reisenden die besten Angebote erhalten, und – was eine wichtige Rolle spielt – Sie erhalten Daten für weitere Verhandlungen.

Erhöhen Sie die Reisesicherheit

Sicherheit war Reisenden schon immer wichtig. Durch die Pandemie hat sich dieses Bedürfnis noch verstärkt. Wenn sie wissen, dass Tools vorhanden sind, die für ihre Sicherheit sorgen, werden sie sie auch verwenden.

Mit Concur TripLink erfüllen Sie Ihre Fürsorgepflicht. Durch das Zusammenführen von Direktbuchungen mit Buchungen, die über Ihr Geschäftsreisebüro und das Buchungstool Ihres Unternehmens getätigt wurden, erhalten Sie die erforderlichen Reiseplan- und Kreditkartendaten, um Ihre Mitarbeiter auf ihrer Reise zu unterstützen. Und Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie sich auf Sie verlassen können, unabhängig davon, wie sie gebucht haben. Im Falle einer Störung oder eines anderen Notfalls können Sie sie also finden, erreichen und bei Bedarf zurückholen.

Wenn Reisende direkt buchen (so selten dies vorkommen mag) oder Ihnen ihre Reisepläne nicht mitteilen, stellt das sowohl für Sie als auch für Ihre Reisenden ein Risiko dar – selbst wenn Sie das umfangreichste Programm für die Fürsorgepflicht umgesetzt haben und mit engagierten Partner zusammenarbeiten. Wenn Sie keine Daten von Ihren Reisenden haben, können Sie ihnen bei Schwierigkeiten nicht helfen.

TripIt Pro hilft Reisenden, sich auf ihre nächste Reise vorzubereiten. Die Sicherheitseinstufungen der Umgebung in TripIt beinhalten eine Bewertung für Gesundheitswesen und medizinische Versorgung, die COVID-19-Daten berücksichtigt. Für mehr als 65.000 Städte erhalten Ihre Reisenden Zugriff auf eine Vielzahl von hyperlokalen Sicherheitskategorien wie allgemeine Sicherheit, Diebstahl, Sicherheit für Frauen, LGBTQ-Sicherheit, politische Freiheiten, physische Angriffe sowie Sicherheit im Gesundheitswesen und bei medizinischer Versorgung.

Verbessern Sie die Mitarbeitererfahrung und steigern Sie die Produktivität

Je einfacher es für die Mitarbeiter ist, ihre Aufgaben zu erledigen, desto produktiver arbeiten sie – und desto mehr Spaß macht ihnen die Arbeit. Lästige Aufgaben bei der Vorbereitung, Ärger während der Reise und Papierkram – alles Dinge, die der eigentlichen Arbeit im Wege stehen – gehören der Vergangenheit an. Und auch hier stehen Ihnen zwei Lösungen zur Verfügung, die Sie bei der Umsetzung unterstützen.

Concur TripLink schafft freie Kapazitäten für die Kernaufgaben. Einfache Tools für Geschäftsreisende, beispielsweise Apps, die so einfach zu bedienen sind wie die für Privatreisen, erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mitarbeiter das Reiseprogramm akzeptieren und nutzen. Sie können die Reise so buchen, wie sie es möchten, und die Buchungsdaten werden direkt – und automatisch – in ihre Reisekostenabrechnung integriert. Das schafft freie Kapazitäten für die Arbeit, die ihnen Spaß macht. Und nichts verbessert die Benutzerakzeptanz mehr als Zufriedenheit.

TripIt Pro sorgt für herausragende Reiseerlebnisse. Schon vor Reisebeginn werden die Reisenden daran erinnert, für ihren Flug einzuchecken und rechtzeitig zum Flughafen loszufahren. Ihnen wird die Wartezeit bei der Sicherheitskontrolle angezeigt. Außerdem werden sie über Verspätungen und Annullierungen von Flügen informiert. Sie erhalten Hilfe bei der Suche nach einem besseren Sitzplatz, einem neuen Flug oder einem kürzeren Weg zur Gepäckausgabe.

Steigern Sie den Geschäftswert Ihrer Investition, indem Sie die Nutzung optimieren

Concur TripLink, TripIt Pro und die anderen SAP-Concur-Lösungen erhöhen die Sicherheit, Zufriedenheit und Produktivität von Reisenden. Sie erhalten einen Überblick über Ihre Ausgaben und profitieren von verbesserter Compliance und höheren Einsparungen – ein Gewinn für jeden. Sprechen Sie mit Ihrem SAP-Concur-Ansprechpartner, um mehr darüber zu erfahren, was Sie alles aus den SAP-Concur-Lösungen heraus holen können.