Arbeitswelt im Wandel: Tools für Personalabteilung und Beschäftigte

Für Unternehmen und HR-Führungskräfte, deren Ziel es ist, neue Mitarbeitende anzuwerben und zu binden, die Employee Experience zu verbessern, ihre Fürsorgepflicht zu erfüllen und die Produktivität zu steigern, sind folgende Statistiken zu künftigen Herausforderungen interessant:

• 54 % der HR-Führungskräfte geben an, dass manuelle Prozesse oder Verfahren flexible Arbeitsmodelle erschweren.1
• 59 % geben an, dass es negative oder sehr negative Auswirkungen auf die Unternehmensleistung hat, wenn die Mitarbeitenden unzufrieden mit den Reisekostenabrechnungsprozessen sind.2
• 43 % der Geschäftsreisenden geben an, dass der stressigste Teil die Planung, Buchung und Organisation einer Reise ist.3
• Nur 39 % geben an, dass ihr Unternehmen die Fürsorgepflicht sehr effektiv oder höchst effektiv umsetzt.4

Beschäftigte möchten ihre Arbeit gut machen – doch diese Probleme könnten ihnen im Weg stehen. Genauso wie den Personalverantwortlichen und -teams, die versuchen, ein Umfeld zu schaffen, das gute Arbeit ermöglicht.

Es gibt Herausforderungen auf beiden Seiten, die es zu lösen gilt. Mitarbeitende sind es satt, Belege für Spesenabrechnungen zu sammeln, und reichen Abrechnungen häufig erst spät ein. Das erschwert es dem Unternehmen, den Überblick über die Ausgaben zu behalten. Viele möchten teilweise oder komplett von zu Hause aus arbeiten. Im Unternehmen fehlen jedoch die Prozesse und Technologien, um dies effektiv umzusetzen. Geschäftsreisende wünschen sich mehr Flexibilität, um ihre Reisen auch über externe Kanäle buchen zu können. Das macht es aber für Arbeitgeber schwieriger, die Kosten und Reisedaten im Blick zu behalten und die Fürsorgepflicht zu erfüllen.

Ein neues Whitepaper mit dem Titel Vorbereitung für die Zukunft der Arbeitswelt untersucht Trends und zeigt auf, wie Personalverantwortliche wirksamer auf bereits erfolgte Veränderungen reagieren und wie sie sich besser auf künftige vorbereiten können. Dafür ist eine gezielte Strategie erforderlich, zu der es auch gehört, dass HR-Führungskräfte sich für den Einsatz eines modernen, intelligenten Reisemanagementsystems in ihren Unternehmen stark machen.

Vorbereitung auf die Arbeitswelt der Zukunft

Lernen Sie vier Ansätze kennen, wie Personal- und Reiseverantwortliche Mitarbeiter- und Unternehmensanforderungen besser erfüllen können.

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Für zufriedene Beschäftigte

Mitarbeitende haben selten die Zeit, sich mit dem Sinn und Zweck von Reise- und Einkaufsrichtlinien zu beschäftigen. Sie konzentrieren sich lieber auf ihre wirkliche Arbeit. Moderne Lösungen für ein automatisiertes Reisemanagement bieten ihnen beispielsweise flexible Buchungsoptionen und ein verbraucherähnliches Buchungserlebnis. Sie können damit Belege und Ausgaben einfach erfassen und hilfreiche In-App-Hinweise zur Auswahl bevorzugter Optionen und für nachhaltige Entscheidungen erhalten.

Talente finden und binden

Mit cloudbasierten, KI-gestützten Lösungen können Beschäftigte frei wählen, wo sie arbeiten möchten. Und die Personalabteilung ist in der Lage, ihnen alle dafür benötigten Tools bereitzustellen. Prozesse und Technologien können standortübergreifend eingesetzt werden. Das verhindert Frustrationen, und das Onboarding und die Mobilität innerhalb des Unternehmens werden vereinfacht. Es ist einfacher, Reisen zu planen und zu absolvieren. Das wird vor allem Beschäftigte entlasten, bei denen Geschäftsreisen eine wichtige Rolle für die Karriere spielen. Kurz gesagt, die Lösungen helfen Unternehmen zu zeigen, dass sie großen Wert auf die Werte und Bedürfnisse ihrer Belegschaft legen. Und das kann die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber erhöhen.

Die Produktivität steigern

Wenn Arbeitsabläufe mühsam sind, führt das häufig dazu, dass Beschäftigte den Papierkram für Ausgaben, Kilometergeld oder andere zeitintensive Aufgaben aufschieben. Manchmal erledigen sie diese Aufgaben auch nach Feierabend in ihrer Freizeit. Oder Sie müssen ihre wertvolle Arbeitszeit dafür aufwenden. Durch den Einsatz automatisierter Lösungen lässt sich das erheblich beschleunigen, da Reisende einfach ein Foto des Beleges einreichen können, der automatisch gelesen und aufgeschlüsselt wird. Mobile Tools ermöglichen es Führungskräften ganz unabhängig von ihrem Aufenthaltsort, Spesenabrechnungen schnell zu genehmigen. Personal- und andere Richtlinien werden schnell und einfach aktualisiert, und die Mitarbeitenden werden umgehend über Änderungen informiert. Die dadurch eingesparte Zeit steigert die Produktivität.

Fürsorgepflicht erfüllen

Es ist ganz einfach: Wenn Sie nicht wissen, wo Ihre Mitarbeitenden gerade sind, können Sie sie nicht unterstützen oder schützen. Automatisierte, flexible und mobile Reisemanagementlösungen helfen Unternehmen dabei, Reisende zu lokalisieren und sie über geänderte Flüge, Bedingungen oder andere wichtige Details zu informieren, die sich auf ihre Reise und Sicherheit auswirken. Sie aggregieren Reisedaten aus verschiedenen Quellen und stellen Informationen zu Gegenden, politischen Unruhen, Krankheiten sowie Hinweise für LGBTQ+-Mitarbeitende bereit. HR und auch andere Teams können mit den Beschäftigten in Kontakt bleiben – und umgekehrt. Dem Unternehmen stehen entsprechende Tools zur Verfügung, um seiner Fürsorgepflicht vor und während der Reise nachzukommen. 

Arbeitswelt und Arbeitsmodelle unterliegen einem ständigen Wandel, ebenso wie die Bedürfnisse, Präferenzen und Werte der Mitarbeitenden. Nur wenige Menschen in Unternehmen können diesen Wandel besser nachvollziehen und entsprechend reagieren als Personalverantwortliche und ihre Teams.

• 1Harvard PR, Studie „Work from Anywhere“, durchgeführt im Auftrag von SAP Concur, Juli 2023
• 2„Empower the Future of Work with Intelligent Travel and Expense Solutions“, eine von SAP Concur in Auftrag gegebene und von Forrester Consulting durchgeführte Studie, Mai 2023
• 3„Empower the Future of Work with Intelligent Travel and Expense Solutions“, eine von SAP Concur in Auftrag gegebene und von Forrester Consulting durchgeführte Studie, Mai 2023
• 4Oxford Economics, „Empowering Your People“, 2022