Transparenz und Ausgabenmanagement: Geschäftsreisen bei SAP

Haben Sie eine ungefähre Vorstellung davon, welche Größenordnung das Geschäftsreisemanagement von SAP hat? Nicht? Dann habe ich die Antwort für Sie: Es umfasst 80.000 Mitarbeiter, 65 Länder und ein Ausgabenvolumen von 600.000.000 Euro im Jahr. Bei uns stellt sich also nicht die Frage, ob eine Lösung für das Reisekostenmanagement eingesetzt wird, sondern welche. Bevor wir mit den Lösungen von Concur gearbeitet haben, hatten wir eine On-Premises-Lösung im Einsatz, die eng mit unserem ERP-System verzahnt war. Mitarbeiter haben unterwegs Papierbelege gesammelt und diese nach Abschluss der Geschäftsreise gescannt und an ihre Reisekostenabrechnung angehängt. Heute fotografieren sie ihre Belege entweder direkt unterwegs oder bekommen elektronische Rechnungen automatisch in ihre Abrechnung übermittelt.

Compliance: Eine globale Herausforderung

Wenn Sie sich in 65 Ländern bewegen, haben sie mit einer Vielzahl lokaler gesetzlicher Auflagen zu tun. Denken Sie beispielsweise an die je nach Destination unterschiedlich hoch bemessenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen bei geschäftlich veranlassten Auslandsreisen oder an die branchenindividuellen Kollektivverträge, die in Österreich üblich sind. Für uns war die  Einhaltung der länderspezifischen Auflagen auf jeden Fall eine der größten Herausforderungen, die wir im Geschäftsreisemanagement zu meistern hatten. Mit den Konfigurationsmöglichkeiten der Concur-Lösung können wir die weltweit unterschiedlichen Rahmenbedingungen nun direkt im System abbilden.

Erkenntnisse aus einem weltweiten Rollout

Bei der Implementierung der für uns komplett neuen Lösung für 80.000 Mitarbeitern in 65 Ländern haben wir eine Menge gelernt. Die fünf wichtigsten Erkenntnisse, die meine Kollegen Tamara Braun, Peter Rasper, Matt Wilkinson und ich während des Rollouts gesammelt habe, möchte ich gerne mit Ihnen teilen.

1. Machen Sie sich klar, was Sie erreichen möchten und definieren Sie Zwischenziele. „Teilen Sie unmissverständlich mit, was Sie am Ende erreichen wollen, legen Sie gemeinsame Ziele fest und arbeiten Sie darauf hin.” (Tamara Braun, Chief Procurement Officer and Senior VP / Global Procurement  Organization)
2. Beginnen Sie früh mit dem Change-Management. „Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Mitarbeiter. Deren Arbeitsweise wird sich verändern und das müssen alle verstehen. Hier lohnt sich jede zusätzliche Beratung und Kommunikation mit den Endbenutzern, Verantwortlichen und Beteiligten.” (Peter Rasper, EVP and COO, Global Finance)
3. Stellen Sie ein engagiertes Projektteam zusammen, in dem Concur-Experten und Ihre Verantwortlichen für das Reisemanagement und die IT sowie Kollegen aus den Geschäftsbereichen vertreten sind – und legen Sie einen Prozess für aufkommende Herausforderungen fest. „Für einen unternehmensweiten Einsatz in einer Größenordnung wie bei SAP brauchen Sie ein solches Projektteam und einen strukturierten Entscheidungsprozess, der den wichtigsten Verantwortlichen und Beteiligten schnelles Handeln ermöglicht.” (Holger Kupsch, Head of Global Process Management for Procure-to-Pay (P2P)
4. Vertrauen Sie den Concur-Experten. „Lassen Sie sich von den Mitarbeitern bei der Implementierung helfen. Sie wissen genau, wie beispielsweise eine Lösung für das Reisekostenmanagement in Polen einzurichten ist und sind mit den landesspezifischen Vorschriften und der Sprache vertraut. Hören Sie auf sie. Wir haben jedenfalls bisher kein Land gefunden, in dem wir die lokalen Anforderungen nicht erfüllen konnten.” (Matt Wilkinson, Chief Project Expert)
5. Zwängen Sie das Tool nicht in Ihre bisherigen Prozesse und nutzen Sie die Vorteile von Best Practices. „Sie sollten nicht alles anders machen als die Besten. Die Concur-Lösung orientiert sich daran, was beim Reisekostenmanagement am besten funktioniert. Versuchen Sie daher, sich bei der Harmonisierung von Prozessen am Tool zu orientieren und nicht umgekehrt.” (Peter Rasper, EVP and COO, Global Finance)

Darum hat sich SAP für die Lösungen von SAP Concur entschieden

• Usability
• Compliance
• Prozess- & Kostentransparenz