Trinkgeld & Kurtaxe auf Geschäftsreise: Tipps zu Steuern & Verbuchung

In Deutschland und vielen anderen Ländern der Welt ist Trinkgeld auf Geschäftsreisen üblich. Damit gemeint ist eine freiwillige Servicepauschale, deren Höhe sich oft an der Gesamtrechnung bemisst. Bei der Kurtaxe oder Ortstaxe handelt es um einen verpflichtenden Beitrag, den viele Gemeinden pro Übernachtung erheben und der in der Regel im Hotel mitberechnet wird. Für Geschäftsreisende stellt sich die Frage: Wie verbuche ich Trinkgeld und die Kurtaxe in der Reisekostenabrechnung? Gibt es für die Kurtaxe eine Befreiung auf Geschäftsreisen? Und wie bekomme ich mit den Reisekosten auch das Trinkgeld erstattet? Hier finden Sie Antworten.

Was gilt als Trinkgeld während der Geschäftsreise?

Am häufigsten wird Trinkgeld in Cafés und Restaurants gegeben. Die Gepflogenheiten können sich hier von Land zu Land unterscheiden. Als übliches Trinkgeld in Deutschland gelten etwa 10 % vom Endbetrag der Rechnung. Dies ist nicht überall so. Während in USA etwa durchaus bis zu 20 % erwartet werden, gilt ein Trinkgeld in vielen asiatischen Ländern als ungehörig, da guter Service als selbstverständlicher Teil der Gesamtleistung gesehen wird. Am besten, sie informieren sich vor Ihrer Reise über die Regeln vor Ort. Auch Trinkgeld in Hotels ist auf Geschäftsreisen gängig, etwa für Zimmermädchen oder Gepäckträger. Hier sind zwischen zwei und fünf Euro üblich. Und nicht zuletzt werden Sie auch Ihrem Taxi- oder Uberfahrer einen freiwilligen Serviceaufschlag zahlen, hier sind ebenfalls 10 % üblich. Grundsätzlich sind all diese Leistungen auf Geschäftsreisen erstattungsfähig, wenn Sie dabei ein paar Dinge beachten.

Wie buche ich Trinkgeld in der Reisekostenabrechnung richtig?

Trinkgelder sind typische Reisenebenkosten wie etwa Eintrittsgelder für betrieblich bedingte Veranstaltungen, Parkgebühren und Ähnliches. Einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass solche Spesen vom Arbeitgeber übernommen werden, haben Mitarbeitende nicht. Häufig werden jedoch auch solche Ausgaben in der Reisekostenabrechnung anerkannt. Wenn Sie sich also fragen „Wie buche ich Trinkgeld?“, achten Sie am besten auf folgende Punkte:

• Checken Sie vor Antritt der Reise die Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens. Welche Regeln gelten für Reisenebenkosten im Allgemeinen und für Trinkgelder im Besonderen? Die Compliance-Regeln bei Spesen sind hier entscheidend.
• Sollte Ihr Arbeitgeber Trinkgelder nicht übernehmen, können Sie die Ausgaben immer noch in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
• Sprechen Sie mit den Bediensteten im Restaurant, sodass Ihr Trinkgeld möglichst auf einer maschinell erstellten Quittung ausgewiesen wird.
• Eine Alternative wäre ein handschriftlicher Vermerk auf der Rechnung, der vom Empfänger gegengezeichnet wurde (wichtig!).
• Ist dies nicht möglich, arbeiten Sie mit einem ausführlichen Eigenbeleg, der alle Daten wie Summe, Datum, Empfänger, Zweck etc. exakt auflistet.
• Auch wenn es sich nur um kleinere Summen handelt – im Laufe einer mehrtägigen Reise können die Beträge ganz schön wachsen. Vernachlässigen Sie die sorgfältige Dokumentation Ihrer Trinkgeldzahlungen nicht.
• Am einfachsten geht das Trinkgeld Buchen mit einer Reisekosten-App, die Ihren digital erfassten Beleg automatisch Ihren anderen Auslagen der Reise hinzufügt. Reisekosten und Trinkgeld verbuchen wird damit besonders schnell und problemlos.

Kann Trinkgeld steuerlich geltend gemacht werden?

„Kann ich Trinkgeld steuerlich geltend machen?“ ist eine wichtige Frage, die sich Unternehmen, Freiberufler aber ggf. auch Angestellte stellen. Grundsätzlich gilt: Bei einer betrieblich veranlassten Bewirtung kann Trinkgeld zu 100 % als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Damit ist etwa gemeint, dass das Unternehmen die eigenen Mitarbeitenden bei einer Unternehmensveranstaltung bewirtet. Bei Trinkgeldern zur Bewirtung auf Geschäftsreisen handelt es sich jedoch meist um geschäftlich bedingte Ausgaben, also zum Beispiel im Rahmen eines gemeinsamen Essens mit Kundinnen und Kunden. Dieses Trinkgeld kann in Deutschland bei der Steuer zu 70 % angerechnet werden. Damit ist Trinkgeld steuerlich absetzbar. Im Zusammenhang mit Trinkgeld und Steuer außerdem wichtig zu wissen: Für freiwillig gezahlte Trinkgelder gilt kein Vorsteuerabzug, nur die Abzugsfähigkeit als Werbekosten. Arbeitet das Unternehmen mit digitalen Tools, können wichtige Fragen zum Trinkgeld schnell geklärt werden. Beispielsweise lassen sich bei der cleveren Reise-App TripIt Trinkgeldrichtlinien jederzeit einsehen.

Kurtaxe bei Geschäftsreisen – wie wird eine Befreiung beantragt?

Die Kurtaxe ist eine spezielle Fremdenverkehrsabgabe, die von Kommunen mit einer betont touristischen Ausrichtung erhoben wird. Sie dient der Pflege und dem Erhalt der touristisch genutzten Infrastruktur am Ort. Jenseits von Kurorten wird eine vergleichbare Gebühr auch Ortstaxe oder in Großstädten auch Citytax genannt. Noch bis 2022 konnten sich Geschäftsreisende von der Zahlung, die meist wenige Euro beträgt, in der Regel befreien lassen. Ihr Aufenthalt galt schließlich als nicht touristisch motiviert. Doch nach einem Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 22. März 2022 dürfen Kommunen frei entscheiden, ob sie eine Kurtaxe bei Geschäftsreisen erheben möchten oder nicht. Das bedeutet, dass sich eine Befreiung manchmal nicht möglich ist.

Immer häufiger entscheiden sich Städte und Gemeinden dafür, im Zuge der Gleichbehandlung aller Gäste, die Tourismusabgabe bei allen zu erheben. So hat beispielsweise die Stadt Frankfurt am Main ihre Satzung zum 1.10.2024 diesbezüglich geändert. Ob eine Befreiung von der Kurtaxe für Geschäftsreisende möglich ist, sollten Sie am besten vor Antritt der Reise recherchieren. In der Regel finden Sie auf der Homepage der Stadt oder Gemeinde die entsprechenden Informationen.

Trinkgeld und Kurtaxe – so werden Reisekosten und Ausgaben erstattet

Ob die Kurtaxe von den Geschäftsreisenden selbst oder vom Arbeitgeber übernommen wird, ist eine Frage der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens. Das Belege einreichen für die Reisekostenabrechnung sollte hier detailliert geklärt sein. Häufig erstatten Arbeitgeber ihren Geschäftsreisenden die Gebühr, die ja unmittelbar mit der Übernachtung anfällt und von Hotels berechnet und ausgewiesen wird. Da es sich nur um wenige Euro handelt, zeigen viele Unternehmen hier ihre Wertschätzung, in dem sie nicht auf die Übernahme durch die Mitarbeitenden bestehen. Die Ausgabe unterscheidet sich vom Trinkgeld allerdings insofern, als dass sie vom Unternehmen nicht steuerlich geltend gemacht werden kann, auch Mitarbeitende können sie nicht als Werbungskosten angeben.

Beiden Ausgaben gemeinsam ist jedoch, dass ihre Erstattung individuell vom Unternehmen geregelt werden muss, da es keine gesetzliche Pflicht zur Erstattung durch den Arbeitgeber gibt. Grundsätzlich gilt: Je besser die Reisekostenrichtlinie und je einfacher und automatisierter der Prozess der Einreichung von Belegen ist, desto schneller und ressourcenschonender lassen sich solche Detailfragen der Reisekostenabrechnung für alle Beteiligten klären.