Verpflegungsmehraufwand & Pauschalen: Reisekosten richtig abrechnen

Auf Dienstreise – zwischen Meetings, Flügen und Hotelübernachtungen – geraten Details wie die Ausgaben für die Verpflegung oft in den Hintergrund. Viele stellen sich erst zu Hause die Frage, welche Kosten sie für Getränke und Mahlzeiten abrechnen oder steuerlich geltend machen können. Hier kommen Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschale ins Spiel. Zwei Begriffe, die oft für Verwirrung sorgen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Grundlagen und Regelungen bei Dienstreisen und der Reisekostenabrechnung.

Definition und Grundlagen: Mehraufwand und Pauschalen

Geschäftsreisende können für ihre Verpflegung nicht einfach die Kaffeemaschine laufen lassen oder den Kühlschrank aufmachen. Frühstück und Kaffee zum Mitnehmen, Mittagessen im Restaurant, oder Getränke am Abend – die mit einer Auswärtstätigkeit entstehenden Kosten sind oftmals höher als zu Hause. Sind Mitarbeitende abseits ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs, haben sie folglich zusätzliche Ausgaben für ihr leibliches Wohl.

Mit dem sogenannten „Verpflegungsmehraufwand“ werden Mehraufwendungen für Frühstück, Mittag- und Abendessen ausgeglichen. Um den Verpflegungsmehraufwand nicht für jede Dienstreise einzeln ermitteln zu müssen, existiert die Verpflegungspauschale, auch bekannt als Verpflegungspauschbetrag. Geschäftsreisende können mit Festbeträgen rechnen, die unabhängig von ihren tatsächlichen Ausgaben sind. Je nach Reiserichtlinien des Arbeitgebers können Mehraufwendungen für Verpflegung in Höhe der gesetzlich festgelegten Pauschalen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder steuerlich geltend gemacht werden.

Reisekosten – Erstattung und Pflichten des Arbeitgebers

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Verpflegungspauschale abzusetzen: durch den Arbeitgeber oder in der Steuererklärung. Ob Geschäftsreisende auf den Ausgleich durch den Arbeitgeber zurückgreifen können, ist abhängig von den Reiserichtlinien des Unternehmens. Gesetzlich ist es Arbeitgebern freigestellt, ob Kosten für Verpflegung im Rahmen der Spesenabrechnung bzw. Reisekostenabrechnung erstattet werden. Entscheidet sich der Arbeitgeber dagegen, besteht die Möglichkeit, die Kosten in der Steuererklärung zu berücksichtigen.

Gesetzliche Regelungen zu Fristen, Aufenthaltsdauer und Pauschalen

Verpflegungspauschalen kommen nicht automatisch zum Einsatz, sobald Arbeitnehmende ihren regulären Arbeitsort verlassen. Sie gelten auch nicht unbegrenzt lange. Verpflegungsmehraufwendungen sind zeitnah beim Arbeitgeber einzureichen. Genaue Fristen werden in der Regel in den Reiserichtlinien festgehalten. Für Arbeitnehmende, die die Aufwendungen über die Steuererklärung geltend machen, gilt die gesetzliche Regelung und damit die Verjährungsfrist von drei Jahren. Dabei greift die Verpflegungspauschale nur, wenn die Geschäftsreise länger als acht Stunden andauert. Bei einer längeren Tätigkeit an einem anderen Arbeitsort ist die Pauschale wiederum auf die ersten drei Monate begrenzt (Dreimonatsfrist).

Verpflegungsmehraufwand & -pauschalen: Aktuelle Beträge 2024

Jedes Jahr legt das Bundesministerium der Finanzen die Verpflegungspauschale neu fest und veröffentlicht sie zum 1. Januar des folgenden Jahres. Die geplanten Erhöhungen der Pauschalen gemäß des Wachstumschancengesetzes, die ursprünglich für den 1. Januar 2024 vorgesehen waren, wurden im letzten Gesetzesentwurf nicht berücksichtigt. Somit bleiben die aktuellen Pauschbeträge für das Jahr 2024 vorerst unverändert, bis ein neues Gesetz verabschiedet wird.

Verpflegungsmehraufwand in Deutschland

Für Reisen von 8 bis 24 Stunden sowie den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen können Arbeitnehmende in Deutschland derzeit einen Betrag von 14 Euro geltend machen. Bei einem Aufenthalt von mehr als 24 Stunden erhöht sich dieser Betrag auf 28 Euro. Sollte der Arbeitgeber eine oder mehrere Mahlzeiten bereitstellen, erfolgt eine Kürzung: Diese beträgt 20 % bei einem gestellten Frühstück und jeweils 40 % bei einem gestellten Mittag- oder Abendessen. Die Erfahrung zeigt: Vor allem bei eintägigen Geschäftsreisen gilt es Fehler zu vermeiden.

Verpflegungspauschale im Ausland

Für Dienstreisen ins Ausland gelten unterschiedliche Verpflegungspauschalen aufgrund der jeweiligen Lebenshaltungskosten in den Reiseländern. Bei der Abrechnung müssen Geschäftsreisende genau aufpassen, denn bei der Anreise wird die Verpflegungspauschale des Landes angewendet, das sie vor Mitternacht erreichen. Am Abreisetag gilt hingegen die Verpflegungspauschale des Landes, in dem sie gearbeitet haben. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland können im aktuellen Schreiben der obersten Finanzbehörden nachgeschlagen werden. Die Pauschalen für Großstädte sind oftmals höher und werden separat in dem Schreiben aufgeführt. Sollte ein Land nicht gelistet sein, gilt der Spesensatz für Luxemburg.

Pauschalen Schweiz

Bei mindestens 24 Stunden = 64 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 43 Euro (Genf abweichend).

Pauschalen Österreich

Bei mindesten 24 Stunden = 50 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 33 Euro.

Pauschalen Niederlande

Bei mindestens 24 Stunden = 47 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 32 Euro.

Pauschalen Belgien

Bei mindestens 24 Stunden = 59 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 40 Euro.

Pauschalen Luxemburg

Bei mindestens 24 Stunden = 63 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 42 Euro.

Pauschalen UK und Nordirland

Bei mindestens 24 Stunden = 52 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 35 Euro (London abweichend).

Pauschalen Republik Irland

Bei mindestens 24 Stunden = 58 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 39 Euro.

Pauschalen Dänemark und Norwegen

Bei mindestens 24 Stunden = 75 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 50 Euro.

Pauschalen Schweden

Bei mindestens 24 Stunden = 66 Euro, bei mindestens 8 Stunden =44 Euro.

Pauschalen Finnland

Bei mindestens 24 Stunden = 54 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 36 Euro.

Pauschalen Frankreich

Bei mindestens 24 Stunden = 53 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 36 Euro (Paris sowie die Departments 77, 78, 91 bis 95 abweichend).

Pauschalen Italien

Bei mindestens 24 Stunden = 42 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 28 Euro (Mailand und Rom abweichend).

Pauschalen Spanien

Bei mindestens 24 Stunden = 34 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 23 Euro (Barcelona, Kanarische Inseln, Madrid, Palma de Mallorca abweichend).

Pauschalen Portugal

Bei mindestens 24 Stunden = 32 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 21 Euro.

Pauschalen Polen

Bei mindestens 24 Stunden = 29 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 20 Euro (Breslau, Danzig, Krakau und Warschau abweichend).

Pauschalen Ungarn

Bei mindestens 24 Stunden = 32 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 21 Euro.

Pauschalen Türkei

Bei mindestens 24 Stunden = 17 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 12 Euro (Istanbul und Izmir abweichend).

Pauschalen außerhalb Europas etwa für USA

Bei mindestens 24 Stunden = 59 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 40 Euro (Atlanta, Boston, Chicago, Houston, Los Angeles, Miami, New York City, San Francisco, Washington, D.C. abweichend).

Pauschalen Mexiko

Bei mindestens 24 Stunden = 48 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 32 Euro.

Pauschalen Kanada

Bei mindestens 24 Stunden = 54 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 36 Euro (Ottawa, Toronto, Vancouver abweichend).

Pauschalen China

Bei mindestens 24 Stunden = 48 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 32 Euro (Chengdu, Hongkong, Kanton, Peking, Shanghai abweichend).

Weitere Pauschalen finden Sie hier.

Bewirtung & Abrechnung von Alkohol: Kürzung Verpflegungsmehraufwand

Oftmals kommt es vor, dass Geschäftsreisende auf ihrer Reise bewirtet werden. Wird ihnen eine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt, greifen die oben aufgeführten Kürzungen bei der Verpflegungspauschale. Davon zu unterscheiden sind Essen mit Kunden: Hier kommt es oftmals vor, dass Geschäftsreisende beispielsweise die Rechnung für das Abendessen mit den Kunden übernehmen. Sie zahlen folglich nicht nur für sich selbst, sondern auch für andere. In diesem Fall müssen sie einen Bewirtungsbeleg anfordern und beim Arbeitgeber einreichen. Die Kosten hierfür werden in der Regel vollständig erstattet.

Bei der Erstattung von Alkohol als Verpflegungsmehraufwand gibt es einige wichtige Überlegungen zu beachten. Alkohol kann grundsätzlich bei der Reisekostenabrechnung wie andere Verpflegungskosten behandelt werden. Bei Geschäftsessen oder Arbeitsessen bleibt die Frage, ob der Alkohol ein notwendiger Aufwand des Geschäftsessens ist. Solange die Ausgaben den geltenden Regeln entsprechen, angemessen sind und dazu beitragen, das angestrebte Ziel wie den Vertragsabschluss, Verhandlungen oder die Kundenbindung zu erreichen, gibt es keine Probleme. Exzessiver Konsum kann allerdings die Rechtmäßigkeit der Erstattung infrage stellen. Letztendlich entscheidet der Arbeitgeber über die Erstattung: Dabei prüft er die Verhältnismäßigkeit der Ausgaben. Arbeitgebern hilft bei der Beurteilung eine vorab definierte Alkoholrichtlinie, die in den Reiserichtlinien integriert ist.

Spesensätze Öffentlicher & Außen-Dienst, Selbstständige, Montagearbeiter, LKW- & Taxifahrer, Azubis, Studis und Co.: Die gesetzlichen Regelungen zur Verpflegungspauschale gelten für alle Berufsgruppen. Gibt es keine Möglichkeit, die Mehraufwendungen beim Arbeitgeber in der Reisekostenabrechnung geltend zu machen, können sie in der Steuererklärung berücksichtigt werden.

Reisekostenabrechnung: Arbeitgeber und Arbeitnehmer                                      

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen sich mit dem Verpflegungsaufwand auseinandersetzen. Für beide ist es wichtig, feste Prozesse für den Reisekostenprozess und die Belegprüfung zu etablieren, damit die Abrechnung schnell und reibungslos vonstattengeht.

Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten & Spesen – Muster und Beispiel

Ebenso wie Fahrtkosten oder Übernachtungskosten zählen auch Mehraufwendungen für Verpflegung zu den Reisekosten. Die Ausgaben werden in der Reisekostenabrechnung jedoch getrennt voneinander aufgeführt. Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich ausschließlich auf die Kosten für Essen und Trinken. Die konkrete Abrechnung des Verpflegungsmehraufwandes kann folgendermaßen aussehen:

Nehmen wir das Beispiel von Max Mustermann, der geschäftlich von München nach Frankfurt reist, um dort drei Tage lang Kundentermine wahrzunehmen. Herr Mustermann kommt am ersten Tag mittags an und reist am dritten Tag wieder mittags ab. Im Hotel bekommt er an zwei Tagen ein Frühstück. Unter diesen Umständen kann Herr Mustermann 44,80 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend machen: Die Pauschalen werden an zwei Tagen um 20 % gekürzt, da Frühstück gestellt wird. Diese Kürzungen beziehen sich immer auf den vollen höchsten Beitrag und belaufen sich somit auf jeweils 5,60 Euro. Da der Arbeitgeber von Max die Kosten übernimmt, kann er die Summe als Verpflegungspauschalen in seine Reisekostenabrechnung aufnehmen. Wäre er nicht nach Frankfurt, sondern beispielsweise nach Österreich gefahren, würde der Verpflegungsmehraufwand 102,80 Euro betragen, da dort andere Pauschalen greifen.

Wird diese Rechnung händisch in Excel-Tabellen ausgeführt, ist das Fehlerpotenzial hoch. Digitale Lösungen entlasten sowohl die Angestellten als auch die Finanzabteilungen, da Pauschalen hinterlegt sind und die Abrechnung automatisiert abläuft. Wie die automatisierte Reisekostenabrechnung funktionieren kann, können Sie auf unserer interaktiven Concur Expense Demo-Seite testen! Jetzt Concur Expense ausprobieren.

Spesen abrechnen als Arbeitgeber in der Reisekostenabrechnung

Reichen Angestellte keine Abrechnung ein, sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Kosten zu erstatten. Eindeutige und verständliche Reisekostenrichtlinien beugen hierbei Unklarheiten vor. Gegenüber dem Finanzamt sind Unternehmen sogar in der Pflicht, eine Reisekostenrichtlinie aufzustellen, die gewährleistet, dass gezahlte Reisekosten gerechtfertigt und angemessen sind. Je besser die Prozesse geregelt sind, desto mehr Ressourcen kann das Unternehmen bei der Bearbeitung und Überprüfung einsparen. Zu beachten ist hier auch die Archivierung von Belegen für Übernachtungs- und Reisekosten.

Verpflegungsmehraufwand geltend machen: Arbeitnehmer-Steuererklärung

Wenn Arbeitnehmende die Verpflegungskosten über die Reisekostenabrechnung erstatten lassen, sind diese steuerfrei. Wenn die Kosten nicht über den Arbeitgeber abgerechnet werden, können Angestellte die Auslagen gemäß Einkommensteuergesetz § 9 Absatz 4a in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Sonderfälle: Eigenbeleg, Reisekostenzuschuss, Homeoffice, Streik

Im Zusammenhang mit der Verpflegungspauschale wird oftmals vom Reisekostenzuschuss gesprochen. Dabei handelt es sich um eine finanzielle Unterstützung, die ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten zur Verfügung stellt, um die bei Dienstreisen entstehenden Ausgaben zu decken. Neben Verpflegung deckt der Reisekostenzuschuss auch Kosten für Übernachtungen, Transportmittel, Flugtickets und sonstige auf der Reise anfallende Ausgaben. Lassen sich Geschäftsreisende ihre Reisekosten nicht in Form von Pauschalen zurückerstatten, greift die klassische Reisekostenerstattung. Dabei benötigen Mitarbeitende einen Beleg zum Nachweis der ausgelegten Kosten. Manchmal kommt es vor, dass Rechnungen oder Quittungen verloren gehen. Die Abrechnung ohne Belege ist für Arbeitgeber jedoch riskant. Eigenbelege, die von Mitarbeitenden ausgestellt werden, bieten hier eine anerkannte Lösung. Allerdings ist zu berücksichtigen, wann eine Vorsteuer abgezogen werden kann und wann nicht.

Was zudem viele Mitarbeitende nicht wissen ist, dass sie nicht nur Kosten von Geschäftsreisen abrechnen können. Mit der Corona-Pandemie und dem Wechsel ins Homeoffice kann zunehmend auch Büroausstattung in der Spesenabrechnung aufgeführt werden. Für Mitarbeitende ist es folglich lohnenswert, sich mit Sonderfällen bei der Kostenabrechnung zu beschäftigen, das gilt etwa auch bei der Abrechnung von WC-Gebühren, zusätzlichen Kosten durch Streik oder unvorhergesehenen Ereignissen auf Geschäftsreisen, sogenannter „höherer Gewalt“.

Digitale Reisekostenabrechnung per Software und App mit SAP Concur

Entscheiden sich Unternehmen dazu, den gesamten Reisekostenprozesses zu automatisieren, erleichtert das das Leben aller Beteiligten und senkt Risiken. Eine nahtlose Integration des gesamten Reisemanagements in einen digitalen Workflow ermöglicht es, die wichtigsten Angaben zur Dienstreise direkt aus der Reisebuchung zu übernehmen und automatisch Pauschalen zu berechnen. Unterwegs entstandene Reisenebenkosten können bequem per Smartphone in der mobilen App abfotografiert und digitalisiert werden, bevor sie automatisch der Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden. Darüber hinaus werden gefahrene Wegstrecken mit spezieller Kilometererfassungssoftware automatisch berechnet und der Fahrtkostenabrechnung zugeordnet. Durch die digitale Abwicklung können Geschäftsreisende ihre Finanzangelegenheiten einfach unterwegs bearbeiten und zum Beispiel Wartezeit am Flughafen für die Spesenabrechnung per App nutzen.

Die Nutzung von digitalen Tools wie Concur Expense erleichtert Finanzteams zudem eine pünktliche Auszahlung der Reisekosten. Darüber hinaus erhalten Teams volle Transparenz über Buchungs- und Reisekostendaten, was einen Kostenüberblick ermöglicht, Diskrepanzen und Fehler aufzeigt und eine solide Grundlage für Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern sowie Richtlinien schafft.