Wie Tools für das Geschäftsreisemanagement zur Produktivität beitragen

Fast jeder Vierte Geschäftsreisende (24 %) würde lieber zum Zahnarzt gehen, als Belege zu sammeln und die Reisekostenabrechnung zu machen, so die erste SAP Concur Global Business Travel Survey. Unter Arbeitnehmenden herrscht nach wie vor das Gefühl, dass das Nachbereiten der Dienstreise nervt und viel Zeit für die eigentlichen Aufgaben wegnimmt. Wie also können Unternehmen Mitarbeitende beim Erfassen der Reisekosten unterstützen? Mit digitalen Tools wie den SAP-Concur-Lösungen lassen sich Geschäftsreisen besser planen, Ausgaben schneller erfassen und Abrechnungen automatisch erstellen. Das erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Produktivität ihrer Arbeit. 

Wenn das Buchen und Abrechnen von Dienstreisen Mitarbeitende stresst 

Die Global Business Travel Survey 2023 von SAP Concur hat Geschäftsreisende weltweit nach der stressigsten Phase einer Geschäftsreise befragt. 43 % der Befragten antworteten, dass es die Zeit vor der Reise ist, einschließlich Planung, Buchung und Organisation. Fast ein Viertel (24 %) gab an, es sei die Zeit nach der Reise, insbesondere der Prozess der Reisekostenabrechnung. Für das Geschäftsreisemanagement gibt es digitale Lösungen und App-Anwendungen – wie kann es sein, dass diese Prozesse bei Mitarbeitenden immer noch so viel Aufwand und Stress produzieren? Spannend in dem Zusammenhang ist, dass laut einer aktuellen SAP-Concur-Studie unter Geschäftsreisenden knapp ein Drittel im DACH-Raum (64 %) angeben, kein digitales Tool für die Reisekostenabrechnung verwenden zu müssen.  

Geschäftsreisen schneller und einfacher mit digitalen Tools buchen und abrechnen 

Kehren Geschäftsreisende von ihrer Reise mit einem Koffer voller Belege zurück, beginnt für viele immer noch ein aufwendiger Prozess. Belege werden sortiert, erfasst und eingereicht. Bei manuellen Prozessen nimmt dies einiges an Zeit in Anspruch, die Mitarbeitende meist lieber für andere Aufgaben verwenden würden. Studien zeigen, dass digitale Technologien die Produktivität steigern und den Mitarbeitenden Zeit für andere Aufgaben verschaffen.  

Eine IDC-Analyse ausgewählter Kunden von SAP Concur ergab, dass die Zeit, die für die Buchung einer Reise benötigt wurde, um 54 % reduziert werden konnte, wenn Lösungen wie Concur Travel eingesetzt wurden. Mit Concur Expense konnten wiederum Abrechnungen nach der Reise um 43 % schneller ausgefüllt und der Zeitaufwand für die Rückerstattung der Ausgaben halbiert werden. Denn die SAP-Concur-Tools verwalten Mitarbeiterausgaben durch automatisierte Prozesse. Papierbelege werden digital erfasst und eingereicht. Die Reisekostenabrechnung kann mühelos unterwegs erstellt werden. Geschäftsreisende können sich so wieder auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und das Reisekostenmanagement schneller abschließen.  

Digitale Lösungen verbessern auch die tägliche Arbeit der Travel Manager. In der SAP Concur Global Business Travel Survey 2024 geben 33 % der Geschäftsreiseverantwortlichen aus Deutschland an, dass ihre Arbeit in den nächsten zwölf Monaten schwieriger wird, wenn ihre Mitarbeitenden nicht mit den Tools des Unternehmens buchen. 41 % der Befragten sagen auch, dass es ihre Arbeit erschwert, ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen, wenn sie keinen Einblick die Reisedaten der Mitarbeitenden haben. Der Einsatz von digitalen Tools für das Reisekostenmanagement im Unternehmen steigert demnach nicht nur die Produktivität der Geschäftsreisenden, sondern auch die der Geschäftsreiseverantwortlichen und Finanzteams. 

Schnelles und einfaches Abrechnen von Reisekosten

Vereinfachung und Automatisierung alltäglicher anfallender Prozesse: Erfahren Sie in diesem Factsheet mehr über die 10 Vorteile einer Reisekosten-Lösung.

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KI im Geschäftsreisemanagement erhöht die Produktivität

Möchten Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeitenden weiter steigern, ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in Zukunft ausschlaggebend. Eine aktuelle SAP-Concur-Studie hat ergeben, dass 70 % der Travel Manager in Deutschland KI auch beim Buchen und Abrechnen von Dienstreisen nutzen möchten. Bei den Geschäftsreisenden im DACH-Raum ziehen sogar 96 % in Betracht, KI zur Unterstützung bei verschiedenen Aufgaben wie beispielsweise bei Visafragen oder auf der Suche nach nachhaltigen Reisemöglichkeiten zu nutzen. 

Geschäftsreisende und Travel Manager können von KI profitieren und das Geschäftsreisemanagement effizienter und nachhaltiger gestalten. In vielen Buchungs- sowie Abrechnungsprozessen sind digitale Tools mit KI aktuell noch nicht ausreichend integriert. Stattdessen sind die Verantwortlichen von den administrativen Defiziten in vorhandenen Lösungen frustriert. Viele der Funktionen, die die befragten Geschäftsreisenden in einem Buchungstool für wichtig erachten, sind in den SAP-Concur-Lösungen bereits enthalten. 

Vorteile von digitalen Lösungen voll ausschöpfen 

Nach Einführung von SAP-Concur-Lösungen konnten Unternehmen den Zeitaufwand für das Reisekostenmanagement um 48 % senken, so die IDC-Studie. Durch die höhere Produktivität der Mitarbeitenden sparen diese Unternehmen jährlich rund 777.000 US-Dollar.  

Wie also können Unternehmen ihre Mitarbeitenden in die Lage versetzen, die Produktivitätsvorteile von Geschäftsreisemanagement-Lösungen und KI-Integrationen zu nutzen?  

• Stellen Sie mit Hilfe von regelmäßigen Schulungen und Trainings sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit den digitalen Lösungen im Geschäftsreisemanagement vertraut sind – auch mit neuen Integrationen und Optionen.  
• Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter an hilfreiche Funktionen in den Tools wie On-Screen-Hilfen und virtueller Assistenten und motivieren Sie für das Nutzen von mobilen Anwendungen. 
• Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden zusätzliche und vom Unternehmen genehmigte Alternativen und Optionen an, wenn eine Reise direkt über die Website eines Anbieters gebucht werden muss, zum Beispiel die Nutzung von Concur TripLink. 

Erfahren Sie hier mehr über die Geschäftsreisemanagement-Lösungen von SAP Concur und die Vorteile für Ihr Unternehmen.