Warum sich ProSiebenSat.1 für SAP Concur entschieden hat

Ob es sich um eine Locationsuche handelt, um Reportagen oder Drehs – bei ProSiebenSat.1 wird viel gereist. Von einer Reisekostenabrechnung ohne Papier konnten die Mitarbeiter früher jedoch nur träumen, Belege aufkleben gehörte zum Alltag. Inzwischen ist das Reisekostenmanagement komplett digital – SAP-Concur-Lösungen machten es möglich.

Alles andere als “entertaining” ­– Reisekostenabrechnungen auf Papier

Der berühmt berüchtigte Papierkram macht kaum jemandem Freude. Für kreative Medienmenschen, die eigentlich über neue Formate und Sendungen nachdenken möchten, ist das Aufkleben von Belegen ganz besonders zeitraubend. Ausdrucken, sortieren, Stapel bilden und alles durch die Hauspost schicken – das war für knapp 3.000 reisende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ProSiebenSat.1 früher eine lästige Notwendigkeit. Den Verantwortlichen in den Businessbereichen fehlte wiederum die Möglichkeit, schnell und einfach Analysen oder Reportings zu erstellen. Aktenordner schaffen nun mal keine Transparenz. In dem führenden deutschen Entertainment-Unternehmen entschied man daher: Es ist höchste Zeit für ein Reisekostenmanagement, das digital funktioniert.

Digitales Reisekostenmanagement – die mobile, bequeme Alternative

Bei den gesuchten Lösungen stand im Vordergrund, dass sie perfekt zum Unternehmen passen sollten. TV lässt sich heute auf jedem Gerät und überall nutzen, ebenso unabhängig sollte auch die Reisekostenabrechnung sein. “User Experience” heißt das Stichwort, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollten die Vorgänge leicht von der Hand gehen. Die SAP-Concur-Lösungen erwiesen sich als die richtigen dafür – cloudbasiert, intuitiv anwendbar und ganz auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten. Darüber hinaus mussten viele weitere Anforderungen erfüllt werden, vor allem die Integrationsfähigkeit beispielsweise für Kreditkartendaten. So suchte man nach einer zukunftsfähigen Gesamtlösung, die Accounting, IT und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen überzeugt. Nachdem die Entscheidung gefallen war, ging es schnell – in nur 3 Monaten wurden die nötigen Weichen für ein Reisekostenmanagement, das digital funktioniert, gestellt.

Nach einer Anforderungsanalyse hat sich ProSiebenSat.1 im ersten Schritt für diese Lösungen eines digitalen Reisekostenmanagements entschieden:

• Concur Expense: Mehr Transparenz durch eine integrierte Lösung: Erfassung, Analyse und Reporting in einem.
• ExpenseIt: So geht User Experience: Anhand abfotografierter Belege werden Ausgaben automatisch erfasst und den richtigen Kostenstellen zugeordnet.

Für die Zukunft sind weitere Lösungen geplant, wie zum Beispiel die Freischaltung des App-Centers, das die nahtlose Anbindung von zahlreichen Partner-Apps ermöglicht.

Wie das Medienunternehmen die Umstellung bewerkstelligt hat und was Verantwortliche über die Lösungen sagen, lesen Sie in unserem Kundenbeispiel Reisekostenmanagement bei ProSiebenSat1. Viele weitere Erfahrungsberichte zu SAP-Concur-Lösungen bei Unternehmen der verschiedensten Branchen haben wir auf einer eigenen Seite mit Kundenbeispielen zusammengestellt.