Was bedeutet eigentlich T&E?

Der Begriff T&E wird oft und gern verwendet – aber nicht allen ist bekannt, was darunter genau zu verstehen ist. Wir erklären hier nicht nur, was sich hinter der Abkürzung verbirgt, sondern auch, warum T&E so wichtig ist. Denn durch optimierte T&E-Ausgaben lassen sich in Unternehmen viel Zeit, Probleme und Geld einsparen.

Was bedeutet T&E genau?

Der Begriff "T&E" steht für „Travel & Expense“, also Reisekosten und Spesen. Sowohl die Abkürzung T&E also auch der ausgeschrieben Terminus Travel and Expense werden gern und oft in Unternehmen verwendet, die einen erheblichen Teil ihres Budgets für Reisekosten und Spesen aufwenden. Wer also entweder die Kosten senken oder die Geschäftsprozesse effizienter gestalten will, muss sich mit T&E beschäftigen.

Was ist die Bedeutung von T&E in Unternehmen?

T&E-Kosten gelten als die am zweitschwersten zu kontrollierenden Betriebskosten. Das ist kaum verwunderlich, denn das Reise- und Spesenbudget Ihres Unternehmens ist einer der wichtigsten Bereiche, in denen Sie Kosten einsparen können. Allerdings sind Ihre Daten möglicherweise an verschiedenen Orten gespeichert, was die Reisekostenprozesse unübersichtlich macht und eine Konsolidierung und Auswertung erschwert.

Warum bleiben Einsparpotenziale oft unerkannt?

Wenn Sie Unternehmenskosten senken wollen – sei es als CFO, Führungskraft oder in der Finanzverwaltung – dann tun Sie das sicher nicht ohne Grund. Interessanterweise wird den Geschäftsreisekosten bei den Einsparungen oft keine große Bedeutung beigemessen. Haben Sie diesen Bereich bislang auch eher vernachlässigt? Dann sollten Sie Folgendes bedenken: Es ist wahrscheinlich, dass Sie aktuell nicht genau sagen können, wie viel Ihr Unternehmen im Moment für T&E ausgibt. Damit sind Sie durchaus nicht allein. Tatsächlich verlassen sich achtzig Prozent der Unternehmen immer noch auf manuelle Prozesse, was viel Raum für menschliche Fehler lässt. Fakt ist: Wenn Ihr System die Ausgaben nicht erfasst, egal wo und wann sie anfallen, haben Sie nicht alle Ausgaben im Griff.

Wie entstehen unnötig hohe Kosten im Bereich T&E?

Vielleicht glauben Sie auch nicht so recht daran, dass es Möglichkeiten gibt, hier viel Geld bei Ihren Ausgaben zu sparen. Die gute Nachricht: das ist nicht der Fall. Sobald Unternehmen ihre tatsächlichen Ausgaben kennen (was ein gutes T&E-System voraussetzt), sind sie oft überrascht, wie viel sie bei ein und demselben Lieferanten ausgeben oder wie viele Mitarbeitende möglicherweise Ausgaben außerhalb der Richtlinien tätigen. Die erste Information wäre ein guter Hebel, um mit Anbietern niedrigere Preise auszuhandeln. Die zweite verhindert, dass Sie für doppelte Rechnungen oder anderen betrügerische Buchungen zahlen müssen. Tatsächlich liegen fast 20 % der T&E-Ausgaben außerhalb der Richtlinien, häufig ohne Absicht.

Ein gutes T&E-System bringt Vorteile für alle

Es geht jedoch nicht darum, Mitarbeitenden grundsätzlich zu misstrauen. Im Gegenteil: Eine Verbesserung der Reisekostenprozesse bringt auch für Geschäftsreisende viele Vorteile. Denn ein gutes T&E-Managementsystem verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre Ausgaben und ermöglicht eine schnellere Rückerstattung an die Mitarbeitenden. Die wiederum haben die Sicherheit, dass Ihre Ausgaben auch den T&E-Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen. (Ihre Reiserichtlinien brauchen eine Überarbeitung? Informieren Sie sich jetzt mit unserem Leitfaden für die Erstellung guter Richtlinien.)

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