Was ist ein Reisekostenzuschuss? Definitionen und Einblicke

Ein Reisekostenzuschuss kann ein wirksames Mittel sein, um die Reisekosten der Mitarbeitenden zu verwalten und zu senken. Bei Geschäftsreisen fallen viele Ausgaben an, von Hotels über Taxis bis hin zur Verpflegung. Ein Reisekostenzuschuss kann den Reisenden Flexibilität und Kontrolle bieten und sorgt gleichzeitig für die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften.

Was ist ein Reisekostenzuschuss?

Ein Reisekostenzuschuss ist eine Aufwandsentschädigung, die ein Arbeitgeber an seine Mitarbeitenden zahlt, um die bei Geschäftsreisen anfallenden Kosten zu decken. Neben Unterkunft und Transport werden Reisekostenerstattungen in der Regel auch für Flugkosten, Mahlzeiten und andere Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen verwendet. Sie werden entweder vor oder nach Abschluss der Reise gezahlt. Die Verwaltung von Reisekostenerstattungen kann komplex sein. Doch heute sorgen moderne Tools dabei für eine erhebliche Erleichterung. Zeitgemäße Technologie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen alle Aspekte von Geschäftsreisen managen. Das gilt auch für die Erstellung und Koordination von Reisekostenerstattungen. Nachfolgend möchten wir einige ihrer gängigsten Arten vorstellen.

Die feste Reisekostenpauschale

Eine pauschale Reisekostenvergütung ist ein Betrag, der Arbeitnehmenden unabhängig von der Höhe der entstandenen Kosten gewährt wird. Mitarbeitende sind hier für die Verwaltung ihrer Reisekosten selbst verantwortlich und bestimmen, wie sie das Geld am besten für ihre Bedürfnisse verwenden. Die Pauschale wird in der Regel bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingesetzt, die nur kurze Reisen unternehmen oder selten reisen.

Gibt die reisende Person weniger als den zugewiesenen Betrag aus, kann sie die Differenz behalten. Hat sie höhere Kosten, muss sie den Fehlbetrag ausgleichen. Unternehmen, die feste Reisekostenpauschalen verwenden, sollten sich mit ihrem Steuerbüro über die Auswirkungen dieser Praxis verständigen.

Die tägliche Reisekostenpauschale

Die tägliche Reisekostenpauschale, auch Tagespauschale genannt, ist ein Betrag, der für jeden Reisetag verwendet wird und für Unterkunft, Transport, Mahlzeiten und andere Reisekosten verwendet werden kann. In der Regel rechnen die Reisenden die Tagespauschale durch Einreichen einer Spesenabrechnung und von Quittungen ab. Zu viel gezahlte Beträge werden dabei erstattet.

Die „klassische“ Reisekostenerstattung

Bei dieser häufig angewendeten Reisekostenpauschale müssen Reisende Quittungen für die tatsächlich entstandenen Ausgaben einreichen, die dann erstattet werden. Dieses Verfahren kann mühsam und zeitaufwändig sein. Wenn die Erstattung nicht rechtzeitig erfolgt, ist dies für die Mitarbeitenden, die Geld vorgestreckt haben, unter Umständen sehr belastend. Glücklicherweise gibt es heute Technologien, die für eine Beschleunigung und Vereinfachung des Vorgangs sorgen.

Die Kilometerpauschale

Mit dieser Art von Zuschuss werden Arbeitnehmenden die dienstlich gefahrenen Kilometer vergütet. Er wird in der Regel verwendet, wenn Mitarbeitende ihr eigenes Auto für dienstliche Fahrten nutzen. Moderne Technologien können die Nachverfolgung und Erstattung von Kilometern einfacher und genauer machen.

Methoden zur Berechnung von Reisekostenerstattungen

Bei der korrekten Berechnung einer Erstattung müssen in der Regel die zurückgelegte Entfernung und die Reisezeit berücksichtigt werden. Nachfolgend möchten wir Ihnen eine Möglichkeit zur Berechnung der Reisekostenerstattung vorstellen.

Ort und Tage der Reise

Bestimmen Sie zunächst den Standort der Reisenden um Mitternacht an jedem Reisetag. Ein Reisetag ist definiert als ein 24-Stunden-Zeitraum, in dem Mitarbeitende auf Reisen geschäftlich tätig sind. Der Reisetag endet, wenn der nächste Tag beginnt oder die Mitarbeitenden von einer Geschäftsreise nach Hause oder in das Büro zurückkehren. Bricht ein Angestellter zum Beispiel um 16 Uhr zu einer Reise auf, gilt der erste Reisetag von 16 Uhr an diesem Tag bis 16 Uhr am nächsten Tag.

Übernachtung

Die Höhe der Übernachtungsgelder richtet sich in der Regel nach dem Ort und den aktuellen Preisen für verschiedene Hotelkategorien (innerhalb des vom Unternehmen definierten zulässigen Rahmens). Anders als bei anderen Kategorien handelt es sich bei Unterkünften in der Regel um eine Entweder-Oder-Bestimmung. Je nach den Umständen der Reise erhalten die Mitarbeitenden entweder das Übernachtungsgeld oder nicht.

Verpflegung

Wie bei den Unterkünften basieren die Verpflegungspauschalen in der Regel auf den Kosten für die Mahlzeiten am jeweiligen Ort. Dabei wird davon ausgegangen, dass Reisende drei Mahlzeiten pro Tag zu sich nehmen. Die Verpflegungspauschale deckt in der Regel sowohl die Mahlzeiten als auch die Nebenkosten (z. B. Snacks) ab. Oftmals wird die Verpflegungspauschale anteilig auf der Grundlage der Zeit berechnet, die Reisende an einem bestimmten Tag unterwegs sind. Die Verpflegungspauschale kann auch gekürzt werden, wenn die Mahlzeiten im Rahmen der Dienstreise bereitgestellt werden, z. B. als Teil einer Konferenz.

Verwaltung von Reisekostenerstattungen

Die Verwaltung von Reisekostenerstattungen ist eine komplexe Aufgabe. Hier finden Sie einige hilfreiche Tipps zur effektiven Umsetzung eines Programms:

• Entwickeln Sie eine klare Richtlinie: Die Reisenden müssen die Besonderheiten Ihres Reiseprogramms und die Verwendung der Erstattungen verstehen. In der Richtlinie muss beispielsweise festgelegt werden, welche Ausgaben zulässig sind und welche nicht, und wie die Erstattungen berechnet werden. Transparenz ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden verstehen, wie Reisekosten abgedeckt werden.

• Berücksichtigen Sie Nebenkosten: Geschäftsreisende stehen vor vielen komplexen Problemen und Herausforderungen. Sie wollen eine Richtlinie, die es ihnen leicht macht, sich unterwegs zurechtzufinden. Achten Sie darauf, dass sie alle anfallenden Kosten abdeckt, einschließlich Parkgebühren, Kraftstoff, Trinkgelder, Internetgebühren und ähnliches.
• Analysieren Sie Daten: Sie brauchen ein System, das Reisedaten sammelt und auswertet, damit Sie Trends, Veränderungen und Herausforderungen besser verstehen können. Wenn Sie Einblick in Ihr Reiseprogramm haben, können Sie rechtzeitig fundierte Entscheidungen treffen.

10 Tipps für die Erstellung einer Reisekostenrichtlinie

Erfahren Sie in diesem Leitfaden, was Reiserichtlinien und Reisekostenrichtlinien oder Richtlinien für Mitarbeiterausgaben beinhalten müssen.

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Entwicklung von Richtlinien für die Reisekostenerstattung

Ihr Unternehmen hat noch keine Richtlinie zur Reisekostenerstattung? Gehen Sie einfach Schritt für Schritt vor.

• Geltungsbereich. Welche Aspekte von Geschäftsreisen werden von der Richtlinie abgedeckt? Legen Sie alle Elemente fest z. B. Flugreisen, Unterkunft, Mahlzeiten oder Nebenkosten.
• Erstattungsarten. Welche Arten von Reisekostenerstattungen wird Ihr Unternehmen verwenden?
• Beteiligung. Wie werden die Richtlinien festgelegt? Achten Sie darauf, dass Mitarbeitende der Personal- und Finanzabteilung sowie der Abteilungen, die häufig reisen, an der Festlegung der Richtlinien beteiligt werden.
• Sicherheit. Achten Sie darauf, dass Ihre Richtlinie den Schutz der Mitarbeitenden auf Reisen gewährleistet.
• Spesenabrechnung. Nutzen Sie Tools, die für die Abrechnung von Reisekosten verwendet werden, und achten Sie dabei auf Skalierbarkeit, Technologieintegration und Nutzerfreundlichkeit.

Technologische Fortschritte bei der Reisekostenabrechnung

Leistungsstarke Plattformen integrieren die Reiserichtlinien, ermöglichen die Buchung von Reisen und die Verwaltung von Reiserouten und bieten eine zuverlässige Datenerfassung und -verwaltung. Ihre Mitarbeitenden benötigen nutzerfreundliche Tools, mit denen sie Belege und andere Transaktionen erfassen, Ausgaben abgleichen und Spesenabrechnungen erstellen sowie Genehmigungen und Weiterleitungen vereinfachen können. Die SAP-Concur-Lösungen bieten Unternehmen integrierte Anwendungen für Geschäftsreisen, Spesen und Rechnungen. Reisen buchen, Ausgaben überblicken, in vorhandene Systeme integrieren, Rechnungen verwalten – all das und vieles mehr lässt sich somit reibungslos verwirklichen.