Was ist ein Travel Management System?

Travel Manager haben einen anspruchsvollen Job. Die einen reisen nach Mumbai, um ein laufendes Projekt zu leiten, die anderen vielleicht nach London, um an einer Branchenveranstaltung teilzunehmen. Die Person, die für die Verwaltung der Geschäftsreisen zuständig ist, hilft dem gesamten Team, zu Meetings, Vorträgen und Schulungen in der ganzen Welt zu gelangen. Sie unterstützt bei der Buchung von Flügen, reserviert Hotelzimmer und kümmert sich um alle Probleme, die bei Verspätungen oder Problemen auftreten.

Eine aktuelle Studie zeigt, dass das Reisemanagement für Geschäftsreisen immer komplexer wird - bei Unternehmen aller Größenordnungen. Ohne technische Unterstützung ist das nicht zu bewerkstelligen. Technologien wie ein Travel Management System sorgen dafür, dass nichts übersehen wird und alles reibungslos abläuft. Was ist ein Travel Management System? Darunter versteht man eine Plattform, die eine einzige, nahtlose Schnittstelle für die Buchung, Nachverfolgung und Verwaltung von Geschäftsreisen bietet – und das im Sinne der Reiserichtlinien. 

So funktionieren Travel Management Systeme

Travel Management Systeme (TMS) sind zentrale Softwaresysteme, mit denen alle Reisearrangements eines Unternehmens abgewickelt werden können. Die Plattform für Travel Management hilft Ihnen bei der Verwaltung von Budgets, Reiserichtlinien und Berichten, sodass Sie sicher sein können, dass alles immer so läuft, wie es laufen sollte. Geld sollte immer so ausgegeben werden, dass es mit den Zielen und Werten des Unternehmens vereinbar ist. So entstehen effiziente Geschäftsreisen. Dafür braucht es jeweils Budgets für bestimmte Reisearten und unterschiedliche Reiserichtlinien, die von der Rolle der einzelnen Mitarbeitenden im Unternehmen abhängen. Die Chefetage hat beispielsweise andere Bedürfnisse als die Mitarbeitenden im Vertrieb.

Den Überblick über all das zu behalten, kann jedoch sehr zeitaufwändig sein. Es ist ärgerlich, wenn jemand etwa ein bestimmtes Hotel buchen möchte, dann aber erfährt, dass dies nicht den Unternehmensrichtlinien entspricht. Nicht weniger frustrierend ist es, wenn jemand einen Flug buchen will, aber den Sitzplatz nicht bekommt, weil er nicht weiß, ob dieser den Richtlinien entspricht oder nicht. Ein gutes Reisemanagementsystem stellt Ihnen alle benötigten Daten zur Verfügung, damit Sie schneller und einfacher arbeiten können.

Hauptmerkmale eines effizienten Travel Management Systems

• Das richtige Travel Management System lässt sich an Ihre Reiserichtlinien anpassen. Sie können Richtlinien festlegen, so dass alle Mitarbeitenden Zugriff auf genau die Daten haben, die sie benötigen. So werden Reisebuchungen, die nicht den Richtlinien entsprechen, vermieden. Und das bedeutet, dass Sie weniger Zeit mit der Suche nach richtlinienkonformen Reiseoptionen verbringen müssen.
• Das Reisemanagementsystem sollte auch sonst individuell anpassbar sein. Und zwar genau so, dass es der Unternehmensgröße und den häufigsten Reiseanforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Nutzt Ihr Unternehmen öfter die Bahn als das Flugzeug? Haben Sie bestimmte Autovermietungen, mit denen Sie gerne zusammenarbeiten? Das Travel Management System sollte so anpassbar sein, dass es genau das anzeigt, was Sie bevorzugen.
• Die Plattform für Travel Management sollte eine breite Palette von Optionen bieten. So können Ihre Reisenden die besten Preise für Flüge, Hotels, Autovermietungen und vieles mehr finden. Das bedeutet auch, dass Sie die gewünschten Reisezeiten buchen können, damit jeder rechtzeitig dort ist, wo er sein muss. Ein Travel Management System, das nicht genügend Optionen bietet, kann dazu führen, dass Sie mehr ausgeben, als Ihnen lieb ist. Mehr Optionen bedeuten hingegen, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden das Reisebudget besser ausschöpfen können.
• Das Travel Management System muss eine einfache Reisebuchung ermöglichen. Schließlich geht es hier darum, Zeit und Aufwand zu sparen. Ohne ein gutes System verbringen Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit mit der Suche nach Angeboten, die mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen, als nötig. Das richtige Travel Management System ist einfach zu bedienen, so dass die Mitarbeitenden weniger Zeit mit der Abwicklung von Reisen verbringen und sich mehr auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können.

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Integration mit Ihren Finanzsystemen

Das richtige Travel Management System lässt sich an Ihre individuellen Reiseanforderungen anpassen. Sie können Richtlinien festlegen, so dass Personen jeder Rolle im Unternehmen Zugriff auf genau das haben, was sie brauchen. Dadurch werden Reisebuchungen, die nicht den Richtlinien entsprechen, vermieden. So verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche nach richtlinienkonformen Reiseoptionen.

Die richtige Travel Management Software: mehr Transparenz, weniger Fehler

Es ist kein Geheimnis: Wenn Sie sich für neue Software und Dienstprogramme einsetzen, müssen Sie zeigen, wie Ihr Unternehmen damit Geld sparen kann. Ein gutes Reisemanagementsystem lässt sich nahtlos in das interne Finanzsystem Ihres Unternehmens integrieren. Wenn Sie Berichte über alle reisebezogenen Ausgaben an einer Stelle zusammenfassen, können Sie transparent nachweisen, wie viel Sie ausgeben und wo Sie das hart verdiente Geld Ihres Unternehmens einsparen konnten.

Wie viel Zeit haben Sie damit verbracht, Reisende dazu zu bringen, ihre Ausgaben einzureichen? Und selbst wenn die Belege endlich eintrudeln, können Fehler passieren. Das 12-Euro-Sandwich, das schnell am Flughafen gekauft wurde, wird vielleicht in der Eile mit 120 Euro verbucht. Oder es wird ganz übersehen und die reisende Person hat eine nicht erstattete Ausgabe, die Sie später manuell bearbeiten müssen. Mit dem richtigen Travel Management System werden die Buchungen und Kosten hingegen automatisch erfasst und kategorisiert.

Finden Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen

Mitarbeitende können nur so gut sein, wie das Werkzeug, das man ihnen für die Arbeit zur Verfügung stellt. Die Suche nach der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen mag zunächst aufwändig erscheinen. Aber die Bewertung der Bedürfnisse Ihrer Reisenden und Ihres Unternehmens ist ein sehr guter Ausgangspunkt für die Auswahl. Erfahrene Travel Manager wissen, dass Travel Management Unternehmen sie dabei unterstützen, Geld zu sparen, effizienter zu arbeiten und die besten Lösungen zu finden. Travel Management Software ist dabei heute unverzichtbar geworden. Die Kombination mit dem richtigen Technologiepartner ist deshalb für den Erfolg Ihres Reisemanagements entscheidend.

Erfahren Sie, wie Concur Travel & Expense Tools bereitstellt, die vor, während und nach der Reise für ein sicheres und nachhaltiges Reiseprogramm sorgen.