Wie Arbeitgeber in der Pandemie ihrer Fürsorgepflicht nachkommen

So mancher Arbeitnehmer sitzt schon jetzt auf gepackten Dienstreise-Koffern. Und während sich viele auf die nächste Geschäftsreise vorbereiten, sind die Erwartungen groß: 89 % der reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwarten zu Recht, dass der Arbeitgeber ihre Gesundheit und Sicherheit zuverlässig schützt. Doch wie gelingt es Unternehmen trotz der unübersichtlichen Lage, den Schutz auch während der andauernden COVID-19-Pandemie zu gewährleisten und so ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen?

Welche Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber?

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schützen – sei es am Arbeitsplatz, in der digitalen Welt oder unterwegs auf Geschäftsreisen. Diese Pflichten sind in verschiedenen Gesetzen definiert, zum Beispiel im Arbeitsschutzgesetz. Jedoch gibt es häufig keinen definierten Kriterienkatalog, weshalb die Regelungen situationsbezogen zu bewerten sind.

In Zeiten der COVID-19-Pandemie bedeutet die Fürsorgepflicht eine besondere Herausforderung für Arbeitgeber, die zusätzliche Maßnahmen zum Gesundheitsschutz umsetzen und diese stetig an die aktuellen Gegebenheiten anpassen müssen. Dazu gehören im Arbeitsalltag zum Beispiel Maßnahmen zur Einhaltung des Mindestabstandes, Belüftungssysteme sowie Angebote für Schnelltests. Hygienemaßnahmen wie die Bereitstellung von Desinfektionsmittel und Schutzmasken sind inzwischen ebenfalls Alltag.

Unterstützung bekommen Arbeitgeber vom Bund, der eine verbindliche Arbeitsschutzregel eingeführt und diese im Mai 2021 aktualisiert hat. Sie beinhaltet die konkreten Anforderungen an Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz für den Zeitraum der COVID-19-Pandemie und räumt ihnen überdies neue Rechte ein, die zur Sicherung der Fürsorgepflicht notwendig sind.

Was Arbeitgeber in der Pandemie bei Geschäftsreisen beachten müssen

Grundsätzlich müssen Arbeitgeber die Fürsorgepflicht nach der oben genannten Arbeitsschutzregel gewährleisten. Dazu gehören folgende Bestimmungen:

Vor der Reise: Arbeitgeber sind dazu angehalten, die Zahl der Geschäftsreisen auf ein notwendiges Maß zu reduzieren. Sprich: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können nicht uneingeschränkt auf Reisen geschickt werden, selbst wenn der Arbeitsvertrag diese vorsieht. In jedem Fall muss eine individuelle Abwägung der wirtschaftlichen und gesundheitlichen Interessen erfolgen. Besonders relevant zur Bewertung der Zumutbarkeit einer Geschäftsreise ist aktuell das Infektionsrisiko, das zum Beispiel in Abhängigkeit vom Reiseziel und dem Gesundheitszustand des Reisenden bewertet werden muss. Das gilt insbesondere bei Reisen in Risikogebiete. Die offiziellen Einschätzungen des Auswärtigen Amtes sind in jedem Fall zu Rate zu ziehen. Als unzumutbar gelten in der Regel Geschäftsreisen in Länder, für die das Auswärtige Amt eine Reisewarnung ausgesprochen hat.

Werden die Risiken als zumutbar bewertet – das ist zum Beispiel bei Reisen innerhalb Deutschlands die Regel – müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Geschäftsreise antreten. Am besten suchen Arbeitgeber vorab das Gespräch mit dem Reisenden, um sicherzustellen, dass sie sich mit den Reisebestimmungen wohlfühlen.

Um ihre Sicherheit zu gewährleisten, muss sich das Unternehmen vor der Abreise über die Gesundheits- und Sicherheitsbedingungen im Zielland informieren. Dazu zugehören zum Beispiel das aktuelle Infektionsgeschehen, Ein- und Ausreisebestimmungen, mögliche Quarantäneverordnungen sowie Test- und Maskenpflichten. Neu ist: Zur Gewährleistung der Fürsorgepflicht darf das Unternehmen bei seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nachfragen, ob ein vollständiger Impfschutz vorhanden ist, wenn dieser eine Bedingung zur Einreise darstellt.

Während der Reise: Angesichts der unbeständigen Infektionslage sowie laufenden Änderungen der offiziellen Regelungen sind kurze Informationswege für Arbeitgeber und Geschäftsreisende besonders wichtig. Digitale Helfer bleiben damit unverzichtbar. Die SAP-Concur-Lösungen ermöglichen sowohl die schnelle und umfangreiche Versorgung mit Informationen als auch die Lokalisierung und Kontaktaufnahme im Ernstfall:

• Zu jedem Zeitpunkt können Reisende mit TripIt wichtige Informationen über COVID-19-Richtlinien, offizielle Regelungen von Behörden und Reiseanbietern sowie lokale Sicherheitsbewertungen abrufen. Mit den spezifischen COVID-19-Richtlinien der Fluggesellschaften sind in TripIt darüber hinaus Hinweise zum erweiterten Reinigungskonzept des Fluges, zur Richtlinie für Mittelsitze sowie zum Service für Nahrungs- und Genussmittel einsehbar. Zudem stellt die App relevante Informationen zu Schutzmasken, zur Gesundheitsdokumentation und Temperaturscans bereit.
• Unternehmen dürfen den Standort ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachvollziehen, um einen Überblick darüber zu bekommen, wer von einer Änderung tatsächlich betroffen ist. Da in den SAP-Concur-Lösungen sämtliche Daten aus verschiedenen Quellen – zum Beispiel von verschiedenen Buchungsplattformen – zusammengeführt werden, sind die Reisenden im Ernstfall schnell zu lokalisieren.
• Außerdem wird die Kontaktaufnahme erleichtert, da Reisedaten und Mitarbeiterinformationen an einem Ort gebündelt sind. In Gefahrensituationen können Arbeitgeber schnell Kontakt aufnehmen, um medizinische, sicherheitstechnische oder andere Notfallhilfe zu leisten und bei Bedarf zeitnah einen Rücktransport ins Heimatland zu garantieren. Hierzu arbeitet die SAP-Concur-Organisation mit Sicherheitsdienstleistern zusammen, um auch bei spontanen Änderungen der Reiseroute, plötzlichen Stornierungen oder anderen Beeinträchtigungen auf Geschäftsreise immer Echtzeit-Informationen über das Reiseland und die Situation des Reisenden zu erhalten und bei Bedarf Hilfe zukommen zu lassen.

Nach der Reise: Nicht vollständig geimpfte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich nach einer Geschäftsreise einem COVID-19-Test unterziehen. Laut der neuen bundesweit geltenden Einreiseverordnung besteht die Pflicht zur Einreisequarantäne nach Rückkehr aus einem Risikogebiet nicht mehr, sofern das Testergebnis negativ ist. Einreisende aus einem Hochinzidenzgebiet oder aus einem Virusvariantengebiet müssen sich einer Einreisequarantäne unterziehen, die durch ein negatives Testergebnis frühestens fünf Tage nach der Einreise aufgehoben werden kann.

Ob vor, während oder nach der Geschäftsreise: Arbeitgeber können mit digitalen Lösungen, schnell und flexibel reagieren und so auch aus der Ferne ihrer Fürsorgepflicht nachkommen. Im Übrigen sichern Unternehmen durch die Einhaltung ihrer Pflichten nicht nur den Schutz ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch ihr Vertrauen und die Bindung an das Unternehmen.

Sind Sie auch noch auf der Suche nach einem digitalen Helfer für die Diensreise?