Wie die Felix Schoeller Group das Reisekostenmanagement digitalisiert

Dem Mittelstand sagt man zu Recht eine besondere Flexibilität nach. Das Überraschende: Obwohl die Digitalisierung die Mittelständler noch einen Quantensprung nach vorn bringen könnte, ist Aktenschleppen vielerorts noch Alltag. So setzen zum Beispiel viele Mittelständler noch keine automatisierten Systeme für das Reisekosten- und Spesenmanagement ein. Die Konsequenz: Belegchaos, unübersichtliche Excel-Tabellen und seitenlange E-Mail-Verläufe zur Klärung von Fragen bei falschen Angaben. Das bindet Ressourcen in allen Abteilungen und führt nicht selten zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – gerade in der ohnehin meist überlasteten Finanzabteilung. Kurzum: Papierkriege sind teuer. Wer im Reisemanagement aber auf Automatisierung setzt, kann fast 28.000 Euro pro Jahr sparen.

Mit der Telekom die digitale Transformation vorantreiben

Fest steht: Für viele Unternehmen im Mittelstand ist der Beginn des Digitalisierungsprozesses wie ein Aufstieg zum Gipfel des Mount Everest. Wie der erste Schritt im Aufstieg gelingt, zeigt folgend das Beispiel der Felix Schoeller Group, einem Hersteller von Spezialpapieren.

Das niedersächsische Familienunternehmen setzt zur Sicherung von Qualität und Effizienz auf Digitalisierung – auch im Bereich des Reisekostenmanagements. Hierbei bekommt es Unterstützung von zwei Seiten: Die digitale Lösung bietet die SAP-Concur-Organisation, als Systemintegrator unterstützt die Telekom. Beide Unternehmen pflegen eine enge Partnerschaft, um dem Mittelstand auf dem Weg der digitalen Transformation zu begleiten.
 

SAP Concur Day 2021 - Session

Praxisbeispiel Mittelstand mit Felix Schoeller Group und Telekom.

Zur Aufzeichnung

Digitalisierung bei Felix Schoeller: Analyse bis Anwendung in acht Wochen

Den Beginn des Prozesses markiert eine Analyse der bestehenden Prozesse. Im Gespräch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Felix Schoeller Group ermittelt das Team Probleme, Bedürfnisse und Wünsche aller Beteiligten – zum Beispiel der reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder der Finanz- und IT-Teams. Dieser Schritt ist für den Erfolg des Projekts besonders wichtig. Denn für viele Unternehmen ist die Implementierung von SAP-Concur-Lösungen ein erster Quick-Win, weitere Transformationsetappen folgen. Der enge Austausch mit den Anwenderinnen und Anwendern der Lösungen ist daher unerlässlich, um ihre Unterstützung zu sichern.

Im Fall der Felix Schoeller Group bestimmen drei Wünsche das Lösungsdesign wesentlich:

• Nutzerorientierte Konfiguration
• Integration in bestehende Systemlandschaften
• Möglichkeit zur mobilen Nutzung der Lösung

Entsprechend wird in diesem Fall die Lösung Concur Expense konfiguriert und in die SAP-Systemlandschaft des Kunden implementiert. Auch dieser Prozess ist vom regelmäßigen Austausch geprägt. So testen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Lösung, um zum Beispiel Eingabeformulare und integrierte Plausibilitätsprüfungen des Systems zu optimieren

Mit der Implementierung digitaler Systeme ist es noch nicht getan

Letztlich sind es die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich auf die neuen Tools und Prozesse einlassen müssen. Die Telekom-Expertinnen und Experten stellen in jedem der jährlich 1.000 SAP-Transformationsprojekte fest: Digitalisierung ist immer auch ein Change-Prozess, egal in welchem Bereich. Sie setzen bei der Felix Schoeller Group zum Beispiel auf Change-Management-Workshops, um Nutzende optimal auf die neuen Lösungen vorzubereiten, ihnen die Anwendung zu erleichtern und Berührungsängste zu nehmen. Damit sichert das niedersächsische Unternehmen die Akzeptanz unter ihren Mitarbeitenden.

Das Ergebnis: Digitales Reisekostenmanagement schafft Erleichterung

Anstelle der zeitaufwändigen Zettelwirtschaft ist ein praktischer Prozess ohne Medienbrüche gerückt. Reisende laden ab jetzt mit einem Foto ihr Beleg in die SAP-Concur-Mobile-App. Die relevanten Daten werden automatisch erfasst, sodass sie noch unterwegs mit wenigen Klicks die Reisekostenabrechnung erstellen können. Diese wird vom System auf Vollständigkeit und Korrektheit hin überprüft, von Vorgesetzten mit wenigen Klicks genehmigt und die Kosten werden erstattet. Das Finanzteam behält den Überblick über die Ausgaben und kann sie der strategischen Prioritäten entsprechend steuern, zum Beispiel indem es Reiserichtlinien hinterlegt, die Reisenden bei der Buchung einen Orientierungsrahmen bieten.