Wie HR das intelligente Unternehmen voranbringt

Während der Corona-Pandemie schlägt die Stunde von HR. Der Grund: Im Zuge ihrer digitalen Transformation müssen Unternehmen jetzt noch resilienter werden, also ihre operative Stabilität erhöhen – mit Mitarbeitern im Office oder im Homeoffice. Sie brauchen stabile und auf die Mitarbeiter ausgerichtete, digitale Prozesse. Und gleichzeitig schnelle Erfolgserlebnisse. Bei beidem kann die HR-Funktion einen wertvollen Beitrag liefern. Ausgerechnet mit einem Prozess, dem momentan kaum jemand Beachtung schenkt: dem Reisekostenmanagement.  

HR als Wegbereiter des Intelligent Enterprise

Vor wenigen Jahren noch war die Idee vom intelligenten Unternehmen neu. Heute beschäftigen sich bereits die meisten Organisationen damit, sämtliche Geschäftsbereiche zu digitalisieren und nahtlos miteinander zu vernetzen. Viele davon mit SAP S/4HANA. „Diese Transformation ist dringend notwendig“, sagt Alexander Michnov, Head of Sales von SAP Concur Germany. „Doch ein Punkt wird dabei häufig unterschätzt: Auf dem Weg zum Intelligent Enterprise sind rasche, im Alltag spürbare Teilerfolge entscheidend. Vor allem die Mitarbeiter müssen merken, was der digitale Wandel für sie in der täglichen Arbeit bringt. Nur so bleiben sie am Ball.“ 

Die Erfolgsstrategie von Schaeffler

Wie HR die Digitalisierung vorantreibt: Im Zuge ihrer digitalen Transformation müssen Unternehmen jetzt noch resilienter werden – mit Mitarbeitern im Office oder im Homeoffice. Sie brauchen stabile und auf die Mitarbeiter ausgerichtete, digitale Prozesse. Und gleichzeitig schnelle Erfolgserlebnisse. Wie genau das geht, erfahren Sie in der Aufzeichnung zu unserem Webinar.

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Eine Aufgabe, wie geschaffen für Personalleiter: „HR ist in einer einzigartigen Position. Der Bereich kann wie niemand sonst im Unternehmen zügig grundlegende Prozesse digitalisieren, die einem Großteil der Belegschaft handfeste Vorteile einbringen“, erklärt Andreas Stiehl. Als Associate Director von Accenture ist er bei dem Beratungshaus und SAP-Partner für das Business Development für HR-Cloud-Produkte zuständig. Er weiß aus Erfahrung, wie wichtig einfach umsetzbare Projekte sind, um die digitale Transformation eines Unternehmens voranzutreiben. „Ein so weitreichender, aber klar definierter Prozess wie das Reisekostenmanagement eignet sich dafür ideal“, sagt Stiehl.  

Operativ gesehen kann HR mit SAP-Concur-Lösungen sämtliche Schritte von der Reiseplanung über die Belegeinreichung bis zur Buchung im Finanzsystem integriert und automatisiert in der Cloud abbilden. Für den Personalleiter noch wichtiger: Strategisch gesehen ist HR damit in der Lage, die klassisch administrative Rolle hinter sich zu lassen und zu einem digitalen Enabler der Belegschaft und des gesamten Unternehmens zu werden.  

Reisemanagement und Reisekosten: Aus lästiger Pflicht wird Mehrwert  

Das klassische Reise- und Reisekostenmanagement steht regelrecht sinnbildlich für eine „alte“ Zeit, in der es noch kein Intelligent Enterprise gab. „Mitarbeiter müssen erst einmal die Unternehmensrichtlinien durchsuchen, bevor sie ein Hotel buchen. Vorausgesetzt, sie wissen überhaupt, wo diese Policies hinterlegt sind“, sagt Stiehl. Während der Reise sammeln die Mitarbeiter Belege, die sich stapeln, bis sie irgendwann in einer wenig komfortablen Eingabemaske händisch erfasst oder per Hauspost an die Buchhaltung geschickt werden, sofern sie vorher nicht verlorengehen. Auch hier wieder das Thema Policy und Compliance: Welche Spesen darf ich überhaupt abrechnen? Wo sind Pauschalen vorgesehen? – Fragen, die regelmäßig verunsichern und ein Erlebnis, das nicht zeitgemäß wirkt. „Gibt es irgendwo in diesem Prozess Probleme, wenden sich die Mitarbeiter im Zweifelsfall an das HR-Team, das sich um deutlich sinnvollere Dinge kümmern könnte als um das Beantworten der immer gleichen Rückfragen.“ 

Mit einem maximal automatisierten Reisekostenmanagement in der Cloud wird aus dem leidigen Thema ein Vorgang, der Mitarbeitern regelrecht den Spaß an der Digitalisierung vermittelt. Das macht es auch den HR-Kollegen einfacher: Sie definieren einmalig die gesetzlichen und unternehmenseigenen Regeln beispielsweise für die Hotelauswahl oder für die Buchung und Abrechnung von Dienstreisen. Mitarbeiter müssen diese Regeln gar nicht kennen: Sie durchlaufen einfach jeden Schritt über eine intuitive App – von der Flugauswahl bis zum Einreichen der per Smartphone fotografierten Belege. Weil sich die Software auch in beliebige Lohnabrechnungs- und Finanzsysteme integrieren lässt, hat der Mitarbeiter schneller die Erstattung auf dem Konto und die periodischen Abschlüsse werden automatisch mit aktuellen Zahlen gefüttert. Win-win. „Hier können wir als Accenture den größten Mehrwert bei unseren Kunden heben“, sagt Stiehl. „Denn natürlich sind die Reisekosten ein HR-Thema, aber es ist eben auch der Finanzbereich betroffen. Mit unserer End-to-End-Expertise können wir Unternehmen bei der Gestaltung des Gesamtprozesses beraten. HR-Leiter können sich so auch gegenüber dem CFO positionieren.“ 

Gerade in Corona-Zeiten ein Thema 

Aber Hand aufs Herz: Ist das Thema Dienstreisen während der Corona-Beschränkungen überhaupt relevant? Ja, unterstreicht Alexander Michnov – sogar gerade jetzt. Denn nie zuvor stand der Prozess so wenig unter Last. Die Chance, ihn reibungslos und schnell neu aufzusetzen, ist einmalig. Zumal sich ein cloudbasiertes Reisekostenmanagement auch einfach remote implementieren lässt. Persönliche Treffen von Beratern, HR-Team und IT-Spezialisten sind nicht nötig.  

„HR-Leiter sollten die Gelegenheit jetzt nutzen“, meint Accenture-Experte Stiehl. „Denn spätestens, wenn die Welt weitgehend zur Normalität zurückgekehrt ist, werden auch die Reiseaktivitäten wieder drastisch zunehmen.“ Bis dahin dürften auch die Erwartungen der Mitarbeiter gestiegen sein: Viele von ihnen haben während der Pandemie im Homeoffice vernetzter gearbeitet denn je und sich an nahtlos digitale Arbeitsweisen gewöhnt.   

Leuchtturmprojekt für HR: Auch dank Employee Experience 

„Bei SAP Concur geht es nicht um die große Revolution des Geschäfts, sondern um unzählige kleine Quick Wins“, sagt Accenture-Experte Stiehl. Sie führen natürlich dazu, dass HR-Kollegen durch Automatisierung entlastet werden. Viel wichtiger ist aber, dass die Mitarbeiter die Digitalisierung hautnah als etwas Positives und für sie selbst Nutzbringendes wahrnehmen. Das stärkt die Rolle der HR-Abteilung und hilft zugleich den strategischen IT-Initiativen im gesamten Unternehmen. Denn die Mitarbeiter müssen schon mitziehen, damit eine Softwareeinführung erfolgreich ist. 

Für den Personalleiter ist die Neuerfindung des Reisekostenmanagements in der Cloud ein Leuchtturmprojekt mit einem Business Case, um den ihn andere Entscheider beneiden dürften. Die Komplexität ist überschaubar, die Implementierung von SAP Concur schnell erledigt. Viele Accenture-Kunden starten etwa ein Pilotprojekt mit einer einzelnen Tochtergesellschaft oder in einem Land. Von Idee bis Go-live für alle dortigen Mitarbeiter dauert es bei solchen Piloten häufig nur drei bis vier Monate. Danach lassen sich schnell Erfahrungen sammeln und der Rest des Unternehmens nachziehen.  

Reputationsboost für das HR-Team 

„Wir merken, dass sich der Bereich HR über SAP-Concur-Einführungen selbst völlig neu im eigenen Unternehmen positioniert“, sagt Stiehl. „Er trägt plötzlich entscheidend zu einem erfolgreichen Gelingen der Digitalisierung bei. Damit wird er schon fast unverzichtbar, auf jeden Fall aber deutlich sichtbarer gegenüber dem Topmanagement.“ Und auch die Belegschaft selbst sieht in HR vermehrt keine bürokratische Abteilung mehr, sondern einen innovativen Unterstützer.  

Einen wichtigen Tipp aus der Praxis gibt der Accenture-Berater den CHROs, HR-Leitern und Personalentscheidern noch mit: „Bloß nicht warten, bis eine umfassende, organisationsübergreifende Digitalisierungsstrategie steht. Sondern einfach anfangen – und mit den schnellen Erfolgen überzeugen.“