Diese Verjährungsfristen gelten für die Reisekostenabrechnung

Was tun mit dieser alten Reisekostenabrechnung, die in eine Akte gerutscht ist oder sich in der Schublade versteckt hatte? Ein Verpflegungsmehraufwand von mehreren Dutzend Euro, der mehr als ein Jahr zurückliegt und vergessen wurde: Nehmen wir den finanziellen Verlust in Kauf und verteufeln unsere schlechte Organisation? Wahrscheinlich machen viele Mitarbeiter genau das. Vor allem, wenn die Reisekostenrichtlinien sehr strikt sind. Jedoch stehen hinter einer Unternehmenspolitik und gesetzlichen Vorgaben unterschiedliche Interessen.

Wie lange kann ich Reisekosten rückwirkend einreichen?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen ihre Reisekostenabrechnungen innerhalb einer angemessenen Zeitspanne einreichen. Gesetzlich gilt laut § 195 BGB eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Meist wird die entsprechende Frist jedoch vom Arbeitgeber festgelegt und mitgeteilt. Entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag oder Hinweise in selbigem auf eine geltende Reisekostenrichtlinie hebeln § 195 BGB aus. Allerdings dürfen die vom Arbeitgeber festgelegten Fristen drei Monate nicht unterschreiten. Reichen Mitarbeitende ihre Reisekostenabrechnung nicht innerhalb der vom Arbeitgeber festgelegten Frist ein, haben sie keinen Anspruch mehr auf Rückerstattung der verausgabten Kosten.

Der Arbeitgeber ist seinerseits verpflichtet, Geschäftsausgaben zurückzuerstatten, die gerechtfertigt und im Einklang mit den internen Reisekostenrichtlinien sind. Verweigert er dies, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtliche Schritte einleiten. Geschäftsausgaben sind zudem unter bestimmten Bedingungen von der Sozialversicherung befreit und für den rückerstatteten Betrag muss von Mitarbeitenden keine Einkommenssteuer abgeführt werden.

Die „richtige“ Verjährungsfrist

Man liest oft – auch in aktuellen Blog-Artikeln – dass die gesetzlich vorgeschriebene Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter drei Jahre ab dem Datum der angefallenen Kosten Zeit hat, diese einzureichen. Aber stimmt das auch? Wir haben diese  juristische Fragestellung zum allgemeinen Verständnis zusammengefasst:

• Die Verjährungsfrist (noch) nicht eingereichter Reisekostenabrechnungen regelt § 195 BGB. Diese Ausführung setzt eine Verjährungsfrist von drei Jahren für die Einreichung verausgabter Kosten auf Geschäftsreise fest.
• Werden Fristen für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen durch den Arbeitsvertrag geregelt oder ist der Hinweis auf eine geltende Reisekostenrichtlinie Bestandteil des Arbeitsvertrags? Dann sind die Verjährungsfristen des Arbeitgebers einzuhalten.
• Ist beispielsweise eine Verjährungsfrist von sechs Monaten verschriftlicht, muss diese gewahrt werden. Wer ältere Belege findet und einreichen möchte, hat Pech gehabt – das BGB hebelt mit § 195 die Regelung des Arbeitsvertrags nicht aus.
• Die einzige Einschränkung, die Arbeitnehmer gesetzlich geltend machen können, liegt in einer zu kurzen Frist: Wenn die vom Arbeitgeber vorgegebene Verjährungsfrist drei Monate unterschreitet, ist sie nicht rechtskräftig. In diesem Fall greift das BGB und auch bereits verjährte Reisekostenabrechnungen können noch an die Finanzabteilung weitergegeben werden.

„Aufschieberitis“ begrenzen: Reisekosten per App abrechnen

Während die Debatte zur Verjährung von Reisekostenabrechnungen komplex ist, gibt es einen effektiven Weg, Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Abrechnung zügig zu erledigen. Eine mobile Anwendung mit der Mitarbeiter ihre Ausgaben von ihrem Smartphone aus bearbeiten können, erledigt die Reisekostenabrechnung fast von selbst: Sobald ein Beleg vorliegt, macht der Mitarbeiter ein Foto. Die Informationen werden umgehend ausgelesen und können der richtigen Abrechnung hinzugefügt werden. Mit der Reisekosten App von SAP Concur können Geschäftsreisende so ihre Reisekostenabrechnung in wenigen Minuten erstellen:

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Reiserichtlinien konkretisieren

Unternehmen sollten nicht zögern, bei komplexen Fragen, die das Arbeitsrecht betreffen, die Unterstützung eines Rechtsanwalts oder Justiziars in Anspruch zu nehmen. Eine gut formulierte Reiserichtlinie ist für ein transparentes Kostenmanagement unerlässlich – dazu gehört die Vorgabe eines zeitlichen Rahmens, innerhalb dessen Reisekosten abgerechnet sein müssen. Eine Frist von sechs Monaten ist in den meisten Unternehmen üblich und empfehlenswert.

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