3 Tipps für volle Transparenz in Mitarbeiterausgaben

Geschäftsreisekosten sind einer der größten und gleichzeitig am schwierigsten zu kontrollierenden Kostenblöcke im Unternehmen. Warum? Weil diese Ausgaben erst sichtbar werden, wenn sie getätigt wurden. Und weil Daten aus den unterschiedlichsten Quellen für die Finanzabteilungen relevant werden. Neben Buchungen über die Firmenkreditkarte sind unter anderem auch Buchungssysteme oder direkte Buchungen im Auge zu behalten.

Egal, aus wie vielen Quellen die Daten kommen - den Überblick zu bewahren und Transparenz in Mitarbeiterausgaben zu schaffen lohnt sich, und zwar um:

• Ableitungen über die Effizienz Ihrer Investitionen und Ausgaben zu treffen
• Die Sicherheit Ihrer Reisenden zu gewährleisten
• Eine Verhandlungsbasis mit Ihren Lieferanten zu haben
• Cashflow korrekt vorherzusagen und
• Sparpotenzial zu erkennen.

Digitalisieren für volle Datentransparenz

Wer Daten richtig nutzt, um vollständige Transparenz zu erhalten, steuert sein Reiseprogramm, kann Budgetprognosen stellen und den Cashflow im Griff behalten. Eine Digitalisierung stellt sicher, dass jede Transaktion jeder Kategorie die richtigen Genehmigungsprozesse durchläuft, den entsprechenden Richtlinien folgt und in einer zentralen, leicht zugänglichen Quelle für Ausgabendaten organisiert wird.

Eine Lösung für die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben muss alle Daten erfassen – idealerweise in Echtzeit in der Cloud – und detaillierte Dashboards bereitstellen. Diese Reports decken verborgene Ausgaben auf und zeigen neue Ausgabentrends. Sie beantworten Fragen wie:

• Wie hoch sind die Ausgaben, die über die privaten Karten der Mitarbeiter laufen, und wofür werden sie getätigt?
• Wie viele Lieferantenzahlungen tauchen in Kostenabrechnungen auf, obwohl sie über Bestellungen abgedeckt werden sollten?
• Funktionieren die Ausgabenkategorien oder gibt es noch Optimierungsbedarf?

Die richtige Lösung muss alle Aspekte des Ausgabenmanagements abdecken, damit jeder im Unternehmen Kaufentscheidungen treffen kann, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Prozesse vereinheitlichen

Mitarbeiter verwenden Firmenkarten, virtuelle Karten, Zahlungskarten und digitale Zahlungsmethoden. Sie erhalten und erstellen Rechnungen und Kostenabrechnungen (in Papierform und elektronisch). Und Tausende von Mitarbeitern treffen jedes Jahr Zehntausende von Kaufentscheidungen. Eine digitale Lösung muss die richtige Ausgabenart über den richtigen Prozess an die richtige Zahlungsmethode lenken. Diese Art der digitalen Effizienz und Ausgabenkontrolle beginnt mit einfachen Genehmigungen im Rahmen des Workflows. So können Führungskräfte Entscheidungen über Ausgaben nachvollziehen, bevor sie getätigt werden. Darüber hinaus können unerwartete Ausgabenkategorien einfach hinzufügt werden (wie z. B. für Homeoffice). Prüfungsregeln zu Ausgaben über Unternehmenskarten und private Karten erhöhen die Compliance. Kurz gesagt: Die Lösung sollte sicherstellen, dass der Ausgabenprozess weniger prozesslastig und der Kontrollprozess weniger problembehaftet ist.

Prozess für Mitarbeiterausgaben vereinfachen

Ein komplizierter Ausgabeprozess für Mitarbeiter spart keine Kosten. Er macht es nur schwieriger nachzuvollziehen, wofür sie die Ausgaben tätigen. Eine Vereinfachung des Prozesses durch intelligente digitale Tools erleichtert es den Mitarbeitern, das zu kaufen, was sie für ihre Arbeit benötigen, und somit effizienter zu arbeiten. So wird nicht nur die Transparenz erhöht und Ausgaben reduziert, sondern zusätzliche Produktivität und mehr Mitarbeiterzufriedenheit erreicht. Wenn Mitarbeiter einen Beleg fotografieren können und die Lösung die Ausgaben automatisch erfasst, aufschlüsselt und in eine digitale Reisekostenabrechnung umwandelt, verbringen sie weniger Zeit mit papiergebundenen Prozessen und haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Darüber hinaus haben die Führungskräfte Einblick in getätigte, ausstehende und geplante Ausgaben. Dadurch wird es einfacher, Ausgaben einzuplanen, wo sie am dringendsten benötigt werden.