Der Freigabestempel: Er könnte Ihnen Zeit sparen, kostet Sie aber Geld

Von Messekosten und Konferenzraummieten bis hin zu Beratungsgebühren, Abonnements, Schulungen und Büromaterial: viele Mitarbeiter verfügen über eine Kaufkraft, die über die klassische Reisekosten hinausgehen. Da Ausgaben vielfältig sind und in einem Unternehmen auf unterschiedliche Weise anfallen können, erfordern sie eine genaue Prüfung. Da Reisekostenabrechnungen der mit Abstand zeitintensivste Faktor im Ausgabenmanagement sind, fehlt vielen Managern dafür schlicht die Zeit. Reisekostenabrechnungen bergen zusätzlich ein hohes Fehlerrisiko in sich. Im Durchschnitt wird ein Viertel der Reisekostenabrechnungen fehlerhaft eingereicht.

Spesenabrechnungen außer Kontrolle geraten?

Wenn Prozesse wie das Abstempeln von Spesenabrechnungen außer Kontrolle geraten, ist das nicht gut für das Geschäft - besonders in diesen besonderen Zeiten. Auch wenn diese Versäumnisse selten der Fehler des Prüfers sind, können sie vermieden werden. Fehler können aus verschiedenen Gründen passieren:

1. Ein Mangel an Klarheit in Bezug auf Prozesse und Einhaltung von Vorschriften kann verschwenderischen Ausgaben, Budgetüberschreitungen und sogar Betrug Tür und Tor öffnen. Dies führt nicht selten neben rechtlichen und finanziellen Sanktionen zu einem potenziellen Reputationsschaden.
2. Nicht konforme Ausgaben können für ein Unternehmen überhöhte, unvorhersehbare und nicht budgetierte Ausgaben bedeuten. Dies könnte auch in Ihrer Organisation betreffen und bereits ausgehandelte Einsparungen erschweren, finanziellen Strafen bedeuten oder sogar zu Betrug führen.

Sicherstellen der Einhaltung von Kontrollen

Verringern Sie mit diesen bewährten Verfahren Fehler, Doppelarbeit und Annullierung:

1. Etablieren Sie klare Regeln, die es den Mitarbeitern leicht machen, die Ausgabenrichtlinien einzuhalten.
2. Richten Sie für die Mitarbeiter Schulungen ein, damit diese auch mit ihren Werkzeugen vertraut sind.
3. Fördern Sie ein besseres Ausgabeverhalten und erhöhen Sie die Transparenz durch die Einführung von Front-End-Kontrollen.

Schaffen Sie den Freigabestempel ab

Stellen Sie stattdessen sicher, dass Ihr Unternehmen die ordnungsgemäße Genehmigung von Ausgaben- und Rechnungsberichten mit diesen bewährten Verfahren durchführt:

1. Erfassen Sie digitale Quittungen mit Smartphones: Erhöhen Sie die Genauigkeit der Dateneingabe und vermeiden Sie das Scannen oder Anhängen von Papierquittungen an einen Spesenbericht durch die Erfassung von Quittungen per Smartphone. 
2. Vereinfachen Sie den Einreichungs-Workflow und den Genehmigungsprozess: Legen Sie einen effizienten Ausgaben-Workflow- Prozess fest, um die Frustration zu verringern und die konsistente Durchsetzung von Richtlinien zu verbessern.
3. Führen Sie Audits durch, um die Einhaltung der Richtlinien zu überprüfen: Das Aufzeigen der Nichteinhaltung durch manuelle oder KI-unterstützte Audits trägt dazu bei, ein konformeres Ausgabenverhalten zu fördern. Es werden auch Bereiche ermittelt, in denen zusätzliche Schulungen für Einzelpersonen, Abteilungen oder die gesamte Organisation erforderlich sind.

Wie sieht das Ergebnis aus?

Automatisierte Kontrollen verhindern Reise-, Reisekosten- und Rechnungsfehler, die häufig durch herkömmliches Vorgehen entstehen. Zu den zusätzlichen Vorteilen gehört eine erhöhte Sichtbarkeit der Ausgabe-Kategorien, was bei Verhandlungen mit Lieferanten und tiefergehenden Analysen hilfreich sein kann. Intelligentes Ausgabenmanagement verhindert täglich kostspielige Fehler.