Gute Idee: Auf sein eigenes Geld aufpassen

Erinnern Sie sich, als Ihnen Ihre Mutter das erste Mal Geld in die Hand gedrückt hat, um Milch zu kaufen? Und vielleicht dachten Sie: „Die Milch kostet nicht viel. Da kann ich mir noch eine Tüte Süßigkeiten kaufen, ohne dass sie es merkt!“ Irgendwie hat sie es doch gemerkt.

In der Geschäftswelt liegen die Dinge nicht viel anders, nur dass es hier um Milliarden geht und die Leute nicht nur Kleinigkeiten abstauben, sondern ihr Homeoffice ausstatten, teures Essen nach Hause bestellen (für Kunden? Für sich selbst?) und noch verschiedene andere Dinge auf ihre Reisekostenabrechnungen setzen (mehr dazu gleich).

Ein Großteil der Ausgaben ist sicherlich richtlinienkonform. Doch herauszufinden, welche Ausgaben nicht richtlinienkonform sind, wird angesichts der rapide gewachsenen Zahl an Remote- und Hybrid-Mitarbeitenden immer schwieriger.

Die Pandemie macht alles schwieriger

Die beiden letzten Jahre waren hart, um es milde auszudrücken. Und während Ihr Team die neugewonnene Freiheit vielleicht sogar genießt (Arbeiten auf dem Sofa ...), ist es für Sie wesentlich schwieriger, die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter zu durchschauen. So ist bei manchen Amazon-Rechnungen über 1.500 Euro unklar, ob hier Milch, Süßigkeiten oder ein für die Arbeit definitiv nicht notwendiges Heimkino-System gekauft wurde.

Laut der kürzlich im Auftrag von Oversight durchgeführten SAP-Concur-Studie „Einblicke in Ausgaben“ hat sich das Ausgabenrisiko von Unternehmen seit Beginn der Pandemie fast verdreifacht, auch weil die Remote-Arbeit mitunter als Einladung zu riskanten und fragwürdigen Ausgaben verstanden wird – etwa wenn ein Großbildfernseher als Büroausstattung gekauft wird.

Meist lassen sich solche Anomalien leicht aufdecken, aber woher wollen Sie wissen, ob der von Ihnen bezahlte 100‑Euro‑Geschenkgutschein für einen Kunden bestimmt ist oder vom Mitarbeiter privat genutzt wird? Wer sagt Ihnen, ob ein Lieferando-Dinner ein Geschenk für einen Kunden war oder von Ihrem Vertriebsmitarbeiter selbst verspeist wurde?

Hier läuft offensichtlich etwas aus dem Ruder

Die Verstöße gegen die Ausgabenrichtlinien nehmen massiv zu. Laut der Studie lag der Anteil der Abrechnungen, die gegen die Reisekosten- und Spesenrichtlinien verstoßen, 2020 um 292 % über dem Wert von 2019. Und durch die Verwirrung und das relative Chaos im Zuge der hektischen Umstellung auf Remote-Arbeit sind die Verstöße bei den Barauslagen und die Verstöße mit Betrugskontext um 32 % bzw. 12 % gestiegen.

Natürlich geschieht nicht alles mit Absicht. Nicht alle möchten Mamas Milchgeld verprassen. Doch da immer mehr Mitarbeiter im Namen des Unternehmens – aber ohne Firmenkreditkarte – Geld ausgeben, werden sich Fehler häufen.

Und natürlich ist es ein großer Unterschied, ob das absichtlich oder aus Versehen geschieht. Doch das Geld Ihres Unternehmens ist in beiden Fällen weg und kommt auch nicht wieder.

Das können Sie tun

Die massiven und abrupten Veränderungen, die wir 2020 erlebt haben, verlangen, dass wir uns kontinuierlich verbessern. Als Führungskräfte im Finanzwesen müssen wir die Art, wie wir unsere Ausgaben verwalten, auf den Prüfstand stellen und die Richtlinien und Prozesse an die heutigen Veränderungen und Herausforderungen anpassen. Wir müssen neue Wege für die Überwachung der Mitarbeiterausgaben finden, um die Compliance sicherzustellen, auch wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sind. Notwendig sind stärkere Kostenkontrollen und flüssigere Prozesse – damit die Regeln sich flexibel an neue Gegebenheiten anpassen lassen, aber schwieriger zu brechen sind.

Auch diesem Thema widmet sich die Studie von SAP Concur/Oversight und bietet dazu eine Liste von Handlungsvorschlägen, mit denen Sie die Ausgaben und die damit verbundenen Risiken in den Griff bekommen – vom Monitoring der Ausgaben in riskanten Kategorien über die Erweiterung von Firmenkreditkartenprogrammen bis hin zu verbesserten Prüfungen.