Ausgabenmanagement mit KI: die Zukunft ist jetzt

Künstliche Intelligenz verändert Branchen und Arbeitsplätze in fast allen Wirtschaftszweigen. Die Geschwindigkeit, die Präzision und die Zeit- und Kosteneinsparungen, die KI bietet, verbessern alle Geschäftsabläufe erheblich. Auch das Spesenmanagement kann mit Hilfe von KI schneller werden, für die Einhaltung von Richtlinien sorgen und mehr Daten für Finanz-, Personal- und Reisefachleute liefern.

Alte Modelle zur Verwaltung von Spesen sind ineffizient

Die altbewährte manuelle Methode der Spesenverwaltung ist nach heutigen Maßstäben veraltet. Das Steuerungs- und Kontrollsystem ist überholt, ineffizient und für größere, dezentralisierte Organisationen schwierig, wenn nicht gar unmöglich. Finanzmanager können nicht jede Ausgabe manuell überprüfen, um für die Einhaltung der Vorschriften zu sorgen. Die Suche nach Belegen und Notizen ist einfach eine zu zeitraubende und ineffiziente Aufgabe.

Für die Mitarbeitenden ist das früher übliche System der Spesenverwaltung ebenfalls mühsam. Quittungen müssen gesammelt und abgeheftet werden. Darüber hinaus sind unzählige Formulare auszufüllen und abzustimmen. Doch die Verschwendung von Zeit und Ressourcen ist nicht das einzige Problem. Ein veraltetes System führt langfristig zu Frustrationen und wirkt sich damit auch negativ auf das Engagement und die Moral der Mitarbeitenden aus. Künstliche Intelligenz kann hier Abhilfe schaffen. Denn sie gibt den Mitarbeitenden wertvolle Zeit zurück und rationalisiert zugleich die Arbeitsabläufe, erhöht die Genauigkeit und vereinfacht die Einhaltung von Richtlinien.

Wie KI das Ausgabenmanagement verbessert

Künstliche Intelligenz nutzt Tools, Apps und andere Technologien, um Ihre Prozesse im Ausgabenmanagement zu optimieren. Automatisierung ermöglicht dabei eine schnellere Verarbeitung, Verfolgung von Richtlinien und Genehmigungen. Durch den Einsatz von KI-Tools können Unternehmen in jeder Hinsicht Ressourcen einsparen. Führungskräfte müssen weniger Zeit für die Genehmigung von Ausgaben aufwenden, während Administratoren Einträge einfacher einreichen und abgleichen können. Für Finanzteams bieten Automatisierungstools einen schnellen Abgleich und automatische Hinweise auf potenzielle Diskrepanzen und Abweichungen von den Richtlinien. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen bessere und genauere Einblicke in ihre Ausgaben gewinnen und damit Ineffizienz und Verschwendung einen Riegel vorschieben.

Das KI-Ausgabenmanagement bietet zahlreiche Vorteile, zum Beispiel:

• Kosteneffizienz
• Intelligentere und genauere Kategorisierung von Ausgaben
• Automatisierte Ausgabenberichte und Budgetaktualisierungen
• Einblicke in Echtzeit und weniger Verzögerungen bei Budgetaktualisierungen
• und -abstimmungen
• Reduziertes Risikomanagement und weniger Betrug
• Konsistente Durchsetzung von Finanzrichtlinien
• Bessere Entscheidungsfindung in Bezug auf Richtlinien und Budget

Tools und Technologien im KI-Kostenmanagement

Es gibt mehrere Tools, die als Teil einer KI-Kostenmanagementlösung verwendet werden, wie zum Beispiel:

• Maschinelles Lernen. Algorithmen werden häufig verwendet, um die Kategorisierung und Analyse von Ausgaben zu automatisieren und so die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe zu verringern. Mit der Zeit können sich diese Algorithmen anpassen und lernen, bei der Kategorisierung und Dateninterpretation genauer zu werden.
• Mobile Apps. Apps sind eine sehr gute Möglichkeit, den Prozess der Ausgabenverwaltung zu beschleunigen. Hier zeigen sich die Vorteile von KI vor allem bei Geschäftsreisen. Apps können Ausgaben verfolgen, Quittungen scannen und speichern, Spesenabrechnungen ausfüllen und Daten zur Kategorisierung und Abstimmung von unterwegs an andere Systeme übermitteln.
• Optische Texterkennung („optical character recognition“, kurz OCR). Auch wenn OCR eine Technologie ist, die schon lange eingesetzt wird, kann ihr Nutzen für die KI-Kostenverwaltung nicht hoch genug eingeschätzt werden. OCR hat sich stark weiterentwickelt und kann nun Daten genauer lesen und relevante Informationen aus Quittungen und Rechnungen extrahieren. OCR kann Text in mehreren Sprachen lesen und Fotos mit hochpräzisen Ergebnissen scannen und aufnehmen.
• Cloud Computing. Mit der Cloud-Technologie können Mitarbeitende von überall, auf jedem Gerät und zu jeder Zeit auf ein KI-gestütztes Ausgabenmanagement zugreifen. Die Speicherung von Daten und Apps in der Cloud ermöglicht den Zugriff und die Nutzung von Kostenmanagement-Tools, egal wer sie wann benötigt. Cloud-Systeme bieten darüber hinaus große Sicherheit und Zuverlässigkeit.

Die Zukunft des KI-Kostenmanagements

Mit der Weiterentwicklung der Technologie wird sich auch die Künstliche Intelligenz für das Ausgabenmanagement weiter verbessern. Die Zukunft des KI-gestützten Spesenmanagements könnte viele Verbesserungen bieten:

• Papierlose Spesenabrechnung. Papierquittungen und die manuelle Dateneingabe werden bald der Vergangenheit angehören. Die zunehmende Verwendung digitaler Rechnungen und Quittungen sowie andere papierlose Optionen werden immer mehr zur Norm. KI kann beim Scannen und Verfolgen digitaler Kopien von Dokumenten helfen, was zu geringeren Ausgaben für Personal, Lagerung und Gemeinkosten führt. Positiver Nebeneffekt: Über weniger Papiermüll freut sich auch die Umwelt.
• Blockchain-Verifizierung. Blockchain kann die Art und Weise, wie Ausgaben überprüft werden, völlig verändern und dabei Betrug drastisch reduzieren. Durch die Verwendung eines verifizierten Ledgers für alle Transaktionen können Unternehmen sicherstellen, dass die Transaktionen authentisch sind sowie ordnungsgemäß nachverfolgt und überprüft werden. Die Daten sind dabei jederzeit sicher. Diese Technologie könnte zu einfacheren Prüfverfahren führen und das Betrugsrisiko senken.
• Engagement der Mitarbeitenden. Mitarbeitende fühlen sich oft frustriert und belastet, wenn sie Finanz- und Ausgabenrichtlinien nicht verstehen. Mit einer präzisen und konsistenten Anwendung von Richtlinien durch KI können Unternehmen transparenter werden und ihre Mitarbeitenden zu einem verantwortungsvollen Umgang mit Ausgaben und zur Einhaltung von Richtlinien motivieren.
• Globales Wachstum. Unternehmen brauchen häufig Lösungen für das Spesenmanagement, die grenz- und währungsübergreifend funktionieren. Es ist jedoch durchaus eine Herausforderung, die genaue Einhaltung von Vorschriften weltweit zu gewährleisten. KI-Technologien können für präzise, grenzübergreifende Abläufe sorgen, das globale Wachstum fördern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen.

Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz lassen sich die Komplexität und die Herausforderungen des Spesenmanagements besser bewältigen. Das zeigen bereits heute die Best Practices erfolgreicher Unternehmen in Sachen KI und Ausgabenmanagement. Die KI-gestützten SAP-Concur-Lösungen helfen Unternehmen dabei, ihre Ausgaben einfach und präzise zu verwalten, die Effizienz zu steigern und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.

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