5 "Must-haves" für die Wahl der richtigen Ausgabenmanagement-Software

Effizienz steigern, Kosten senken und die Produktivität der Mitarbeitenden verbessern – wer diese Ziele hat, braucht die richtige Lösung für das Ausgabenmanagement. Bei der Vielzahl von Lösungsanbietern und Technologievarianten auf dem Markt kann der Auswahlprozess zu einer komplexen Angelegenheit werden. Nachfolgend finden Sie fünf Merkmale und Funktionen, die nach Ansicht von Führungskräften, die sich mit Business Transformation befassen, für eine zukunftsweisende Expense-Management-Lösung unbedingt erforderlich sind.

Must-have Nr. 1: Smartphone App für Mitarbeiter, die unterwegs sind

Eine Lösung für das Ausgabenmanagement, die Ihre Mitarbeitenden nicht gerne nutzen, ist die Investition nicht wert. Um eine erfolgreiche Technologieeinführung und eine hohe Zufriedenheit der Endbenutzer zu gewährleisten, sollten Sie eine Plattform wählen, die eine vollständig integrierte, benutzerfreundliche mobile App enthält. Sie ist für die Einreichen und Genehmigen von Ausgaben und Rechnungen unterwegs wichtig.

Die besten Smartphone-Apps für das Expense Management nutzen künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen. Damit bieten sie hilfreiche Funktionen:

• Extrahieren und Validieren von Belegdetails aus einem Foto
• Importieren und Kategorisieren von Einkaufskarten-Transaktionen des Unternehmens
• Erstellung von Berichten durch Hinzufügen, Analysieren und Kategorisieren von Posten
• Kennzeichnung von Ausgaben, die nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen, und von Posten, bei denen erforderliche Details fehlen
• Verfolgen und Melden von Kilometerständen, wenn Mitarbeitende geschäftlich unterwegs sind.

Natürlich sind nicht alle mobilen Anwendungen qualitativ gleich gut, daher sollten Sie sich sowohl die Bewertungen von Nutzenden als auch andere unabhängige Reviews ansehen. Im Anbietervergleich und bei den Bewertungen von 85 Millionen Nutzenden sind SAP-Concur-Lösungen nach wie vor der Maßstab.

Must-have Nr. 2: Ein intelligentes Dashboard für Ausgabentransparenz

Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Überblick über alle Ihre Ausgaben und Lieferantenrechnungen in Echtzeit aus der Vogelperspektive. Das ist die Stärke eines intelligenten Dashboards. Ihre Ausgabenmanagement-Plattform sollte darüber hinaus anpassbare Berichte für detaillierte Analysen erstellen können. Denn damit kann Ihr Team Trends genauer verfolgen, Ausreißer erkennen und fundierte Entscheidungen treffen.

Eine weitere wichtige Funktion zur Verbesserung der Ausgabentransparenz und -kontrolle sind automatische E-Mail- und App-Benachrichtigungen. Suchen Sie gezielt nach einer Expense-Management-Lösung, die Verantwortliche automatisch benachrichtigt, wenn eine Spesenabrechnung zur Genehmigung ansteht. Auch das Finanzteam sollte automatisiert Meldungen über überfällige Lieferantenzahlungen und Spesenerstattungen von Mitarbeitenden erhalten. Und dem Audit-Team helfen automatisierte Warnungen vor potenziellem Betrug.

Must-have Nr. 3: Vielseitige Datenintegration und Kompatibilität

Nahtlose Integration bedeutet weniger Zeit für die manuelle Dateneingabe und mehr für strategische Initiativen. Es geht darum, ein kohärentes System zu schaffen, in dem alle Ihre Tools harmonisch zusammenarbeiten. So werden Prozesse rationalisiert und die Effizienz verbessert. Schließlich arbeitet kein Unternehmen isoliert, und das sollte auch Ihr Ausgabenmanagementsystem nicht. Wählen Sie eine Lösung aus, die gut mit anderen zusammenarbeitet – Ihr CRM, ERP, Ihre Buchhaltungssoftware – Kompatibilität ist entscheidend. Vergewissern Sie sich, dass der Lösungsanbieter ein erstklassiges Team von Integrationsfachleuten und Implementierungspartnern zur Verfügung stellt.

SAP-Concur-Lösungen basieren auf einer flexiblen Plattform, die mit über 700 Partnern und mehr als 250 branchenführenden Softwarelösungen und Business-Anwendungen integriert werden kann. Entdecken Sie, was mit der Plattform von SAP Concur möglich ist!

Must-have Nr. 4: Zukunftssichere Skalierbarkeit des Systems

Unternehmen entwickeln sich weiter, und das sollte auch für Ihr Ausgabenmanagement-System gelten. Skalierbarkeit ist hier der Schlüssel. Ganz gleich, ob Sie neue Benutzer hinzufügen, um eine wachsende Belegschaft unterzubringen, die Vorteile der Automatisierung auf andere manuelle Finanzprozesse ausdehnen oder eine neue Software oder App in Ihre bestehende Ausgabenmanagement-Plattform integrieren – immer sollte Ihr System mühelos skalierbar sein. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Entscheidung nicht später bereuen, sollten Sie sich für einen Lösungsanbieter entscheiden, der auf eine langjährige Erfahrung in der Ausgabenmanagement-Automatisierung zurückblicken kann und über ein stabiles Ökosystem von Add-Ons und Partnern verfügt. Beides sind zwei wichtige Kriterien für die Auswahl von Expense Management Software.

Must-have Nr. 5: Kundensupport und Wissensdatenbank

Angenommen, Sie sind dabei, die monatlichen Spesenabrechnungen abzustimmen, und plötzlich gibt es ein technisches Problem. An wen wenden Sie sich? Im Idealfall an einen Anbieter von Expense-Management-Lösungen mit einem globalen Expertenteam.

Ob per Chat, E-Mail, Telefon oder über eine Online-Community – der Zugang zu sachkundigen Support-Mitarbeitenden und leicht zugänglichen Anleitungen sorgt dafür, dass Ihre Endbenutzer und Administratoren das Beste aus der von Ihnen gewählten Technologie herausholen können. Ein solch umfassender Support kann sowohl in Krisenzeiten als auch bei der Einführung neuer Funktionen für Ihre Mitarbeitenden buchstäblich lebensrettend sein.

Besuchen Sie die SAP-Concur-Community und erfahren Sie, wie unsere Kunden sich mit anderen Unternehmen austauschen, von Fachleuten lernen und rund um die Uhr Antworten auf ihre Fragen bekommen.

Ausgabenmanagement: sorgfältiges Informieren lohnt sich

Denken Sie daran, dass die Umstellung auf ein automatisiertes Ausgabenmanagement eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens ist. Nehmen Sie sich also Zeit, recherchieren Sie und wählen Sie mit Bedacht. Das lohnt sich am Ende nicht nur für Ihre Bilanz, sondern auch im Hinblick auf die die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.