Automatisierung in der Arbeitswelt

Automatisierung bezeichnet die eigenständige Umsetzung von Prozessen durch Maschinen verschiedenster Art. In der Wirtschaft steckt sie häufig noch in ihren Anfängen. Und das, obwohl die Vorteile der Automatisierung in der Industrie und auch im privaten Gebrauch an immer mehr Stellen entdeckt werden: Ob es der Staubsaugerroboter oder die Logistik-Software ist, Maschinen nehmen repetitive Aufgaben ab und ermöglichen so fehlerfreie, effiziente Umsetzungsprozesse während Mitarbeiter ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben einsetzen können.

Angesichts dieser offensichtlichen Vorteile ist es umso überraschender, dass im Büroalltag entsprechende Technologien kaum genutzt werden. Und das, obwohl repetitive Aufgaben Büroangestellten viel Zeit stehlen. Wie eine aktuelle Studie von UiPath zeigt, verbringen die Befragten in Deutschland im Durchschnitt knapp dreieinhalb Stunden pro Woche mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten. Doch immerhin 39 % der Arbeitgeber investieren verstärkt in Automatisierungssoftware. Schließlich hat das auch in der Arbeitswelt erhebliche Vorteile.

Vorteile der Automatisierung in der Wirtschaft

• Vereinfachung und Beschleunigung von Prozessen, da sie zentral in einem System umgesetzt werden.
• Konsistente Qualität und damit verbunden Fehlervermeidung, da automatisierte Systeme nach klar definierten Regeln arbeiten.
• Geringerer Arbeitsaufwand, da personelle Ressourcen deutlich weniger für diese Prozesse benötigt werden.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, da sie ihre Zeit für wertschöpfende Aufgaben nutzen können.
• Kostenreduktion, bedingt durch Fehlervermeidung und geringeren Arbeitsaufwand.
• Höhere Compliance, da Richtlinien im System hinterlegt werden können und bei Verstößen automatisch Warnhinweise versendet werden.
• Mehr Transparenz über den Prozess und entstandene Kosten, da kontinuierlich alle Daten in einem System zusammenfließen.

Beispiel für Automatisierung: Travel und Expense Management

Zur Veranschaulichung dieser Vorteile bietet sich ein Blick auf die Erstellung und Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung an. Schließlich geben deutsche Unternehmen jährlich mehr als 48 Milliarden Euro für Geschäftsreisen aus – diese bilden damit den zweitgrößten Kostenblock in Unternehmen. Trotzdem arbeiten 73 % noch mit Excel-Tabellen, E-Mails und Papierbelegen. Wie kann das sein? Um sich hier im wahrsten Sinne des Wortes nicht zu verzetteln, ist schließlich ein enormer Aufwand für die reisenden Mitarbeiter, ihre Vorgesetzten und die Buchhaltung notwendig. Doch während sich Reisekosten nicht vermeiden lassen, verpufft der Verwaltungsaufwand mit automatisierten Prozessen.

Reisekosten automatisch per App abrechnen

So können Mitarbeiter mit Hilfe einer mobilen Lösung ihre Rechnungen und Belege mit einem einfachen Foto bereits während der Reise digitalisieren. Die Belege werden automatisch eingelesen, sodass Reisende sie nur zuordnen und die Abrechnung einreichen müssen. Damit sparen sie sich nicht nur das zeitaufwendige Sortieren von Belegen, sondern erhalten ihre Kosten auch schneller zurückerstattet.

Die Freigabe von Buchungen und Abrechnungen wird deutlich beschleunigt: Richtlinien sind bereits im System hinterlegt, sodass Vorgesetzte sich auf deren Einhaltung verlassen können. Sollten dennoch Verstöße auftreten, bekommen sie direkt einen Hinweis und können sich gezielt diesen Fall genauer anschauen.

Und auch das Team in der Buchhaltung muss sich angesichts fehlerhafter Einreichungen nicht mehr stundenlang die Haare raufen. In 79 % der kleinen und 92 % der größeren Betriebe werden unvollständige oder fehlerhafte Reisekostenabrechnungen eingereicht. Sie beinhalten zum Beispiel falsche Angaben zu Spesentypen oder Steuersätzen. Und auch jeder Zahlendreher und jede falsche Zuordnung kosten die Buchhaltung viel Zeit. In einem automatisierten Prozess werden entsprechende Angaben eigenständig vom System ergänzt: Es greift auf Kreditkartentransaktionen zu, erkennt Kostenart, Preis, Datum und Kreditor. Im nächsten Schritt verknüpft es diese Informationen mit den abfotografierten Belegen, ordnet sie definierten Kostenblöcken – wie beispielsweise Verpflegung oder Büromaterial – zu und berechnet eigenständig Pauschalen.

Compliance durch Automatisierung steigern

Dass diese Arbeitsersparnis sich positiv auf die Zufriedenheit aller beteiligten Mitarbeiter auswirkt, liegt auf der Hand. Ob es um die Einhaltung von Reiserichtlinien oder um Spesensätze geht: Durch Automatisierung sparen Unternehmen nicht nur Arbeitszeit und Geld, sondern steigern auch ihre Compliance. Und sie gewinnen einen besseren Überblick über ihre Ausgaben. In Echtzeit werden Daten aus verschiedenen Systemen – von Firmenkreditkarten, privaten Kreditkarten, Reisekostenabrechnungen und Rechnungen von Lieferanten – konsolidiert, sodass Kosten gesteuert werden können, während sie entstehen. Einsparmöglichkeiten werden so schneller aufgedeckt.

Die Zukunft Ihrer Reisekostenabrechnung liegt in der Automatisierung

Welche Vorteile bietet denn eine Automatisierung Ihres Reisekostenmanagements überhaupt? Wir beantworten, warum Sie besser heute als morgen automatisieren sollten.

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