Reisekostenabrechnungen: nativ ist das neue integriert

Insellösungen in der IT sind der natürliche Feind moderner Systemlandschaften. Sie erschweren nicht nur den nahtlosen Transfer benötigter Datensätze, sondern können auch IT-Verantwortlichen durch Systembrüche den letzten Nerv rauben. Das gilt auch für das Management von Geschäftsreisen.

Bei der Buchung und Abrechnung müssen Travel Manager wie auch Reisende selbst viele Faktoren beachten: Werden die Compliance-Richtlinien des Unternehmens eingehalten? Können angefallene Kosten als Spesen abgerechnet werden und Reisepläne für die Unterstützung der Fürsorgepflicht genutzt werden?

Das Einreichen von Spesen beispielsweise kann sowohl die für die Einhaltung der Compliance-Richtlinien verantwortliche Rechts- oder HR-Abteilung als auch den eigenen Vorgesetzten betreffen, der für die Freigabe der Reisekosten verantwortlich ist. Dementsprechend verzahnt sind die Verantwortlichkeiten verschiedener Abteilungen, die aber oft mit jeweils auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Systemen arbeiten.

So benötigen Personalabteilungen beispielsweise Anwendungen, die Gehalt, Position und Freigaben eines Mitarbeiters berücksichtigen. Gleichzeitig müssen diese Informationen auch schnell und zuverlässig an andere Abteilungen – wie beispielsweise die Buchhaltung – übermittelt werden können, um korrekte Gehaltszahlungen, aber auch die Rückerstattung von Reisekosten zu gewährleisten. Für die Auszahlung selbst stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Über Kreditoren oder aber über die Gehaltsabrechnung durch die Integration in das HR-Modul. Zudem benötigen Finanzabteilungen einen zuverlässigen Überblick über angefallene Kosten.

Schnittstellen vermeiden

Lösungen verschiedener Anbieter, die speziell auf die Tätigkeiten einzelner Abteilungen ausgerichtet sind, vernachlässigen oftmals die Anforderungen anderer Unternehmensbereiche und erschweren die fehlerfreie Übermittlung von Daten wie Informationen zu Berechtigungen und Spesen. Nicht immer sind die Anwendungen darauf ausgelegt, miteinander zu kommunizieren.

Um den zuverlässigen Informationsaustausch dennoch zu gewährleisten, ist ein enormer Programmieraufwand notwendig. All das entfällt mit Lösungen aus einem Guss: Eine native Integration von Reisemanagement-Systemen in bereits etablierte ERP-Systeme reduziert fehleranfällige und inkompatible Schnittstellen und schafft einen vollautomatisierten End-to-End-Prozess – von der Reisebuchung durch den Geschäftsreisenden bis zur Auszahlung der Reisekosten mit seinem Gehalt auf das Bankkonto.

Veränderungen innerhalb eines Betriebes wie Versetzungen oder Aktualisierungen der Compliance-Richtlinien werden vollautomatisch an die Systeme aller verantwortlichen Abteilungen weitergeleitet – ohne dass hier manuelle Aktualisierungen oder Updates notwendig sind.

Standardisiert und maßgeschneidert

Dank digitalisierter Lösungen für das Reisemanagement gehören zeit- und kostenintensive Prozesse wie das Sammeln von Papierbelegen oder das Pflegen von Excel-Tabellen der Vergangenheit an. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Perfekt, wenn auch die Implementierung entsprechender IT-Lösungen kostenschonend ist.

Auch hier bieten nativ integrierte und gewohnte Systeme Anwendern einen Heimvorteil. Digitale Integrationsassistenten stellen eine einfache Installation sicher. Gleichzeitig ist die Möglichkeit gegeben, das System selbst erweitern zu können, mit dem Unternehmen wachsen zu lassen und damit auch zukunftsfähig zu gestalten.

Seit 2014 gehört Concur zur SAP-Familie. Von Anfang an war die Zusammenarbeit darauf ausgelegt, nicht nur gemeinsam innovative Ideen voranzutreiben, sondern Kunden IT-Lösungen aus einer Hand zu bieten. Die  IT-Anwendungen für das Geschäftsreisemanagement sollten den Arbeitsalltag von Reisenden aber auch das Handling von Geschäftsreisen erleichtern. Durch die native Integration von Concur-Produkten in SAP-Systeme wie SAP S/4HANA, kann SAP Concur einen vollautomatisierten Prozess – von der Buchung über die Abrechnung bis hin zur Auszahlung der Reisekostenabrechnung anbieten. Somit können Unternehmen ihre bestehendes SAP Ökosystem bei vollem Datenaustausch um ein vollautomatisiertes Reisemanagement erweitern.