7 Best Practices zur Bewältigung unerwarteter Veränderungen

Naturkatastrophen. Plötzliche Umsatzeinbrüche. PR-Desaster. Unerwartete, wenn auch willkommene Umsatzsteigerungen. Herausforderungen kommen manchmal plötzlich und ein Unternehmen zu führen bedeutet Veränderungen zu meistern. Wer sein Geschäft nachhaltig durch Zeiten des Umbruchs bringen möchte, muss flexibel sein und schnell auf unvorhersehbare Situationen reagieren – ob gut oder schlecht.

Wie man ein widerstands- und anpassungsfähiges Unternehmen aufbaut

Flexible Prozesse und eine starke Kontrolle über den Cashflow helfen Ihnen, ein krisenfestes Unternehmen aufzubauen, das sich auch in unsicheren Zeiten nicht aus der Bahn werfen lässt. Wenden Sie die folgenden sieben Best Practices an, um Ihr Unternehmen in stürmischen Zeiten zu schützen, um unerwartete Geschäftsmöglichkeiten auszunutzen und um alle Veränderungen zu bewältigen, die Sie treffen.

1. Schlüsselprozesse priorisieren: Wenn unerwartete Ereignisse eintreten, ist es wichtig, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Manager und Mitarbeiter müssen bereit sein, alle Aufgaben zu übernehmen, die zur Stabilisierung des Unternehmens notwendig sind – egal ob ein Laden nach einer Überschwemmung gereinigt oder die Fertigung bei veränderter Nachfrage auf ein neues Produkt umgestellt werden muss. Legen Sie die Prioritäten für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter über direkte und transparente Kommunikation fest. Machen Sie übergreifende Schulungen, damit das Geschäft auch dann fortgeführt wird, wenn einige Mitarbeiter nicht arbeiten können. Führen Sie automatisierte Prozesse ein, damit die Mitarbeiter mehr Zeit für die dringendsten Aufgaben haben.
2. Cashflow und Kosten prognostizieren: Um Veränderungen zu bewältigen und neue Geschäftsmöglichkeiten besser nutzen zu können, ist es wichtig, genau zu wissen, wo das Geld im Unternehmen ausgegeben wird. Wenn Sie einen Überblick über genaue, zeitnahe Ausgabendaten haben, können Sie den Cashflow maximieren und das Geld dahin umlenken, wo es gerade gebraucht wird. Überprüfen Sie Ihre festen und variablen Kosten. Nun prognostizieren Sie mit Was-wäre-wenn-Szenarios, wie krisenfest Ihr Unternehmen für einen Monat, drei Monate, sechs Monate usw. sein würde, wenn der Umsatz einbricht oder Sie auf den ROI aus einer neuen Gelegenheit warten müssen.
3. Kosteneinsparungen ausfindig machen: Wenn Sie Was-wäre-wenn-Szenarios durchführen und die Prognosen düster sind, oder wenn Sie derzeit in einem schwierigen Umfeld arbeiten, sollten Sie sich überlegen, wo Kosten gesenkt werden können. Dabei kann es sich um dauerhafte Änderungen an der Betriebsführung oder um vorübergehende Maßnahmen in Bezug auf bestimmte Kosten handeln. Implementieren Sie neue Prozesse, die die Kostenkontrolle unterstützen, z. B. Technologien, die manuelle Datenerfassung weitestgehend ersetzen und kostspielige Fehler, wie Überzahlungen oder doppelte Zahlungen, ausschließen. Automatisierte Prozesse können zudem dazu beitragen, strengere Kontrollen bei der Verarbeitung von Ausgaben einzuführen, um Fehler und Betrugsfälle zu vermeiden. Ein weiterer Vorteil: Sie verschaffen Ihren Mitarbeitern Zeit, in der sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
4. Richtlinien für Remote-Work etablieren: Stellen Sie Richtlinien für das ortsunabhängige Arbeiten auf, um die Geschäftskontinuität zu garantieren. Damit versetzen Sie Ihre Mitarbeiter in die Lage, ihre Arbeit mit Laptop und Internet an beliebigen Orten fortzusetzen. Schaffen Sie dafür eine erfolgreiche Arbeitsumgebung, indem Sie papiergebundene Prozesse reduzieren und mehr Apps und Speicherplatz in die Cloud verlegen. So stellen Sie sicher, dass die Arbeit nie ins Stocken gerät, wenn Unterlagen verloren gehen oder nicht zugänglich sind. Beispielsweise erfolgt die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen im Papierformat, die Unterlagen füllen ganze Schränke und Tabellenkalkulationen sind lokal auf einzelnen Computern gespeichert. Wenn nun das Büro aufgrund unvorhergesehener Umstände geschlossen oder beschädigt wird, ist es schwierig, die Lieferanten rechtzeitig zu bezahlen. Durch Automatisierungen können Mitarbeiter nicht nur normal weiterarbeiten, sondern auch Zeit sparen, um sich auf zusätzliche Aufgaben zu konzentrieren. Mit dem Speichern und Zugreifen auf Dokumente und Daten in cloudbasierten Anwendungen schaffen Sie eine zentrale Anlaufstelle für die Teammitglieder, über die sie auf die neuesten Verkaufszahlen, Kostenabrechnungen oder Marketingpläne zugreifen können. Führungskräfte haben immer Zugang zu den Informationen, die sie gerade benötigen, um kompetente Entscheidungen zu treffen und das Geschäft voranzubringen.
5. Alles im Blick behalten: Geht es in Krisenzeiten um Versicherungsansprüche oder staatliche Unterstützung, ist es wichtig, alle Ausgaben im Zusammenhang mit dem Problem im Blick zu behalten. Sorgfältige Aufzeichnungen tragen dazu bei, Verzögerungen in der Bürokratie zu vermeiden und die Mittel schneller zu erhalten. Legen Sie eine eigene Kontonummer oder Ausgabenkategorie an, um alle zugehörigen Kosten zusammenzuhalten. Es kann nützlich sein, eine zwei- bis dreijährige Grundlinie der Unternehmensleistung zu erstellen, um nachzuweisen, wie sich ein bestimmtes Ereignis auf Ihr Unternehmen ausgewirkt hat. Stützen Sie sich auf das Fachwissen der wichtigsten Experten, die für Ihr Unternehmen arbeiten, wie Anwälte, Versicherungsvertreter und Buchhalter.
6. Robuste Betriebsabläufe einführen: Fängt Ihr Unternehmen an, sich von einer unerwarteten Veränderung zu erholen, lernen Sie aus den Erfahrungen, was gut und was schlecht gelaufen ist. Hat ein wichtiger Prozess versagt oder große Verzögerungen verursacht? Hat das Unternehmen unter dem Ausfall bestimmter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelitten? Sind wichtige Unterlagen oder Geräte verloren gegangen? Haben Sie bei Ihren Kunden Verspätungen oder Fehlbestände gut kommuniziert? Verwenden Sie diese Erfahrungen, um Ihre Standard Operating Procedures (SOP) einschließlich der Notfallpläne zu aktualisieren. Dämmen Sie die Risiken mit Technologielösungen ein, die eine bessere Nachverfolgung der Ausgaben und des Cashflows ermöglichen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern ortsunabhängigen Zugriff auf Dateien, Apps und Informationen und nutzen Sie Echtzeit-Einblicke in Finanzdaten zur schnellen Entscheidungsfindung.
7. Auf Skalierung vorbereiten, wenn alles wieder normal wird: Optimierte Betriebsabläufe und Technologielösungen unterstützen Ihre Teams bei der Skalierung, um sich für den Normalbetrieb zu rüsten oder angemessen auf einen unerwarteten Geschäftserfolg zu reagieren. Der Schlüssel zum Aufbau eines widerstandsfähigen und skalierbaren Unternehmens ist die Identifizierung von Prozessen, die mit mobilen, cloudbasierten Zugriffs- und Automatisierungsfunktionen verbessert werden können. Vereinfachen Sie Aufgaben und fördern Sie ortsunabhängiges Arbeiten, damit sich die Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren können und das Unternehmen voranbringen. Mit automatisierten Kostenabrechnungen können z. B. Außendienstmitarbeiter ihre Belege per Handy-Foto schnell in die Spesenabrechnung einfließen lassen und mehr Zeit mit ihren Kunden verbringen. Durch Rechnungsautomatisierung kann die Buchhaltung manuelle Dateneingaben reduzieren. Fehlende Unterlagen und Eingabefehler gehören somit der Vergangenheit an. Genehmigungsabläufe werden durch automatisierte Workflows und mobilen Zugriff beschleunigt. Die Vorgänge können leicht skaliert werden, um mehr Rechnungen mit derselben Anzahl Mitarbeiter zu verarbeiten. Die Vorteile sind vielfältig: Mit genaueren und zeitnahen Daten wird der Überblick über die Ausgaben und den Cashflow verbessert und Sie halten die Finanzsituation Ihres Unternehmens besser unter Kontrolle.

Plötzliche Veränderungen des Geschäftsklimas aushalten

Um mehr über den Aufbau eines stabilen Unternehmens zu erfahren, das Krisensituationen meistert, lesen Sie unsere vier Schritte zur Kontrolle der Unternehmensausgaben.