Business Case für eine Software zum Ausgabenmanagement entwickeln

Die Frage ist nicht, ob Ihr Unternehmen wachsen will, sondern ob es dazu überhaupt in der Lage ist. Es gibt überzeugende Belege dafür, dass integrierte Technologien für Geschäftsreisemanagement und Kreditorenbuchhaltung Ihr Unternehmen für zukünftiges Wachstum rüsten können. Die Herausforderung besteht darin, einen Business Case für eine Software zum Ausgabenmanagement zu entwickeln. 

Eine einzige, zusammenhängende Plattform für das Ausgabenmanagement verbessert die Effizienz, Kontrolle und Ausgabentransparenz. Sie bietet die nötigen Einblicke, um Chancen zu nutzen, Herausforderungen zu meistern und Ihr Unternehmen zu transformieren und wachsen zu lassen. Das ist eine starke Kombination. Wenn Sie jedoch mit der Erstellung eines Business Case beginnen, sollten Sie besser verstehen, wie das Ausgabenmanagement das Wachstum fördern kann, wie die Technologie für die Kreditorenbuchhaltung Ihre Lösungen für das Geschäftsreisemanagement erweitert, welche Kosten entstehen, wenn Sie nichts unternehmen, und mit welchen Maßnahmen Sie Unterstützung gewinnen und Investitionen rechtfertigen können.  

Wie Ausgabenmanagement und Wachstum zusammenhängen 

Die Verbindung von Software für das Ausgabenmanagement mit einer kohärenten Plattform sorgt für Klarheit, Produktivität, Compliance und andere wichtige Vorteile für das Wachstum Ihres Unternehmens. Mithilfe der Lösungen von SAP Concur, die Menschen und Prozesse zusammenführen, gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil. 

Unsere aktuelle Studie zeigt, dass Unternehmen mit einer integrierten Lösung für das Geschäftsreisemanagement von folgenden Vorteilen profitieren: 

• 21 % Einsparungen bei Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen 
• 20 % Einsparungen bei der Rechnungsbearbeitung 
• 26 % Steigerung der Compliance bei Richtlinien 

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Was ein vernetztes Ausgabenmanagement leistet 

Sie sparen Zeit, vergeuden keine Energie und vermeiden Frustrationen. Ob bei der Reisebuchung, der Einreichung von Belegen oder der Bearbeitung von Rechnungen – Beschäftigte haben eine einheitliche User Experience, anstatt sich durch ein Labyrinth von Anwendungen kämpfen zu müssen. Durch die Automatisierung brauchen Beschäftigte keine Papierbelege mehr nachverfolgen, da Transaktionen automatisch in die Reisekostenabrechnungen einfließen. 

Sie schaffen eine zentrale Datenquelle. Da die Daten reibungslos zwischen den Lösungen übertragen werden, arbeiten Unternehmen mit einer zentralen Finanzdatenquelle. Reisende haben eine Anlaufstelle für Reisebuchungen und die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen; Reiseverantwortliche können die Ausgaben kontrollieren, indem sie auf zeitnah verfügbare Buchungs- und Ausgabendaten zugreifen, und gleichzeitig die Fürsorgepflicht erfüllen.  

Sie kontrollieren die Ausgaben und optimieren Ihren Cashflow. Mit einem vernetzten Ausgabenmanagement erhalten Führungskräfte im Finanzbereich einen Überblick über alle Quellen der Unternehmensausgaben und wissen, wohin ihr Geld fließt. Mit diesen ungefilterten Einblicken können Sie Möglichkeiten zur weiteren Optimierung von Kosten und Cashflow identifizieren.  

Sie erschließen sich eine Welt voller Möglichkeiten. Ihr Unternehmen kann Zahlungsanbieter, fast 400 Reisemanagementunternehmen, NDC- und globale Vertriebsinhalte sowie eine Vielzahl spezialisierter Apps und Services in die Lösung integrieren. 

Sie profitieren von jahrelanger Innovation. SAP-Concur-Lösungen basieren auf riesigen Datenmengen und jahrzehntelanger Erfahrung, was sich in integrierten Innovationen und kontinuierlichen Verbesserungen niederschlägt. So ist beispielsweise KI seit fast einem Jahrzehnt in SAP-Concur-Lösungen eingebettet.  

Mit vollständig integrierten Funktionen für das Ausgabenmanagement ist Ihr Wettbewerbsvorteil nur wenige Klicks entfernt. 

Integriertes Geschäftsreisemanagement und Kreditorenbuchhaltung 

Jede Lösung, die eine Automatisierung des Ausgabenmanagements ermöglicht, kann allein schon Verbesserungen bringen. Aber die Zusammenführung auf einer Plattform vervielfacht den Wert. 

Stärkung der Kontrolle und Compliance 

KI ermittelt genaue Reisekostenschätzungen, während die Beschäftigten durch die In-App-Anleitung zu regelkonformen Entscheidungen geführt werden. Das Unternehmen kann Richtlinien konsequent auf Antrags-, Buchungs-, Reisekostenabrechnungs- und Rechnungsfunktionen anwenden. Dashboards liefern Berichte und Analysen, die praktisch auf Echtzeitdaten basieren. KI-gestützte Prüfungen decken Duplikate und Fehler auf, finden Muster, die Menschen nicht erkennen können, und verhindern Betrug.  

Steigerung der Effizienz und Produktivität 

Beschäftigte können über eine einzige Oberfläche Reisen buchen und Ausgaben genehmigen, erstatten oder analysieren. Anstatt Aufgaben manuell zu erledigen, kann das Finanzteam Prognosen erstellen, Einsparungen aufdecken und Rabatte aushandeln. Anstatt Belege zu sammeln und Reisekostenabrechnungen zu sortieren, können sich Reisende ganz auf den Verkauf und die Kundenbetreuung konzentrieren. 

Mehr Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit und ein wirklich globaler Ansatz 

Die Lösungen von SAP Concur lassen sich problemlos um spezialisierte Tools wie Concur Request, Verify, Invoice Capture und TripIt Pro erweitern. Für spezielle Ausgaben oder regulatorische Herausforderungen bietet unser über 900 Partner umfassendes Partnernetz mit Sicherheit eine Lösung. Die Plattform ist weltweit einsetzbar, deckt über 170 Länder sowie zahlreiche Sprachen, Vorschriften und Währungen ab und entwickelt sich mit Ihrem Unternehmen weiter.  

Wie Sie möglicherweise Wachstumschancen verpassen 

Keine Software für die Ausgabenverwaltung einzusetzen und alles manuell zu verwalten, ist natürlich eine Option. Aber es gibt einen klaren Preis für das Nichtstun: verpasste Chancen und ungelöste Herausforderungen, sodass Ihnen Wachstumschancen entgehen. 

• Künstliche Intelligenz ist auf dem Vormarsch: KI entschlüsselt Belege und Rechnungen, personalisiert Reisen, verhindert Betrug und verbessert Analysen. Der Einsatz von KI basiert jedoch auf Automatisierung. Ohne das eine können die Unternehmen nicht vom anderen profitieren.  
• Ausgaben verändern sich: Das Wie, Wo und Was der Ausgaben hat sich durch Remote- und Hybrid-Arbeit verändert. Kosten für Schreibtische, Internet und andere Posten tauchen jetzt im Rahmen von Zuschussprogrammen auf den Kreditkarten auf. Mehrere Reisebuchungskanäle konkurrieren mit unternehmenseigenen Tools um Aufmerksamkeit. Beschäftigte bevorzugen Flexibilität und verbraucherfreundliche Tools. All dies stellt Ihre Kontroll-, Kosten- und Altsysteme auf die Probe, bremst Sie letztendlich aus und hemmt das Wachstum. 
• Steuern und Compliance sind im ständigen Wandel: Steuerbehörden erwarten Geld und Compliance und setzen bei der Durchsetzung ihrer Forderungen zunehmend auf digitale Lösungen. Dank Automatisierung und KI können Sie in mehreren Rechtssystemen auf dem Laufenden bleiben und steuerpflichtige Arbeitgeberleistungen und Umsatzsteuern verwalten. Sie haben zudem die Möglichkeit, einen höheren Prozentsatz der anfallenden Umsatzsteuer zurückzufordern. 

Cases für Geschäftsreisemanagement & Kreditorenbuchhaltung erstellen

Mit der zunehmenden Bedeutung der Finanzabteilung in den letzten Jahren wächst auch die Verantwortung für die Zusammenarbeit. Das gilt auch für die Erstellung eines Business Case für eine Software zum Ausgabenmanagement. 

Die Einbeziehung von Stakeholdern ist sehr wichtig. Beginnen Sie mit dem Aufbau eines Business Case für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung oder integrierte Lösungen für das Geschäftsreisemanagement. Befragen Sie die Verantwortlichen für Finanzen, Kreditorenbuchhaltung, Reisen, IT und Personalwesen zu ihren Bedürfnissen und Frustrationen mit dem Status quo. Holen Sie auch die Meinung derjenigen ein, die die Technologie tagtäglich nutzen, denn sie haben Perspektiven, die den Führungskräften möglicherweise fehlen.  

Erstellung des Business Case für verschiedene Zielgruppen 

Seien Sie flexibel, wenn Sie Unterstützung suchen. Passen Sie Ihre Botschaften an, für: 

• Führungskräfte, die Reisekostenabrechnungen überprüfen. 
• Reisemanager, die sowohl Reisende als auch die Unternehmensführung zufriedenstellen wollen. 
• Finanzteams, die unter unzureichender Transparenz, Kostenkontrolle und Richtlinienverwaltung leiden. 
• Teammitglieder der Kreditorenbuchhaltung, die nach Details suchen, von Routineaufgaben gelangweilt sind und hoffen, Skonto für frühzeitige Bezahlung zu erhalten. 
• IT-Profis, die sich um die Implementierung, Integration, Sicherheit und die Ressourcen, die für all das benötigt werden, kümmern. 
• die Führungsetage, die letztlich das Gesamtbild und die Rendite betrachtet. 

Fünf Schritte zur Erstellung eines Business Case zur Automatisierung 

1. Erklären Sie den Unterschied zwischen einfacher Digitalisierung – z. B. Tabellenkalkulationen und elektronische Zahlungen – und vollständig vernetzten cloudbasierten Lösungen, die eine zeitnahe Ausgabentransparenz bieten. 
2. Beurteilen Sie die Leistung aktueller Lösungen und legen Sie Benchmarks fest. Mit diesen Informationen können Sie Effizienz, Kosten- oder Arbeitseinsparungen, Produktivitätssteigerungen und andere Aspekte, die sich auf den ROI auswirken, nachweisen. Achten Sie darauf, weichere Kategorien wie die Zufriedenheit der Beschäftigten oder die Risikominderung nicht zu übersehen. 
3. Informieren Sie sich darüber, was externe Analysten und Experten zu bestimmten Lösungen sagen, sodass Sie fundierte Vergleiche anstellen und Anbieterempfehlungen aussprechen können. 
4. Zeigen Sie auf, wie flexibel, erweiterbar, skalierbar und einfach zu implementieren automatisierte Lösungen sind und wie sie global eingesetzt werden können. 
5. Bringen Sie die Vorteile der Automatisierung des Ausgabenmanagements mit den höchsten Prioritäten Ihres Unternehmens in Einklang, sei es Wachstum, Effizienz, Nachhaltigkeit, Risikominderung, Employee Experience oder alles zusammen. 

Nur große Unternehmen profitieren von Ausgabenmanagement-Software? 

Einige Unternehmen mit separaten Lösungen für das Ausgabenmanagement haben immer noch Silos, da die Lösungen nicht miteinander oder mit einem ERP-System verbunden sind. Andere Unternehmen denken, sie seien zu klein für verwaltete Reiseprogramme. Das ist angesichts der potenziellen Kosten und Risiken, die ein Verzicht mit sich bringt, wahrscheinlich nicht der Fall. 

Kleinere Unternehmen sollten prüfen, ob ihr derzeitiger Ansatz:

• Kontrolle bietet und Reisende zu den besten Tarifen führt, Compliance zur einfachen Wahl macht, Rabatte einholt und das Beste aus den Mitteln herausholt. 
• die Zeit der Reisenden vergeudet, da sie für die Buchung zwischen verschiedenen Websites wechseln müssen, um Flüge, Unterkünfte und Mietwagen zu finden. 
• die Sicherheit gefährdet, weil Reisende bei Problemen nicht leicht auffindbar sind und es keine Möglichkeit gibt, sich über Gesundheitsprobleme, Naturkatastrophen und Krisenherde auszutauschen. 

Fazit: Business Case für eine Software zum Ausgabenmanagement

Dieser Blogbeitrag soll verdeutlichen, dass die SAP-Concur-Lösungen nicht nur Prozesse optimieren, sondern auch die Erstellung eines Business Case für Investitionen und Innovationen vereinfachen, mit denen das Wachstum Ihres Unternehmens vorangetrieben werden kann. Belege und ein systematischer Ansatz sind unerlässlich, wenn man sich für eine Software für das Reise- und Ausgabenmanagement einsetzt.