Die Einführung der E-Rechnung: So geht es weiter

Digitalisierte Prozesse sind längst Alltag für moderne Unternehmen. Mit dem Wachstumschancengesetz kommt nun ein weiterer entscheidender Schritt: die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Für viele Unternehmen bedeutet dies Anpassungen in bestehenden Systemen und Prozessen. Gleichzeitig bietet die E-Rechnung neue Möglichkeiten für Unternehmen, Rechnungsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten. Was ändert sich durch die E-Rechnung und welche Bedeutung hat sie für Unternehmen? Und wie geht SAP Concur mit der Neuerung um? Die wichtigsten Antworten zu E-Rechnungen und Geschäftsreisemanagement im Überblick: 

Das Wachstumschancengesetz – ein Schritt zur Digitalisierung 

Das Wachstumschancengesetz setzt neue Maßstäbe für die Digitalisierung und Effizienz in der deutschen Wirtschaft. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung auch im B2B-Bereich Pflicht. Ziel ist es, den Austausch von Rechnungen durch einheitliche Vorgaben zu vereinfachen und zu beschleunigen. Standardisierte Prozesse und Formate ermöglichen es Unternehmen, ihre administrativen Abläufe zu verschlanken und zu automatisieren. Damit schafft das Gesetz eine solide Grundlage für ein modernes, digitales Rechnungswesen. Außerdem stärkt es die Wettbewerbsfähigkeit der Wirtschaft in Deutschland. 

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung ermöglicht allen Beteiligten einer Transaktion die elektronische Übermittlung, den Empfang und die Weiterverarbeitung von Rechnungsinformationen. Die Informationen werden in einem maschinenlesbaren, strukturierten Format dargestellt. In Deutschland werden vor allem die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD genutzt, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen.  

Die EU verfolgt mit dieser Richtlinie das Ziel, die elektronische Rechnungsstellung zu standardisieren und grenzüberschreitende Transaktionen in Europa zu erleichtern. Gleichzeitig fördert sie die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Behörden und Regierungen (B2B, B2G und G2G) und unterstützt so den Aufbau einer harmonisierten, digitalen Wirtschaft. 

Welche Neuerungen bringt das Wachstumschancengesetz zur E-Rechnung? 

Mit den neuen Regelungen des Wachstumschancengesetzes ändert sich die bisherige Praxis der Rechnungsstellung schrittweise. Verkäufer konnten bislang für jede Transaktion einen Papierbeleg ausstellen und elektronische Rechnungsformate erforderten eine vorherige Vereinbarung zwischen Käufer und Lieferant. Ein einfaches PDF galt ebenfalls als gültige Rechnung, selbst wenn es keine strukturierten Daten enthielt. 

Zukünftig wird der Prozess flexibler, aber auch verbindlicher. Ein PDF ohne strukturierte Daten wird künftig nicht mehr als zulässige E-Rechnung anerkannt. Lieferanten können künftig E-Rechnungen für einzelne Transaktionen ausstellen, ohne vorher die Zustimmung des Käufers einzuholen. Käufer und Lieferanten müssen sich jedoch auf einen Übermittlungsweg einigen, wobei laut Bundesfinanzministerium auch eine E-Mail-Adresse als zulässiger Kanal gilt. 

Wie sind die Fristen für die Umsetzung des Wachstumschancengesetzes? 

Das Wachstumschancengesetz führt die obligatorische Nutzung der E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland schrittweise ein, mit vollständiger Umsetzung bis 2028. Dieser mehrstufige Ansatz erleichtert Unternehmen den Übergang und gibt ihnen Zeit, ihre Systeme und Prozesse entsprechend anzupassen: 

• Ab Januar 2025: Lieferanten dürfen elektronische Rechnungen ohne vorherige Zustimmung des Käufers ausstellen. Käufer müssen dann in der Lage sein, Rechnungen im Format der EU-Norm EN 16931 zu empfangen.  
• Ab Januar 2027: Lieferanten mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro sind verpflichtet, ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen. Papier- oder PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig. Das EDI-Verfahren bleiben erlaubt, sofern die Rechnungen EN 16931-konform sind. 
• Ab Januar 2028: Alle Lieferanten müssen elektronische Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen verwenden. Andere Formate sind dann nicht mehr zulässig. 

Während der Übergangsfrist können Rechnungen weiter auf Papier oder als einfache PDF-Datei ausgestellt werden. Die neuen Regelungen gelten jedoch nicht für alle Transaktionen: Tickets für den persönlichen Transport, zum Beispiel Fahrkarten für den Zug, sowie Kleinbetragsrechnungen mit einem Transaktionswert unter 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen, ebenso Rechnungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. 

Wer ist von der neuen Regelung betroffen? 

Die Regelungen betreffen im Wesentlichen alle Unternehmen, die inländische B2B-Transaktionen in Deutschland durchführen. Besonders in Bereichen wie Reise und Spesen (z. B. Hotel- oder Parkquittungen) können Transaktionen weiterhin als B2C-Transaktionen klassifiziert werden. In diesen Fällen wird auch erwartet, dass Anbieter von Menschen lesbare Quittungen ausstellen werden und keine E-Rechnungen. Aufgrund der Übergangsfristen und der entsprechenden Ausnahmen dürften die unmittelbaren Auswirkungen für viele Unternehmen überschaubar bleiben. 

Wie begleitet SAP Concur die Umstellung auf E-Rechnungen? 

SAP Concur beobachtet die Entwicklungen rund um die Einführung der E-Rechnung genau und unterstützt seine Kunden bei der Umsetzung. Um den neuen Anforderungen gerecht zu werden stellen wir Schritt für Schritt weitere Funktionen zur Verarbeitung von E-Rechnungen zur Verfügung. Wir informieren unsere Kunden über neue Funktionalitäten und notwendige Anpassungen der SAP-Concur-Lösungen. 

E-Rechnung als Chance und Herausforderung 

Die Einführung der E-Rechnung markiert den Anfang eines bedeutenden Fortschritts in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Sie ermöglicht Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, Papier- und Druckkosten zu sparen und manuelle Fehler durch automatisierte Abläufe zu minimieren. Mit klaren Übergangsfristen und praxisnahen Lösungen wie den Tools von SAP Concur können Unternehmen den Übergang erfolgreich meistern. Das Wachstumschancengesetz zeigt, wie Digitalisierung die Wettbewerbsfähigkeit stärkt und langfristig den Wirtschaftsstandort Deutschland sichert. Wer die Chancen erkennt und die Herausforderungen aktiv angeht, kann nachhaltig profitieren.