Der beste Zeitpunkt für einen Reisekosten-Audit

Die Prüfung von Reisekostenabrechnungen hat in Ihrem Unternehmen nicht immer erste Prio und das Thema Auditierung wirft viele Fragen auf – zumal es je nach Branche, Unternehmensphilosophie und -kultur sehr unterschiedlich angegangen werden kann?

Mit unserer Serie zum Thema Auditierung möchten wir Ihnen Einblicke in Best Practices geben und zwar in den Bereichen:

• Auditierungszeitpunkt: Wann sollte das Audit stattfinden?
• Auditierungsgegenstände: Was sollte geprüft werden?
• Auditierungsgründe: Warum sollten Sie ein Audit durchführen?

Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Audit?

Viele Unternehmen setzen, um Betrug oder Rechtswidrigkeiten entgegenzuwirken, interne Audits oder externe Auditdienstleister an. Wie effektiv diese sind, hängt unter anderem vom Zeitpunkt ab, an dem Reisekostenabrechnungen geprüft werden.

Generell kann ein Audit an drei entscheidenden Zeitpunkten stattfinden:

• Vor der Genehmigung der Abrechnung durch den Vorgesetzten
• Nach der Genehmigung
• Nach der Auszahlung der angefallenen Reisekosten

Die Mehrzahl unserer Kunden führt Audits vor der Genehmigung durch den Vorgesetzten durch. Dieses Vorgehen unterstützt eine lückenlose Kontrolle der Abrechnungen und vermeidet, wertvolle Zeit durch die Bearbeitung ungenauer und unvollständiger Abrechnungen zu verlieren. 

Nur ein Fünftel ordnet die Prüfung erst nach der Auszahlung an. Diese Ausnahmen bilden meist Unternehmen, deren Reisekosten- und Spesenprogramme etabliert sind. 

Ist die Genehmigung ein Muss?

Diese Frage handhaben Unternehmen unterschiedlich: Knapp zwei Drittel der Kunden, die wir für unser eBook „Best Practices für die Auditierung von Reisekostenabrechnungen“ befragt haben, geben ausdrücklich an, dass Vorgesetzte jede Reisekosten- und Spesenabrechnung freigeben müssen:

Best Practices für die Auditierung von Reisekostenabrechnung

Das E-Book gibt Praxistipps basierend auf Reisekosten-Audit-Best Practices von mehr als 36.000 SAP-Concur-Kunden weltweit.

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Bei fast einem Zehntel der Unternehmen ist eine Genehmigung nur dann erforderlich, wenn die Ausgaben einen bestimmten Betrag übersteigen. In anderen Fällen muss der Vorgesetzte nur dann eine Reisekostenabrechnung genehmigen, wenn die Ausgaben nicht den Reisekostenrichtlinien entsprechen.

Je früher desto besser

Wir empfehlen: Verzichten Sie nicht auf eine Prüfung der Reisekostenabrechnungen und nehmen Sie die Prüfung vor der Genehmigung der Abrechnung durch. Eine frühe Prüfung ermöglicht es Ihnen, schnell auf vorschriftswidrig eingereichte Abrechnungen zu reagieren. Zudem werden so nicht nur die Anzahl der abgelehnten Abrechnungen, sondern auch schwierige Rückforderungsprozesse für bereits gezahlte Beträge reduziert. Das vereinfacht nicht nur den Genehmigungsprozess an sich, sondern beschleunigt auch die Rückerstattung der Ausgaben.

Eine weitere empfehlenswerte Maßnahme ist die Einführung eines Systems, das auf gegenseitiger Kontrolle beruht – idealerweise sollte es die Möglichkeit einschließen, dass Korrekturen an der Abrechnung vorgenommen werden können, bevor diese endgültig eingereicht wird.

Mit einer solchen Vorgehensweise kann ein Prozess gestaltet werden, in dem eine zusätzliche Prüfung nach der Auszahlung nicht mehr erforderlich ist. 

Weitere Informationen zum Thema Audit

Unser eBook ”Best Practices für die Auditierung von Reisekostenabrechnungen“ gibt einen Einblick über den gesamten Auditierungsprozess. Das Prüfen Ihrer Abrechnungen können Sie auch an uns auslagern. Dieses Video gibt Ihnen einen Einblick hinter die Kulissen unseres Auditteams. Oder besuchen Sie einfach unsere neue Audit-Seite.