Mitarbeiterzufriedenheit steigern und Spesenbetrug vorbeugen

Was haben das Überfahren roter Ampeln und Spesenbetrug gemeinsam? Die Antwort: Obwohl fast jeder weiß, dass beides nicht rechtens ist, tun es viele trotzdem. Und das aus verschiedenen Gründen: um Zeit zu sparen, weil es jeder macht oder weil es vermeintlich niemandem schadet.

Das mögen auch viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so sehen. Für Arbeitgeber ist Spesenbetrug aber ein echtes Problem. Wie schnell sich einzelne Schummeleien zu hohen Beträgen summieren können, zeigt die aktuelle SAP-Concur-Studie „Die verdeckten Kosten von Spesenbetrug und Compliance-Verstößen". Aus ihr geht hervor, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Deutschland einen Spesenbetrug von bis zu 106 Euro für akzeptabel halten. Und so haben viele Befragte in der Vergangenheit schon einmal Kilometerkosten aufgerundet (42 %) oder private Restaurantrechnungen zur Rückerstattung eingereicht (30 %).

Trotz der finanziellen Auswirkungen und personellen Aufwände, die solche Betrugsfälle verursachen, verfügen viele Unternehmen noch nicht über geeignete Verfahren zur Vorbeugung und Aufdeckung von Spesenbetrug. Während intelligente Lösungen zur automatisierten Betrugserkennung Finanzverantwortliche entlasten können, nehmen Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenfalls eine wichtige Rolle im Umgang mit Spesenbetrug ein. In diesem Beitrag geben wir vier Tipps, wie HR-Verantwortliche durch die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und die richtige Aufklärung Spesenbetrug vorbeugen:

1. Im Dialog Informationen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewinnen

Was als gültige oder betrügerische Abrechnung einzuordnen ist, hängt von der jeweiligen Reisekosten- bzw. Ausgabenrichtlinie ab. Diese unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Die Studienergebnisse zeigen, dass die Richtlinien für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur schwer zu verstehen sind – teilweise auch für diejenigen, die sie aufstellen.

Hinzu kommt, dass nur etwa ein Drittel der Befragten die Reisekostenrichtlinien ihres Unternehmens als fair empfindet (35 %). Viele sehen in einer leicht "optimierten" Spesenabrechnung einen Ausgleich für nicht bezahlte Überstunden (22 %) oder „verlorene“ Zeit auf Geschäftsreise (17 %). 18 % der Befragten in Deutschland sind zudem der Meinung, dass die Summe so gering ist, dass sie keinen Schaden für das Unternehmen anrichtet.

Um hier Abhilfe zu schaffen, sollten Unternehmen in den direkten Austausch mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern treten. Auf diese Weise können sie potenzielle Problemfelder und Wissenslücken erkennen, die bestehenden Reisekostenrichtlinien unter Berücksichtigung der tatsächlichen Bedürfnisse ihrer Angestellten überprüfen und die Kommunikation rund um die Thematik optimieren.

2. Schulungen durchführen und für Risiken sensibilisieren

Obwohl deutsche Unternehmen auch schon durch kleine Schummeleien bei der Spesenabrechnung jährlich rund 13.966 Euro verlieren können, haben bisher nur 37 % von ihnen Schulungen zur Sensibilisierung und Prävention für ihre Angestellten durchgeführt. Angesichts der Tatsache, dass viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Richtlinien ihres Unternehmens nicht verstehen und den Eindruck haben, ihr Arbeitgeber kümmere sich nicht vernünftig um die Regelungen, ist die Bedeutung proaktiver Aufklärung nicht zu unterschätzen.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Travel Manager und Finanzteams angemessen geschult sind und genau wissen, welche Verhaltensmuster als Spesenbetrug einzustufen sind. Darüber hinaus sollten sie klare, leicht verständliche unternehmensweite Richtlinien darüber aufstellen, was in Bezug auf die Abrechnung von Mitarbeiterausgaben erlaubt ist und was nicht. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten zudem in regelmäßigen Abständen über die aktuell geltenden Richtlinien informiert und hinsichtlich der Risiken für Unternehmen und Mitarbeitende sensibilisiert werden. In diesem Rahmen sollten sie auch die Möglichkeit erhalten, offene Fragen zu klären. Auf diese Weise können Arbeitgeber sicherstellen, dass alle auf derselben Seite stehen und die Vorschriften eingehalten werden.

3. Technologieoffenheit fördern

Das Vorgehen gegen Spesenbetrug ist für Travel Manager und Finanzteams sehr zeitaufwändig. Viele von ihnen verlassen sich auf komplizierte und veraltete manuelle Verfahren, um geschönte Anträge zu erkennen. Nur eine Minderheit nutzt hierbei bisher das Potenzial von Automatisierung. Dabei kann künstliche Intelligenz (KI) helfen, alltägliche Prozesse zu automatisieren und den Verantwortlichen so Zeit für wertschöpfende Aufgaben – wie beispielsweise die Schulung und Aufklärung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – verschaffen. Sie kann zudem dabei unterstützen, Muster zu erkennen, um betrügerische Aktivitäten frühzeitig aufzudecken und künftig zu vermeiden.

Auch hier beweist die Studie, wie wichtig es ist, sich Bedenken von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anzuhören und zu den präventiven technischen Maßnahmen transparent zu kommunizieren. Denn viele scheinen dem Einsatz von KI-Tools mit Blick auf die Datensicherheit noch skeptisch gegenüberzustehen (50 %). Diese Bedenken ernst zu nehmen und zu den verwendeten Tools aufzuklären, ist entscheidend für den erfolgreichen Umgang mit Spesenbetrug im Unternehmen.

4. Eine Unternehmenskultur fördern, die betrügerisches Verhalten ablehnt

Im Hinblick auf die Unternehmenskultur sind zwei Aspekte zu berücksichtigen. Der erste ist der monetäre Ausgleich für empfundene Zusatzbelastungen: Einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden es in Ordnung, geschönte Abrechnungen einzureichen, weil sie aus ihrer Sicht nicht angemessen vergütet oder anerkannt werden.

Es gibt jedoch auch nicht-monetäre Anreize, die Angestellten das Gefühl vermitteln können, dass ihre Arbeit geschätzt und gewürdigt wird. Denkbar sind beispielsweise Ausgleichstage für erbrachte Überstunden oder ein Upgrade bei der nächsten Geschäftsreise. Außerdem ist eine positive, auf Fairness bedachte, Unternehmenskultur eine gute Grundlage, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für betrügerisches Verhalten zu sensibilisieren. Sie macht Angestellte empfänglicher für Schulungen und erhöht die Akzeptanz für neue Lösungen und Prozesse, die Unternehmen zu Höchstleistungen verhelfen.
 

Sie möchten mehr zum Thema Spesenbetrug erfahren? Der Studienreport „Die verdeckten Kosten von Spesenbetrug und Compliance-Verstößen“ steht hier zum Download bereit:

Die verdeckten Kosten von Spesenbetrug und Compliance-Verstößen

Dieser Report bietet Ihnen forschungsbasierte Einblicke in die Einstellung zu Spesenbetrug, die damit verbundenen Risiken und die vielen Herausforderungen, denen sich Reisemanager und Finanzmanager gegenübersehen.

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