Management von Geschäftsreisen: Der Einfluss der Krise

Aufgrund der Pandemie reisen Menschen seit Monaten deutlich weniger, auch wenn die Sehnsucht nach Reisen immer größer wird. Und auch im Bereich Geschäftsreisen wird nichts mehr so sein, wie es mal war. Doch wie wird die Zukunft der Geschäftsreisen aussehen, wenn das Reisen nach der Krise wieder möglich ist?

Gedanken zum New Normal bei Geschäftsreisen

• Pandemie ein Katalysator für Entwicklungen: Die Pandemie fungiert mehr und mehr als Katalysator für Entwicklungen, die zum Teil bereits eingesetzt hatten: die Digitalisierung und damit zusammenhängend die Automatisierung von Prozessen sowie ein Bewusstsein für Nachhaltigkeit und Corporate Social Responsibility.
• Bedeutung von Geschäftsreisen: Geschäftsreisen sind auch trotz voranschreitender Digitalisierung kein Relikt der Vergangenheit, denn keine Technologie kann die reale Begegnung von Menschen ersetzen. Persönliche Meetings werden weiterhin für etliche Business-Anlässe unverzichtbar bleiben, denn diese ermöglichen ein echtes Vertrauensverhältnis und wirkliche Beziehungen.
• Wandel im Reisemanagement: Unternehmen werden sich nach den Erfahrungen in der Pandemie sicherlich zukünftig häufiger fragen, ob eine Geschäftsreise sinnvoll ist oder nicht. Im Falle einer Reise werden dann neben den Kosten vor allem die Aspekte Sicherheit der Reisenden und Nachhaltigkeit stärker in den Fokus rücken. Eine zentraler Bedeutung werden hier die Reiserichtlinien im Unternehmen bekommen, die einen reibungsloses Reisemanagement für alle beteiligten Abteilungen ermöglichen sollen.
• Problem mit der Zettelwirtschaft: Manuelles Erfassen von Belegen für Geschäftsreisen bedeutet einen immensen Aufwand und sorgt für einen verlängerten Rückerstattungsprozess. Deutlich schneller und einfacher geht es, wenn Belege unmittelbar und digital erfassen werden können, vollständig ohne Papierbelege.
• Die richtige Reisekosten-Software: Im Idealfall unterstützt die Reisekosten-Lösung sämtliche Aufgaben entlang des gesamten Reisemanagement: von der Genehmigung und der Buchung über die Erfassung der Belege bis zur Abrechnung und Rückerstattung. All das leistet SAP Concur mit den beiden Modulen Concur Travel und Concur Expense, die nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft integriert werden können.

Da aktuell wenig Geschäftsreisen stattfinden, ist der Zeitpunkt für die Einführung einer Reisemanagementsoftware optimal. Zum einen sind in Unternehmen momentan Mitarbeiter-Kapazitäten frei, um das Projekt zur Einführung der neuen Lösungen zu unterstützen. Zum anderen erleichtert die aktuell ruhige Phase die Umstellung der Reisenden auf das neue Tool. Viele Unternehmen haben diesen Vorteil erkannt und bereiten die Implementierung bereits vor.