Wie kleine Unternehmen von Spesenrichtlinien profitieren

Unternehmen müssen sich heute ständig wechselnden Herausforderungen stellen, um erfolgreich zu bleiben. Dabei gilt es, flexibel zu sein und immer die eigenen Ausgaben im Blick zu behalten – sowohl vor Ort als auch bei den Reiskosten. Klare Richtlinien für die Kostenerstattung helfen dabei, die Verwaltung Ihrer Ausgaben zu erleichtern und Ihr Unternehmen voranzubringen.

Das gilt auch für kleinere Teams, denn selbst Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden profitieren erheblich von einer Spesenrichtlinie. Einen noch größeren Vorteil hat, wer von einem manuellen Verwaltungsprozess zu einer automatisierten, cloudbasierten Lösung wechselt. So werden Fehler, Risiken und Kosten reduziert sowie die Prozesseffizienz gesteigert. Doch lassen Sie uns zunächst die wichtigsten Fragen klären.

Was ist eine Spesenrichtlinie? 

Kurz gesagt: Eine Spesenrichtlinie sorgt für Transparenz – für das Unternehmen und die Mitarbeitenden. Sie verdeutlicht, welche Regeln in Bezug auf Spesen gelten, wo die Verantwortungen liegen und welche Erwartungen bestehen. Sie umfasst alle wichtigen Arten von Ausgaben und ist trotzdem einfach und übersichtlich, damit Ihr Team sie auf einen Blick verstehen kann. Zudem sollte die Spesenrichtlinie regelmäßig aktualisiert werden und sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln.

Wozu dient eine Spesenrichtlinie?

Eine effektive Spesenrichtlinie sorgt für eine bessere interne Kommunikation und klärt wichtige Fragen:

1. Wer muss die Richtlinie befolgen?
2. Welche Spesenkategorien sind erlaubt?
3. Wie werden Spesenabrechnungen eingereicht, geprüft und genehmigt?
4. Wie funktioniert das Erstattungsverfahren und wie lange dauert es?
5. Wie läuft das Verfahren zur Anfechtung einer Spesengenehmigung?
6. Wie hält man sich an die Richtlinie und was passiert, wenn man sie nicht befolgt?
7. Wie reagiert das Unternehmen auf Bestechung, Betrug und Korruption?

So wird eine Spesenrichtlinie aufgesetzt

Die Erstellung einer professionellen Spesenrichtlinie zahlt sich aus. Denn Sie behalten die Kontrolle über Ihre Kosten und fördern gleichzeitig das Verantwortungsbewusstsein Ihrer Mitarbeitenden. Einen hilfreichen Einstieg bieten unsere 10 Tipps für die Erstellung einer Reiserichtlinie.

Leitfaden: 10 Tipps für die Erstellung einer Reiserichtlinie

Sorgen Sie für klare Vorgaben, welche Mitarbeiterausgaben abgerechnet werden dürfen - und was dabei zu beachten ist. Auch in Zeiten von Home-Office.

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Je besser Ihr Team die Vorteile einer Spesenrichtlinie nachvollziehen kann, desto besser wird sie eingehalten. Daher sollte Ihre Richtlinie folgende Punkte enthalten:

• Erläuterung des Nutzens: Warum gibt es das Dokument und auf welchen grundlegenden Regeln basiert es.
• Erwartungen und Compliance: Wie Ihr Unternehmen Ihren Mitarbeitenden dabei hilft, Spesen zu beantragen; was die Mitarbeiter tun müssen, um eine Erstattung zu erhalten und wie mit Verstößen umgegangen wird.
• Umgang mit Betrug, Bestechung und Korruption: Welche Haltung vertritt Ihr Unternehmen in diesen Fällen?
• Unklarheiten ausräumen: Machen Sie deutlich, wer Ausgaben genehmigt und wer sie bezahlt.

Ein der wichtigsten Aufgaben einer Richtlinie ist, zu verdeutlichen, welche Arten von Spesen erstattet werden und welche nicht. Hier sind einige der gängigsten Ausgaben:

• Homeoffice / Arbeit von außerhalb des Unternehmens
• Reisen
• Kosten für Kommunikations-Verbindungen
• Transport

Diese Kosten werden üblicherweise nicht erstattet:

• Persönliche, nicht arbeitsbezogene Ausgaben
• Bußgelder fürs Parken
• Gebühren für die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio
• Persönliche Kreditkartengebühren
• Beschädigung oder Diebstahl von persönlichem Eigentum während einer Geschäftsreise

Es geht noch mehr: Automatisierte Lösungen für effizientere Unternehmen

Die Implementierung einer Spesenrichtlinie ist ein wichtiger Schritt für eine nachhaltigere Kostenverwaltung. Doch eine manuelle, papierbasierte Erfassung ist erst der Anfang. Denn mit einer automatisierten, cloudbasierten Lösung können Sie Ihren Spesenverwaltungsprozess deutlich vereinfachen und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern.

Mit Concur Expense können Ihre Mitarbeitenden Spesenabrechnungen ganz einfach über eine hervorragend bewertete App einreichen. Sie werden dann automatisch geprüft und genehmigt. Einfacher geht es nicht. Dank einem benutzerfreundlichen Dashboard bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand und erhalten einen Überblick darüber, was wo ausgegeben wird. So unterstützt Sie das automatisierte System dabei, Ihre Spesenrichtlinie umzusetzen, Risiken zu vermeiden und alle Anforderungen Ihres wachsenden Unternehmens im Auge zu behalten.