Der Weg in die ERP-Cloud mit S/4HANA und SAP-Concur-Lösungen

Die digitale Transformation ist im vollen Gange und viele Unternehmen, die den Schritt von ECC zu S/4HANA noch nicht begonnen haben, bereiten das Projekt vor, um u.a. auch die Finanzbuchhaltungssoftware in die nächste Generation upzugraden. Die folgenden Hinweise und Best Practices sollen Aufschluss geben, über die ersten Migrationsprojekte, die wir (SAP Concur Services – Implementierung/Consulting) begleitet haben und welche Erkenntnisse wir daraus gewonnen haben.

Testumgebung Ja oder Nein und wenn, ja wie viele?

Zunächst einmal stellt sich die Frage, ob man die Konfiguration, welche S/4HANA in SAP Concur vorbereitet in der Produktion direkt vornehmen soll, nämlich auf einer Testumgebung (im nachfolgenden als Original Testumgebung benannt), welche die Produktion spiegelt oder auf einer zweiten Testumgebung, da beispielsweise auf der Original Testumgebung ein Concur Länderrollout parallel stattfindet. Hierzu muss man wissen, dass alle drei Szenarien denkbar sind. Die Vorteile einer Testumgebung sind, dass zunächst im Original Testsystem validiert werden kann, ohne zusätzliche Konfiguration in der Produktion aufbauen zu müssen, welche sich parallel zum Live Betrieb bewegt. Das bedeutet: Konfigurationen können im Original Testsystem validiert werden und nach positivem Abschluss auf die Produktion übertragen werden. Beim Übertragen hält man die Produktion an. Dies geschieht durch einen Blackout, bei dem die User für 1-2 Tage das System nicht benutzen.

Oder man baut parallele Strukturen auf zum Beispiel einen zweiten Ledger oder ein zweites Mitarbeiterprofilformular, um dann in der Nacht zu switchen und den Betrieb fortlaufend zu halten. Ein zweites Testsystem kann dann Sinn machen, wenn man mittels dem Original Testsystem die Produktion „safeguarden“ möchte. Damit ist man immer in der Lage Elemente aus der Produktion zu replizieren beispielsweise Fehler oder für den laufenden Betrieb Anpassungen vorzunehmen. Ändert sich, wie dieses Jahr geschehen, die Umsatzsteuer, so kann dies zunächst im Originalen Testsystem konfiguriert und getestet werden und anschließend auf Produktion übertragen werden. Das zweite Testsystem kann also für weitere Länderrollouts oder für die S/4HANA Vorbereitungsmaßnahmen benutzt werden.

Best Practice Testumgebung

Wir empfehlen das Handling mit nur einer Original Testumgebung. Eine zweite ist zwar cleaner, aber der Aufwand steht oft nicht im Verhältnis zum Nutzen, da Konfigurationen immer noch manuell implementiert werden müssen. Mit der notwendigen Sorgfaltspflicht kann der Switch durchaus mit einer einzigen Testumgebung bewältigt werden.

Weitere Erkenntnisse – so schöpfen Sie die neuen Möglichkeiten optimal aus

Neben dem Umgang mit Testumgebungen, haben unsere ersten Migrationsprojekte weitere wichtige Punkte sichtbar gemacht, die in der Übergangsphase bedacht werden sollten und das Zusammenspiel der beiden Lösungen wertschöpfend optimieren:

Veränderte Kontenrahmen in S/4HANA

Wir durften feststellen, dass sich der Kontenrahmen bei Umstellung von ECC auf S/4HANA ändern kann. Dazu sei ein Ledger in SAP Concur vorzubereiten, welches neue GL Account Codes enthalten kann. Von der Nutzung der Symbolic Account Codes wird abgesehen. Symbolic Account Codes sind Platzhalter, welche in der Vergangenheit die echten GL Account Codes provisioniert haben. Das heißt: Statt beispielsweise Expense Type Hotel 720000 hat man es symbolisch mit C01 deklariert. Die Auflösung von C01 zu 720000 geschah dann in den Backend Systemen von SAP. Unsere Erfahrung zeigt, dass es mit S/4HANA mehr Sinn ergibt gleich die richtigen GL Account Codes in SAP Concur einzupflegen.

BADI

BADI steht für Business AddIn und wird dann im Produkt SAP Integration with Concur Solutions zu SAP Concur benutzt, wenn bestimmte Original-Funktionen in SAP Concur nicht möglich sind. Es ist eine der wenigen Möglichkeiten in einer absichtlich Standard gehaltenen Cloud Software etwas dazu zu programmieren. Es gibt Kunden, die möchten zum Beispiel hunderte von Transaktionszeilen aus einem Concur Expense Report zusammenfassen (Accountants nennen das auch Aufwandskonten verdichten). Da dies nicht möglich ist und SAP Concur jede Transaktion innerhalb eines Expense Reports einzeln auflistet, geschieht dies mittels BADI im Produkt der SAP Integration with Concur Solutions. Hier gibt es folgende Varianten von S/4HANA Cloud:

• Essential – fast keine Möglichkeiten BADIs zu nutzen
• Extended – Einige BADIs möglich, fast ähnlich zu S/4HANA On Premise

Mitarbeiter Stammdaten

Bei S/4HANA Cloud kommen die Daten aus Employee Central (SAP SuccessFactors). Somit empfiehlt sich ein Brückenprogramm zu nutzen mittels Flatfiles/WebServices. In Zukunft wird der Masterdata Service bei der Replikation der Daten helfen.

Organisationsstruktur und Level für das Verbuchen von Reisekosten

Von den bekannten sieben Standard-Levels bei S4/HANA On Premise werden in der S/4HANA Cloud Variante 4+1 Levels empfohlen (max. 5 Level supported). 4+1, da es vier Standard Level sind und das ERP als fünftes Level dazu kommt. Denn wir haben auch Kunden, die in einigen Ländern noch nicht SAP ERP Systeme benutzen:

• ERP (S/4HANA Cloud)
• Country (Germany)
• Company Code (500300)
• Cost Object Type (WBS, Internal Ordner, Cost Center, …)
• Cost Object Element (744393)

Was bei der Kostenallokation bedacht werden sollte

Allocation kann auf Landesebene und sogar tiefer (Policy aware) flexibel konfiguriert werden. Die Lösung kann also für Land DE anders aussehen als für US. Eine harmonisierte Lösung across all Countries wird erwartet. Es kann verschiedene Felder geben für das Cost Object. Es kann aus der Company Hierarchy entstammen. Es kann auch eine neue multi level Liste sein. Es darf nur ein Feld geben globally für das Cost Object. In dieses MISCHFELD werden dann alle Werte geladen. Gemischt sei es bspw. Cost Center, IO, WBS, Project Codes usw.

Neue Funktionen in SAP-Concur-Lösungen durch Implementierung von S/4HANA

Rate of Exchange: Anders als in ECC können die S/4HANA Cloud Rate of Exchanges automatisch in SAP Concur übertragen werden. Dies unterstützt auch gesetzliche Vorgaben, wonach in manchen Ländern wie Polen, Ungarn, Russland, teilweise Brasilien etc. die Umrechnungsrate der Landeszentralbank statt OANDA (ein Dienstleister, mit dem die SAP-Concur-Organisation standardmäßig zusammenarbeitet) angewendet werden muss.

Die Einführung von S/4HANA steht in vielen Unternehmen bereits fest und die damit verbundene Migration von ECC auf S/4HANA verlangt eine umfangreiche Vorbereitung – auch die Konfiguration der angebundenen SAP-Concur-Lösungen. Unsere Erfahrung zeigt: Gute Vorbereitung bei der Migration auf S/4HANA Cloud hilft enorm, die Konfiguration von SAP-Concur-Lösungen zu vereinfachen – damit das Reisemanagement direkt einsatzbereit ist. Ein Migrationsworkshop im Voraus ist empfehlenswert, so dass auch SAP Concur Requirements im S/4HANA Projekt berücksichtigt werden können. Nur wer im Voraus die richtigen Fragen stellt und die unternehmensspezifischen Anforderungen und Besonderheiten klärt, kann einen stolperfreien Übergang sichern und die Potenziale von beiden Tools vollumfänglich nutzen.