In der Weihnachtszeit wird abgerechnet

Von Besinnlichkeit und Ruhe keine Spur: Heute vor einem Jahr wurden auf das Jahr gesehen weltweit die meisten Reisekostenabrechnungen über die SAP Concur-Plattform eingereicht.1  Das macht den 18. Dezember zum aktuellen „Busiest Expense Day“. Über 750.000 Abrechnungen brachten die Finanzabteilungen am 18. Dezember 2017 ins Schwitzen. Kurz vor Weihnachten lag die Anzahl der eingereichten Abrechnungen um rund 125 Prozent höher als an einem durchschnittlichen Arbeitstag. Der Grund? Mitarbeiter schieben ihre Spesenabrechnung auf und rechnen erst zum Geschäftsjahresende ab. Deshalb steht voraussichtlich auch in dieser Woche den Finanzabteilungen wieder ein stressiger Endspurt bevor.

Gerade die pünktlichen Deutschen schieben ihre Reisekostenabrechnungen gerne auf: 157 Prozent mehr Abrechnungen wurden letztes Jahr am 18. Dezember verzeichnet. Vorreiter bei aufgeschobenen Reisekosten sind die Branchen Produktion (30 Prozent), Technologie (19 Prozent) und die Pharmaindustrie (14 Prozent).

Die Finanzabteilung steht Kopf

Kurz vor Weihnachten sind Finanzabteilungen besonders eingespannt – dank anstehendem Jahresabschluss und Geschäftsjahresende. Eine derartige zusätzliche Flut an Reisekostenabrechnungen bringt dabei auch den motiviertesten Buchhalter an seine Grenzen. Besonders Mitarbeiter, die noch mit manuellen Prozessen und Lösungen arbeiten, können von der Arbeit regelrecht überrollt werden.

Was können Unternehmen also tun, um ihre Finanzteams zu entlasten und wie können sie ihre Mitarbeiter dazu anhalten, ihre Reisekostenabrechnungen zeitig einzureichen? Mit diesen drei Tipps können Finanzteams die Abrechnungsflut besser meistern und Unternehmen ihre Mitarbeiter zu mehr Prozesstreue bei der Abrechnung motivieren:

1. Erleichterung schaffen: Wenn die Flut der Abrechnungen kein Ende nimmt, hilft es nur, einen kühlen Kopf zu bewahren. Integrierte Lösungen für die Reisekostenabrechnung unterstützen Finanzabteilungen zudem bei diesem gewaltigen Unterfangen: Eingebettet in das ERP-System etwa können mühsame Arbeitsschritte, wie das händische Übertragen von Daten von einem System ins andere, vermieden werden.
2. Fehlern vorbeugen: Verschleppte Reisekostenabrechnungen bringen jede Menge Probleme mit sich: Wenn die Buchhaltung im Akkord arbeiten muss, passieren schon einmal Fehler beim Einbuchen oder fehlerhafte Abrechnungen werden nicht als solche erkannt. Deshalb sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter regelmäßig dazu anhalten, zeitnah abzurechnen. Professionelle Lösungen wie SAP Concur können die Buchhaltung an verschiedenen Stellen unterstützen. Sei es durch Audit-Services, an die die Prüfung der Reiskostenabrechnungen ausgelagert werden kann, oder durch die Tatsache, dass außerhalb der Unternehmenskanäle getätigte Buchungen mit Concur TripLink automatisch in das System überführt werden. Concur Travel bietet darüber hinaus einen weiteren Vorteil: Hinterlegen Unternehmen ihre Reiserichtlinien direkt im System, werden reisenden Mitarbeitern automatisch nur richtlinienkonforme Buchungsoptionen angezeigt.  
3. Präventiv gegen die „Weihnachtskrise“ – mit mobilen Lösungen: Gerade vielreisende Mitarbeiter arbeiten häufig „remote“ und sind selten im Büro. Trotzdem wurden 2017 gerade einmal 12 Prozent der Abrechnungen über Lösungen für mobile Endgeräte eingereicht. Um Mitarbeiter bei der zeitnahen Abrechnung zu unterstützen, sollten Unternehmen und IT-Verantwortliche entweder neue Wege einschlagen und flexiblere Lösungen einführen oder gegebenenfalls auf bereits eingeführte mobile Lösungen und deren Vorteile hinweisen – wie etwa die Option für Geschäftsreisende Belege abzufotografieren und automatisiert auslesen zu lassen oder für Manager von unterwegs aus Reisekostenabrechnungen freizugeben.

Mit integrierten Lösungen für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen kann der Weihnachtsendspurt für Finanzabteilungen, aber auch für die eiligst Spesen einreichenden Mitarbeiter, entspannter werden. Und wenn der Kopf dennoch raucht, können Unternehmen ihrer Finanzabteilung in der Vorweihnachtszeit mit einem Team-Event oder einem schönen Abendessen etwas Gutes tun. Apropos Essen: Abendessen gehörten zu den Top 3 der eingereichten Abrechnungen.

• 1Die Zahlen im Text basieren auf einer Datenerhebung zum Abrechnungsvolumen über die SAP Concur-Plattform im Zeitraum Januar bis Dezember 2017.