Die Barausgaben in den Griff bekommen

Die Kontrolle von Kosten und Budgets ist immer ein wichtiges Thema, aber aktuell ist sie von besonderer Bedeutung. Denn wenn die Kundennachfrage unberechenbarer als sonst und die Gesamtwirtschaft außergewöhnlich unsicher ist, kann jede Entlastung Ihrer Budgets einen großen Unterschied bewirken.

Denken Sie zum Beispiel an die Ausgaben, die Ihre Mitarbeiter täglich vornehmen. Diese scheinbar kleinen Beträge auf den Kostenabrechnungen addieren sich schnell zu überraschend großen Summen. Und obwohl die meisten von Ihnen über strenge Richtlinien und Protokolle sowie eine SAP-Concur-Lösung zur Kontrolle dieser Kosten verfügen, verwenden viele Mitarbeiter immer noch Bargeld oder ihre privaten Kreditkarten, um geschäftliche Einkäufe zu erledigen.

Dies ist eine recht weit verbreitete Praxis, die allerdings einen hohen Tribut fordern kann und Sie im Unklaren darüber lässt, wohin Ihr Geld fließt. Bis Sie es bemerken, ist das Geld längst ausgegeben.

Barauslagen reduzieren und Ausgaben besser kontrollieren

Lernen Sie in diesem E-Book fünf Möglichkeiten der Reduzierung von Barauslagen kennen und erhalten Sie so noch mehr Kontrolle und Compliance über Ihre Firmenausgaben.

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Mehr Kontrolle über Ihr Budget

Wenn Sie jedoch darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte besitzen (und benutzen), können Sie dafür sorgen, dass diese Ausgaben über das von Ihnen genutzte Ausgabenprogramm laufen. Auf diese Weise können Sie viel stärker beeinflussen, was die Mitarbeiter ausgeben, wo sie etwas ausgeben und wann sie etwas ausgeben. So haben Sie schon im Vorfeld mehr Kontrolle über Ihr Budget. Außerdem erhalten Sie detaillierte Daten zu den zuvor bar getätigten Transaktionen, sodass alle Ausgaben transparent werden. Ein großer Pluspunkt, denn nur wenn Sie auch diesen Teil Ihrer Ausgaben überblicken, ist das Bild komplett. Sie können sicher sein, dass Sie bei der Einschätzung von Möglichkeiten und bei Budgetentscheidungen wirklich alle Aspekte berücksichtigen.

Mitarbeiter, die selten arbeitsbezogene Einkäufe tätigen (oder versuchen, die Regeln zu umgehen), benutzen am Ende doch Bargeld oder ihre eigenen Karten. Das ist sicherlich verzeihlich, aber Sie können dies von vornherein vermeiden. Mit den richtigen Werkzeugen können Sie diese Personen identifizieren und solche Ausgaben unterbinden – oder zumindest Kontrollen einführen.

Möglichkeiten der Kostenkontrolle

Im Hinblick auf Ihr gesamtes Unternehmen mag dies nur eine kleine Veränderung sein. Sie kann aber Ihre Möglichkeiten der Kostenkontrolle entscheidend verbessern – zu einem Zeitpunkt, an dem dies besonders wichtig für Ihr Unternehmen ist.