Die Grauzonen der Reiserichtlinien – was ist erstattungsfähig?

Eine gute Geschäftsreise- oder Reisekostenrichtlinie ist immer im Sinne des Unternehmens. Der notwendige Handlungsspielraum der Mitarbeitenden und ihre Bedürfnisse sollten dabei respektiert werden. Dazu gehört auch, dass man ihnen nicht automatisch gleich Verschwendung oder gar Betrug unterstellt. Doch auch wenn Vertrauen wichtig ist, gibt es immer wieder heikle Spesenabrechnungen, die einen zweiten Blick erfordern.

In diesem Artikel werden wir fünf typische "Grauzonen"-Kostenabrechnungen untersuchen. Überlegen Sie selbst: Was ist akzeptabel, was nicht? Wie gut funktionieren Ihre Geschäftsreise- und Spesenrichtlinien in der Praxis? Müssen Sie möglicherweise etwas anpassen?  

1. Wann endet eigentlich eine Geschäftsreise?

Der Zeitpunkt, wann eine Mahlzeit oder ein Kaffee bezahlt wurde, ist eine wichtige Information bei der Prüfung von Spesenabrechnungen und Quittungen. Nehmen wir einmal an, eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter kommt um 19 Uhr nach einer Dienstreise nach Hause. Wie ist es zu bewerten, wenn sie oder er um 19:50 Uhr Essen dorthin geliefert bekommt? Auf die Frage, ob diese Art von Spesenabrechnung für Verpflegung genehmigt werden sollte, lautete die überwiegende Antwort unserer Kunden "Nein". Doch nicht immer ist es so eindeutig. Die Frage ist also: Ist in Ihrer Richtlinie für Essensausgaben klar definiert, wann eine Geschäftsreise beginnt und endet? Eine Stunde vor oder nach einer Reise? Berücksichtigen Sie die Tages- oder Nachtzeit, zu der eine Reise beginnt oder endet?

17 % der befragten Kunden von SAP-Concur-Lösungen, gaben an, in ihren T&E-Richtlinien klar zu definieren, wann eine Geschäftsreise beginnt und endet. Bei den übrigen Befragten sind es nur 10 %. In beiden Fällen würde etwa die Hälfte der Teilnehmenden eine solche Regelung für ihre Richtlinien in Erwägung ziehen.

Deshalb: Prüfen Sie Ihre T&E-Richtlinie. Welche Zeiten definieren die Geschäftsreise?

2. Was fällt aus dem Rahmen?

Für die Verpflegung unterwegs gibt es unterschiedliche Modelle. Neben der üblichen Verpflegungspauschale, die unabhängig von den tatsächlich ausgegebenen Kosten gewährt wird, gibt es auch Regelungen, nach denen Mitarbeitende pro Mahlzeit oder pro Tag einen gewissen Rahmen zur Verfügung gestellt bekommen. Daraus können sich interessante Grenzfälle ergeben. Angenommen, Ihr Angestellter hat einen Höchstbetrag von 50 Euro für ein Abendessen und beschließt, einen Antrag für einen Geschenkgutschein im Wert von 50 Euro einzureichen, den er vermutlich zur Bezahlung der Mahlzeit gekauft hat. Würden Sie ihn genehmigen? Wenn der Geschenkgutschein Beschränkungen hinsichtlich des Datums und der Art der Dienstleistung enthält, für die er eingelöst werden kann, und diese in den Zeitraum der Geschäftsreise fallen, wäre die Antwort vielleicht ja. Wenn die Spesenabrechnung allerdings die mit der Geschenkkarte gekaufte Mahlzeit, nicht aber die Geschenkkarte selbst beträfe, wäre sie dann genehmigungsfähig?

Unternehmen, die die SAP-Concur-Plattform nutzen, bevorzugen einen Höchstbetrag pro Mahlzeit, während Unternehmen, die noch keine intelligente Ausgabenmanagement-Plattform eingeführt haben, tägliche Höchstbeträge bevorzugen. Tatsächlich bietet die Aufschlüsselung von Mahlzeiten als spezifische Ausgabenposition mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben.

Unser Tipp: Checken Sie Ihre T&E-Richtlinien. Wie hoch sind die Tageshöchstbeträge für persönliche Mahlzeiten?

3. All inklusive oder keine Extras?

Ein anderes Beispiel: Eine Angestellte reicht Ihnen eine Spesenabrechnung für eine Tageskarte für den Zugang zur Flughafen-Lounge ein. Es gibt keine Angaben zu den eingenommenen Mahlzeiten, nur den Preis der Karte. Würden Sie das genehmigen? Brauchen Sie vielleicht eine Richtlinie für den Zugang zur Flughafenlounge? Es könnte sein, dass die Mitarbeiterin das WiFi und die Steckdosen in der Lounge zum Arbeiten genutzt hat, was ein Anruf klären könnte. Ist der Preis des Passes unter Berücksichtigung der Kosten für das Flughafen-WiFi ein angemessener Betrag für das Mittagessen?

In unseren Umfragen gaben nur 11 % der SAP-Concur-Kunden an, dass sie den Lounge-Zugang genehmigen würden, während 53 % der Unternehmen ohne SAP-Concur-Lösungen darin kein Problem sehen. Etwa ein Viertel der Unternehmen ist der Meinung, dass Parkservice und Wäscherei lohnenswerte "Extras" sind, Wellness- und Fitnessstudiobesuche werden allerdings weniger bereitwillig genehmigt.

Auch hier lautet unser Rat: Sehen Sie sich Ihre T&E-Richtlinien genauer an. Wie lauten Ihre Regeln für diese kleinen (oder großen) "Extras"?

4. Unnötige Ausgaben? 

Gelegentlich werden Mitarbeitende bei Reisen im Ausland durch eine zusätzliche Servicegebühr überrascht, die automatisch auf eine Restaurantrechnung aufgeschlagen wird. Kommt jemand wegen einer solchen Gebühr über sein Ausgabenlimit für diesen Tag – würden Sie die Spesenrechnung genehmigen? Es gibt eine klare Abgrenzung zwischen einem zu großzügigen Trinkgeld und einem solchen „automatischen“ Tipp. In einigen Unternehmen wird festgelegt, dass die Essenszulage für die Mahlzeit und nicht für die Trinkgelder gilt.

Von den von uns befragten Unternehmen würden zwei Drittel diese Ausgaben genehmigen. Bei Unternehmen, die die SAP-Concur-Plattform einsetzen, ist die Wahrscheinlichkeit allerdings doppelt so hoch, dass sie für Trinkgelder Höchstgrenzen festgelegt haben. In Concur Expense mit Einzelnachweis werden diese automatisch aufgesplittet, so dass jegliche Verwirrung oder Diskrepanz ausgeschlossen ist.

Sie ahnen sicher schon unseren Tipp: Nehmen Sie Ihre T&E-Richtlinien unter die Lupe. Haben Sie eine Obergrenze für Trinkgelder in Spesenabrechnungen?

5. Ein Hoch auf die Richtlinie?

In manchen beruflichen Beziehungen ist das Trinken genauso wichtig wie das Essen. Dennoch muss die Frage erlaubt sein, wie viele der guten Tropfen das Unternehmen bezahlt. Stellen Sie sich vor, ein Vertriebsmitarbeiter reicht eine Rechnung für ein Abendessen mit einem Gesamtbetrag von 450 Euro ein. Es waren eindeutig nur zwei Personen anwesend, und die Quittung stammt von einer Bar. Würden Sie das genehmigen?

Von den befragten Unternehmen würden nur sehr wenige eine solche Rechnung einfach durchwinken. Einige ergänzten, dass eine Vorabgenehmigung erforderlich sei oder dass man sich mit dem Mitarbeiter in Verbindung setzen würde, um die Umstände zu erfragen. Viele Unternehmen achten darauf, dass Alkohol nur in Verbindung mit einer Mahlzeit und innerhalb bestimmter Grenzen als Spesen abgerechnet werden kann. Bei den SAP-Concur-Kunden ist es wahrscheinlicher, dass sie Höchstgrenzen pro Teilnehmendem festgelegt haben, und weitaus seltener, dass ohne Limit gezecht werden darf. In jedem Fall sollte in den Reiserichtlinien genau festgelegt sein, ob und in welchem Umfang Alkohol über die Reisekostenabrechung erstattet werden kann.

Und wieder: Gehen Sie Ihre T&E-Richtlinien sorgfältig durch: Gibt es bei Ihnen Regeln für Alkohol- und Lebensmittelausgaben?

Sind Ihre Richtlinien schwarz-weiß oder grau?

Diese Grauzonen verdeutlichen, wie wichtig es ist, die T&E-Richtlinien schriftlich festzuhalten, mit klaren Bestimmungen zu Einschlüssen, Ausschlüssen und Ausnahmen. Für alle Reisebereiche, einschließlich Hotels, Flugtickets, Autos, Trinkgelder sowie Kundengeschenke und Bewirtung, sollten Obergrenzen festgelegt werden. Mit unserem Leitfaden zur Erstellung einer Reiserichtlinie bleibt kein wichtiger Aspekt unentdeckt.

Strukturvorschlag und Inhalt für Ihre Reiserichtlinie

Erfahren Sie in diesem Leitfaden, was Reiserichtlinien oder Richtlinien für Mitarbeiterausgaben beinhalten müssen. Jetzt neu auch inklusive Richtlinien für Mitarbeiter im Homeoffice.

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Ebenfalls ein entscheidendes Learning: Auch wenn es immer Raum für offene Gespräche und Feedback seitens der Mitarbeitenden geben wird, kann die Finanzautomatisierung einen großen Teil der Arbeit übernehmen. Eine intelligente Ausgabenmanagement-Plattform wie die SAP-Concur-Lösungen kann den Genehmigungsprozess automatisieren, die Transparenz verbessern und die Überwachung von Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, in das System einbetten.