Die Rechnungsprüfung: Mehr Transparenz im Unternehmen

Unternehmen, die die Mitarbeiterausgaben nicht regelmäßig und gründlich prüfen, haben keine Möglichkeit, die tatsächliche Einhaltung der internen Kostenrichtlinien zu kontrollieren. Die Folge: Unternehmen bleiben auf ihren Kosten sitzen, denn Betrugsfälle kommen erst gar nicht ans Tageslicht. Doch genau da liegt ein erhebliches Einsparpotential.

Ein nicht unerheblicher Teil aller Geschäftsreisenden bestätigt, Reisen gebucht zu haben, obwohl diese die Unternehmensrichtlinien verletzen. Gleichzeitig geben Unternehmen an, das Einreichen von Reisekostenabrechnungen mit gefälschten Angaben sei keine Seltenheit. Vor allem mangelhafte Kontrollen verleiten die Mitarbeiter oft dazu, die Reiserichtlinien nicht einzuhalten. Deshalb ist eine genaue Prüfung der Reisekostenabrechnungen ein notwendiges Mittel, um einen fehlerfreien und transparenten Abrechnungsprozess zu gewährleisten.

Die Rechnungsprüfung - wann?

Der passende Zeitpunkt für eine Rechnungsprüfung sollte grundsätzlich im Einklang mit den Unternehmenszielen definiert werden. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, die Rechnungsprüfung bereits vor der Erstattung der Reisekosten durchzuführen. Denn es sollen Auffälligkeiten im Vorfeld festgestellt werden. Der Vorteil: Werden Unregelmäßigkeiten oder Abweichungen zwischen den angegebenen und den tatsächlich angefallenen Kosten festgestellt, können Änderungshinweise an den Geschäftsreisenden geschickt werden. Das beeinflusst das zukünftige Verhalten des Geschäftsreisenden. Der Mitarbeiter kann seine Reisekostenabrechnung entsprechend korrigieren bzw. fehlende Belege einreichen, bevor die Kostenerstattung erfolgt.

Die Rechnungsprüfung vor der Kostenerstattung hat sich mittlerweile in vielen Betrieben als effizientes Controlling-Verfahren durchgesetzt; trotzdem bevorzugen manche Unternehmen eine Prüfung erst nach der Kostenerstattung. Dabei lassen sich die Prüfergebnisse für Analysezwecke und zur Bewertung der Einhaltung der Richtlinien besser verwenden.

Die Rechnungsprüfung - wie oft?

Der Prozentsatz der Reisekostenabrechnungen, die Unternehmen üblicherweise prüfen, ist sehr unterschiedlich. Betriebe mit einer begrenzten Anzahl an Reisekostenabrechnungen können problemlos alle Abrechnungen prüfen. Problematischer wird es, wenn viele Abrechnungen vorliegen. In der Regel greifen Unternehmen mit mehr als 1.000 Reisekostenabrechnungen pro Monat auf stichprobenartige Prüfungen zurück. In Großunternehmen werden nur rund 20 Prozent der Abrechnungen genauer unter die Lupe genommen; bei größeren mittelständischen Unternehmen sind es etwa 50 Prozent. Im Allgemeinen gilt: Unternehmen mit einem zuverlässigen, automatisierten Reisekostenmanagementsystem, das die Nichteinhaltung von internen Richtlinien automatisch erkennt, nehmen weniger Kostenprüfungen vor. Kleinere Unternehmen und solche, die nicht auf ein etabliertes Prüfungsverfahren zurückgreifen können, führen öfter Kontrollen durch.

Werden erstmals Stichproben durchgeführt, fällt in den ersten Monaten in der Regel eine große Anzahl an Unregelmäßigkeiten auf. Empfehlenswert ist es daher, eine Beobachtungsfrist von einem halben Jahr festzulegen; in dieser Zeit sollten die Positionen und die Häufigkeit der Unregelmäßigkeiten bei den Reisekostenabrechnungen genau festgestellt werden. Entsprechend kann dann die Anzahl der Abrechnungen, die jeden Monat kontrolliert werden, gesenkt bzw. erhöht werden. Fallen sehr viele Unregelmäßigkeiten bei den Abrechnungen auf, so sollten die monatlichen Kontrollen flächendeckender sein, um große Verluste im Unternehmen durch Betrugsfälle und Fehler zu vermeiden.

Zeigen sich hingegen die Abrechnungen zum großen Teil richtlinienkonform, so reduzieren die meisten Unternehmen nach und nach ihre Stichproben. Abhängig von der Unternehmenskultur bewegt sich dann die Anzahl der kontrollierten Abrechnungen zwischen 10-35 Prozent. Lediglich Unternehmen, die komplexe Richtlinien haben oder bei denen ein hohes Betrugs- oder Vorsteuerabzugsrisiko besteht, sollten eine 100-prozentige Kostenprüfung beibehalten. Zudem kontrollieren die meisten Unternehmen routinemäßig alle Reisekostenabrechnungen, deren Summe einen bestimmten Betrag übersteigt. Auch Kosten, die aus internationalen Geschäftsreisen stammen, sowie Erstattungsanträge von “verdächtigten” Mitarbeitern werden öfter geprüft.

Die Rechnungsprüfung - was?

Eine Prüfung der Reisekostenabrechnungen sollte in Übereinstimmung mit firmenspezifischen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien durchgeführt werden. Doch auch andere wichtige Kriterien sollten dabei berücksichtigt werden. So ist es zum Beispiel wichtig, dass die Kostenerstattungsansprüche mit den Belegen korrespondieren: Datumsangaben, Ort, Betrag, Leistung, Zahlungsart und Leistungserbringer müssen übereinstimmen. Das gleiche gilt für Angaben zu Steuersätzen, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind. Wichtig ist es zudem zu kontrollieren, ob die Ausgaben gemäß steuerlicher Vorschriften als Lohnnebenleistung ausgewiesen werden sollten. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass die Mehrwertsteuer auf den Belegen korrekt ausgewiesen ist und dass alle Barzahlungen im Laufe einer Reise auch entsprechend dokumentiert wurden.

Die Firmenkreditkarte als Controlling-Mittel

Ein praktisches Controlling-Mittel stellt auch die Firmenkreditkarte dar. Denn durch einen Vergleich der Kreditkartendaten und der Reisekostenabrechnung erhalten Unternehmen einen besseren Überblick über die Ausgaben auf Geschäftsreisen. Somit lassen sich Mitarbeiter mit den höchsten Ausgaben schnell identifizieren. Ebenso ist es möglich, durch die Kreditkartenabrechnung festzustellen, welche Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnung noch nicht eingereicht haben – die Buchhaltung kann dann die jeweiligen Mitarbeiter ansprechen und jeden einzelnen Fall schnell klären.

Die direkte Einbindung der Daten der Firmenkreditkarte in den Reisekostenbericht motiviert in der Regel die Mitarbeiter, die Kreditkarte auf Geschäftsreisen öfter einzusetzen. Ein Bezahlverfahren, das nicht nur für mehr Kostentransparenz im Unternehmen sorgt, sondern auch manche Preisvorteile mit sich bringen kann. Denn durch den Einsatz der Firmenkreditkarte entfallen oft die meisten Ausgaben auf Anbieter, mit denen Rabatt-Vereinbarungen bestehen – und das führt häufig zu Preisnachlässen für das Unternehmen.