Zeiten ändern sich: Ihr Reisekostenmanagement auch?

Eigentlich ist es selbstverständlich: Damit Reisekostenprogramme und die entsprechenden Richtlinien funktionieren, müssen sie an die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und den Alltag angepasst sein. Doch mit der Pandemie änderte sich beides – und das Reisekostenmanagement steht nun vor neuen Herausforderungen.

Die Bedürfnisse, das Verhalten, die Ausgaben und die Erwartungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich grundlegend verändert. Wer früher in Hotels wohnte, bucht nun Apartments oder Ferienwohnungen. Wer früher nur geschäftlich reiste, verlängert jetzt Geschäftsreisen durch einen privaten Aufenthalt, um remote zu arbeiten. Solche und andere Veränderungen können zu erheblichen Diskrepanzen zwischen dem Travel & Expense-Programm Ihres Unternehmens und den tatsächlichen Bedürfnissen und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen. In jedem Fall lohnt es sich, sich die Zeit nehmen, um Ihren Mitarbeitenden zuzuhören. So können Sie die Gründe für ihre Entscheidungen schnell verstehen und Abhilfe schaffen, wo es nötig ist.

Dafür gibt es fünf einfache Möglichkeiten

1. Erfassen Sie Daten zur Stimmung unter Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern: Der Begriff der "Mitarbeiterzufriedenheit" bezieht sich im Wesentlichen darauf, wie Ihre Mitarbeiter über Ihr Unternehmen und ihre Erfahrungen denken und fühlen. Es handelt sich dabei um die entscheidenden Informationen, die Ihr Unternehmen braucht, um die Ansichten, Herausforderungen und Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden zu verstehen. Es gibt sehr gute Methoden, um all das zu erfassen: die Verwendung einer Technologielösung, um regelmäßig die Meinungen und das Feedback der Mitarbeiter zu sammeln; die Durchführung einer Umfrage und die Diskussion in Fokusgruppen; Meetings mit Führungskräften oder auch Leistungsbeurteilungen.
2. Messen Sie die Stimmung der Mitarbeitenden: Wann immer es Neuerungen gibt (was ja immer wieder vorkommt), ist es wichtig zu wissen, wie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über diese Änderungen denken. Wenn Sie deren Stimmung im Laufe der Zeit in den Teams, den Abteilungen oder sogar dem gesamten Unternehmen messen und verfolgen und diese Daten auswerten, erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht. So können Sie Probleme schnell erkennen, angehen und proaktiv auf wichtige Trends reagieren.
3. Gleichen Sie die Stimmungslage Ihrer Mitarbeiter mit betrieblichen Daten ab: So können Sie herausfinden, was bei Ihrem Reisekostenmanagement funktioniert und was nicht – und warum. Außerdem bekommen Sie so wichtige Einblicke in die Ausgabengewohnheiten und -muster Ihres Unternehmens. Auf diese Weise können Sie auch potenzielle Risiken in Ihrem Reisekostenprogramm erkennen und die Gründe für Abweichungen in den wichtigsten Ausgabenkategorien aufdecken.
4. Beurteilen Sie, wie sich Reiserichtlinien auf die Stimmung der Mitarbeitenden auswirken: Die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens sollten nicht statisch sein. Vielmehr sollten sie sich im Laufe der Zeit ändern und weiterentwickeln, um mit den Veränderungen im Unternehmen, bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und im Alltag Schritt zu halten. Daher ist es wichtig zu wissen und zu verstehen, wie sich die Richtlinien Ihres Unternehmens auf die Stimmung, das Wohlbefinden, die Produktivität und das Fluktuationsrisiko der Mitarbeitenden auswirken. Nur so können Sie Ihre Richtlinien entsprechend anpassen und aktualisieren.
5. Nutzen Sie die Daten, um Ihr Reisekostenprogramm zu verbessern: Prüfen und analysieren Sie alle Daten und erstellen Sie einen Aktionsplan, um Ihr Programm zu verbessern. So kann Ihr Unternehmen die Kluft zwischen den Erwartungen Ihrer Mitarbeitenden und ihren Erfahrungen in der Praxis überbrücken. Außerdem können Sie so einerseits die Einhaltung von Vorschriften, die Kosteneffizienz und die Fürsorgepflicht verbessern und andererseits die Ausgaben in Ihrem Unternehmen besser verwalten und kontrollieren. Und wenn Ihre Mitarbeitenden sehen, dass Ihr Unternehmen ihr Feedback nutzt, um ihre Erfahrungen zu verbessern, fühlen sie sich gehört und wertgeschätzt. Was schließlich auch in Zukunft für eine offene Kommunikation sorgt.

Geschäftsreisen haben sich verändert und es ist heute viel komplexer als früher, die Erfahrungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter richtig zu nutzen. Falls Ihr Unternehmen also sein Reisekostenprogramm noch nicht bewertet und neu kalibriert hat, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um damit zu anzufangen.