Die Zukunft der Arbeit: Asynchrones Arbeiten

Vor noch gar nicht allzu langer Zeit waren die Büros jederzeit voll besetzt. Arbeit wurde zu festen Arbeitszeiten und „synchron“ erledigt. Heute unterstützen jedoch mehr Unternehmen denn je flexible Arbeitsorte und -zeiten. Mitarbeitende schätzen dieses „asynchrone Arbeiten“ sehr: Eine Studie des Wirtschaftsprüfungsunternehmens Ernst & Young mit mehr als 16.000 Arbeitnehmenden hat ergeben, dass neun von zehn der Befragten flexibel sein wollen, wann und wo sie arbeiten. Und mehr noch: Über die Hälfte gab an, ihr Unternehmen gegebenenfalls verlassen zu wollen, um flexibler arbeiten zu können.

Was ist asynchrone Arbeit?

Bei der asynchronen Arbeit sind Mitarbeitende nicht darauf angewiesen, in Echtzeit miteinander kommunizieren müssen. Sie sind flexibel in der Zeitplanung und können Aufgaben in ihrem eigenen Zeitfenster erledigen. Das klingt, als wäre es nur ein Synonym für die sogenannte Telearbeit, aber es gibt einen Unterschied: Bei der Telearbeit oder auch Fernarbeit geht es vor allem darum, wo die Arbeit erledigt wird. Sie kann zur gleichen Zeit wie im Büro stattfinden, eine Zusammenarbeit in Echtzeit oder Videokonferenzen sind immer möglich. Bei der asynchronen Arbeit geht es jedoch eher darum, wann die Arbeit getan wird. Und das kann jederzeit geschehen – unabhängig von den früher üblichen Kernarbeitszeiten. In den meisten Unternehmen ist ein Großteil der Arbeit tatsächlich bereits asynchron. E-Mail, gemeinsame Nutzung von Dokumenten, aufgezeichnete Videos, Sitzungsprotokolle – all dies ist asynchron. Es wird keine Dokumentation in Echtzeit erwartet. Ein Großteil der Projektarbeit wird bereits nach den Zeitplänen der Mitarbeitenden und nicht sofort erledigt.

Die Vorteile der asynchronen Arbeit

Studien zeigen, dass eine geringe Produktivität von Mitarbeitenden erhebliche finanzielle Auswirkungen hat – Schätzungen gehen in die Milliarden. Für kleinere Unternehmen mag der Verlust weniger massiv sein, aber die Auswirkungen sind dennoch erheblich. Asynchrone Arbeit könnte hier eine Verbesserung bringen. Denn es ist bereits erwiesen, dass mehr Flexibilität die Produktivität steigert. Dies ist nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass die Mitarbeitenden dann arbeiten können, wenn sie jeweils am produktivsten sind. Für einige ist das früh am Morgen. Für andere ist es der Abend oder die späte Nacht.

Weitere Pluspunkte der asynchronen Arbeit

• Bessere Planung: Die Mitarbeitenden müssen ihre Arbeit ganz automatisch besser planen, denn sie können nicht davon ausgehen, jederzeit sofort Antworten zu bekommen. Dies verbessert die Projektplanung erheblich.
• Bessere Konzentration: Es gibt weniger Ablenkungen, die Zeit verschwenden und den Arbeitsablauf stören.
• Beschleunigte Arbeitsabläufe: Unternehmen können über Zeitzonen hinweg arbeiten. Denn sie sind nicht mehr auf Echtzeitkommunikation für jede Aufgabe angewiesen und können so mit Teams auf der ganzen Welt zusammenarbeiten.
• Verbesserter Talentpool: Sie können aus einem breiteren Angebot an potenziellen Mitarbeitenden schöpfen und passende Talente unabhängig von deren Wohnort und den bevorzugten Arbeitszeiten anwerben.
• Höhere Arbeitszufriedenheit: Flexible Arbeitsformen ermöglichen eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und fördern einen gesünderen Lebensstil. Das führt zu einer größeren Zufriedenheit mit dem eigenen Job.

Und noch eine gute Nachricht: Asynchrone Arbeitsvereinbarungen sind heute wesentlich einfacher einzurichten und zu verwalten als in den vergangenen Jahren. Online-Tools und Cloud-Dienste ermöglichen die gemeinsame Nutzung, Zusammenarbeit und Kommunikation auf vielfältige Weise.

Herausforderungen und wichtige Überlegungen

Trotz allem gibt es einige wichtige Herausforderungen, die Organisationen für effektive asynchrone Arbeitsabläufe bewältigen müssen, wie z. B.:

• Fehlen von unmittelbarem Feedback: Im Gegensatz zur Kommunikation von Angesicht zu Angesicht oder in Echtzeit fehlt bei der asynchronen Kommunikation die Unmittelbarkeit des Feedbacks. Dies kann zu einem unvollständigen Informationsaustausch führen.
• Gefahr von Missverständnissen: Ohne den Vorteil von nonverbalen Hinweisen, Tonfall und Kontext kann asynchrone Kommunikation anfällig für Fehlinterpretationen sein.
• Informationsüberlastung: Bei dem ständigen Zustrom von E-Mails, Nachrichten und Mitteilungen kann es schwierig sein, Prioritäten zu setzen und die Informationsflut zu bewältigen. Wichtige Nachrichten können dabei untergehen oder übersehen werden.
• Fragmentierte Kommunikation: Asynchrone Kommunikation kann zu fragmentierten Gesprächen führen, bei denen der Kontext oder der rote Faden der Diskussion verloren geht.
• Verzögerte Entscheidungsfindung: Da bei der asynchronen Kommunikation die Unmittelbarkeit von Echtzeit-Interaktionen fehlt, können Entscheidungsprozesse verlangsamt werden, da man auf Antworten oder Klarstellungen warten muss.
• Rechenschaftspflicht und Verantwortung: Bei der asynchronen Kommunikation kann es schwierig sein, dafür zu sorgen, dass wichtige Nachrichten empfangen und auch zur Kenntnis genommen werden. Das kann zu potenziellen Problemen mit der Verantwortlichkeit führen.

Es ist sicher auch weniger leicht, Vertrauen aufzubauen und persönliche Beziehungen zu knüpfen, wenn Teams in unterschiedlichen Zeitabständen arbeiten. Dies erfordert eine stärkere Fokussierung auf die Unternehmenskultur. Damit wird es möglich, einen kollaborativen Arbeitsplatz zu schaffen und Vertrauen in der gesamten Organisation aufzubauen.

Strategien zur Einführung asynchroner Arbeit für Finanzteams

Es gibt einige hilfreiche Strategien für die Einführung asynchroner Arbeit in Unternehmen, die sich insbesondere für Finanzteams bewährt haben.

Klare Kommunikation

Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg. Für Teams, die asynchron arbeiten, ist es wichtig, dass Sie klare Ziele, Vorgaben und Ergebnisse haben – ganz gleich, ob es sich um projektbasierte Arbeit, Unternehmenskultur oder Reise- und Spesenmanagement handelt. Denn schlechte Kommunikation kann zu Missverständnissen und Konflikten führen, die sich negativ auf Produktivität und Arbeitsmoral auswirken.

Richtlinien und Verfahren

Mit klar definierten Richtlinien und Verfahren für Spesen- oder Reiseanträge, deren Genehmigung und Berichterstattung, können Sie aufwändige Prozesse bei der Reiseplanung vermeiden. Definieren Sie Erwartungen für Antworten, Genehmigungen und Berichte – so können Sie den Informationsfluss aufrechterhalten.

Da die Kommunikation nicht in Echtzeit erfolgt, ist es hilfreich, dass sich Ihre Beschäftigten in ihren Gewohnheiten darauf einstellen. Ermutigen Sie alle, die eine Genehmigung brauchen, ihre Anträge frühzeitig einzureichen, damit genügend Zeit für die Prüfung und Genehmigung bleibt. Ebenfalls hilfreich ist eine Checkliste, in der Zeitpläne und Richtlinien erläutert werden. Denken Sie auch an definierte Regeln für den Fall, dass eine Vorausplanung nicht möglich ist, z. B. bei Notfällen. Die Mitarbeitenden müssen wissen, was zu tun ist, wenn die Zeit drängt.

Nutzen Sie die Technologie

Damit auch wirklich alles funktioniert, benötigen Sie Reise- und Spesenmanagement-Tools, die asynchrone Kommunikation, Aufgabenverteilung und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten unterstützen. Die SAP-Concur-Lösungen beispielsweise vereinfachen die Reise- und Spesenverwaltung erheblich. Denn sie ermöglichen es den Mitarbeitenden, Belege digital auf ihren Smartphones zu erfassen, Spesenabrechnungen automatisch auszufüllen und einen automatischen Prüf- und Genehmigungsworkflow auszulösen.

Die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit digitalen T&E-Tools und Best Practices trägt ebenfalls zur Akzeptanz und Nutzung bei.

Selfsevice-Ressourcen

Gemeinsam genutzte Dokumente können ebenfalls dazu beitragen, dass aktuelle Richtlinien und Leitlinien beibehalten werden. Sie dienen als Nachschlagewerk, ohne dass Mitarbeitende ein Gespräch in Echtzeit führen müssen. Selfservice-Ressourcen verringern auch den manuellen Arbeitsaufwand für Travel Manager und Finanzteams.

Feedback und Check-Ins

Und noch ein wichtiger Hinweis zum Schluss: Vergessen Sie nicht, Check-Ins mit den Teammitgliedern zu planen. Es lohnt sich immer noch, über Richtlinien, Systeme und Software zu sprechen – so können Sie persönlich dafür sorgen, dass die Dinge wie erwartet funktionieren. Feedback ist wichtig, um optimierte Systeme zu schaffen, mit denen alle zufrieden sind. Dafür sollten Sie Ihre Mitarbeitenden ausdrücklich ermutigen, ihre Meinung zu sagen und dafür alle Kommunikationskanäle offenhalten. Auf diese Weise wird es Ihnen gelingen die Prozesse im Laufe der Zeit mehr und mehr zu verfeinern und für Ihr Unternehmen Ihren ganz eigenen Weg zu finden.