Diese Geschäftsausgaben gehören in eine gute Spesenrichtlinie

Die Definition, Organisation und Nachverfolgung von Geschäftsausgaben ist für ein Unternehmen jeder Größe von enormer Bedeutung. Eine klare Spesenrichtlinie ist dabei sehr hilfreich – sie verbessert die Einhaltung der Vorschriften durch die Mitarbeitenden und spart den Führungskräften viel Zeit. Es lohnt sich also, eine umfassende Spesenrichtlinie sorgfältig auszuarbeiten. Sie ist eine strategische Investition, die sich in Form von rationalisierten Abläufen, finanzieller Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit auszahlt.

Was gilt als Betriebsausgabe?

Betriebsausgaben umfassen eine Reihe üblicher Kosten, die im Rahmen des normalen Betriebs eines Unternehmens anfallen, unabhängig von dessen Größe. Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsausgaben – am häufigsten sind solche, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit von Mitarbeitenden stehen, allen voran mit deren Geschäftsreisen. Hier sollten klare Regeln und Richtlinien für die Einreichung von Ausgaben und das Erstattungsverfahren aufgestellt werden. Denn damit sorgen Sie dafür, dass sowohl Mitarbeitende als auch Managerinnen und Manager ein gemeinsames Verständnis der transparenten Ausgabenverwaltung haben, die Einhaltung von Spesen-Compliance wird einfacher.

Ein Überblick über Ihre Geschäftsausgaben ist wichtig, um den allgemeinen Zustand Ihres Unternehmens zu beurteilen. Eine gute Organisation und Nachverfolgung der Ausgaben ermöglicht es Ihnen, den Nettogewinn, das zu versteuernde Einkommen und andere wichtige Größen zu ermitteln, die für eine effektive Finanzverwaltung erforderlich sind. Diese Klarheit erleichtert die strategische Planung und finanzielle Entscheidungen innerhalb des Unternehmens. Damit sind Spesenrichtlinien für Unternehmen jeder Größe hilfreich.

Die transparente Verwaltung von Ausgaben kann sich obendrein auf Ihre Steuerlast auswirken, da bestimmte Ausgaben von der Steuer absetzbar sind. Abzugsfähige Ausgaben lassen sich leichter identifizieren und entsprechend verbuchen.

Welche Arten Geschäftsausgaben gibt es?

Geschäftsausgaben können in drei Hauptkategorien eingeteilt werden:

• Fixkosten: Diese Ausgaben bleiben über mehrere Geschäftsperioden gleich, z. B. Miete und Versicherung. Sie werden oft auch als Gemeinkosten bezeichnet.
• Variable Kosten: Diese Ausgaben können in verschiedenen Berichtszeiträumen oder innerhalb eines Zeitraums variieren. Versorgungs- und Versandkosten sind übliche variable Ausgaben. Reisekosten und andere Geschäftsausgaben der Mitarbeitenden fallen ebenfalls unter diese Kostenart.
• Periodische Kosten: Diese Ausgaben fallen nicht in jedem Berichtszeitraum an und können einmalig oder gelegentlich anfallen, z. B. für Notreparaturen oder Jahresprämien.

Verschiedene Kategorien von Geschäftsausgaben

Geschäftsausgabenkategorien sind weit gefasste Klassifizierungen, in denen allgemeine Ausgaben zusammengefasst werden. Zu den gängigsten Ausgabenkategorien gehören:

• Gehaltsabrechnung
• Vergünstigungen und Zusatzleistungen für Mitarbeitende
• Allgemeine Ausgaben
• Marketing und Werbung
• Forschung und Entwicklung
• Reisebezogene Kosten 
• Berufliche Aus- und Weiterbildung

Mitarbeiterbezogene Ausgabenkategorien, wie z. B. Reisen, sollten in Ihrer Richtlinie detailliert aufgeführt werden. Dazu gehören verschiedene Unterkategorien wie Transport, Unterkunft, Kosten für Remote-Arbeit, Mahlzeiten und Bewirtung und vieles mehr. Im Folgenden finden Sie einige dieser Kategorien und die Liste der Geschäftsausgaben für jede Kategorie:

• Reisebezogene Kosten
• Transport (Flug-, Bahn- und Straßenverkehr)
• Öffentliche Verkehrsmittel, Taxis/Mietwagen, Mitfahrgelegenheiten
• Erstattungssätze für Kilometergeld
• Buchungsgebühren
• Mahlzeiten
• Sonstige reisebezogene Ausgaben
• Gebühren für Reisegepäck
• Parken
• Fremdwährungsgebühren
• Visa-Gebühren
• Trinkgelder
• Miete/Nutzung eines Navis
• Kosten für die Unterbringung
• Hotels
• Airbnb und andere Ferienunterkünfte oder alternative Unterkunftsmöglichkeiten
• Reisekostenerstattung
• Wäscherei und/oder chemische Reinigung
• Kosten für Remote-Arbeit
• Büromöbel
• Computerhardware, -software und -ausrüstung
• Büromaterial
• Strom
• Hausratversicherung
• Internet-Breitbandanschluss
• Mittagessen für virtuelle Meetings
• Ausgaben für Mahlzeiten und Unterhaltung
• Getränke und/oder Snacks für Meetings
• Geschäftsessen für Besprechungen
• Individuelle Getränke und/oder Snacks
• Individuelle Mahlzeiten – Frühstück, Mittagessen und Abendessen
• Unterhaltung
• Tagespauschalen

Es gibt noch andere Arten von Geschäftsausgaben, die den Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit entstehen können. Diese sollten ebenfalls in Ihre Spesenrichtlinie aufgenommen werden:

• Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände
• Anmeldegebühren für Konferenzen und Fachmessen
• Postgebühren für geschäftliche Zwecke
• Versicherung
• Teilnahme an Konferenzen/Seminaren/Schulungen
• Versandgebühren

Zusätzlich zu den Spesenkategorien sollten Sie in Ihren Richtlinien die Posten aufführen, die nicht von Ihrer Spesenerstattung abgedeckt werden können. Dazu gehören:

• Inhalt der Minibar
• Kleidung
• Bußgelder beim Parken
• Schäden an Privatfahrzeugen
• Säumnisgebühren für Firmenkarten
• Verlust/Diebstahl von Waren

Erstellung einer effektiven Geschäftskostenpolitik

Wie sollten Sie bei der Ausarbeitung einer wirksamen Geschäftskostenrichtlinie vorgehen? Am Anfang steht ein klares Verständnis der Ziele, die Sie mit der Richtlinie erreichen wollen.

Sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Interessengruppen in das Gespräch einbezogen werden. Die Abteilungen für HR, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Finanzen sollten eine wichtige Rolle spielen. Gleiches gilt für die Abteilungen, die die Richtlinie häufig anwenden.

Die Beteiligung der wichtigsten Interessengruppen an der Planung, Entwicklung und Überprüfung Ihrer Richtlinie gewährleistet die Akzeptanz und einen praktischen Ansatz für die Inhalte der Richtlinie. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Überlegungen, die Sie bei der Entwicklung Ihrer Spesenrichtlinie berücksichtigen sollten:

• Legen Sie klare Kategorien fest: Achten Sie darauf, dass sie dazu passen, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Die Mitarbeitenden müssen die Kategorien verstehen und wissen, warum bestimmte Ausgaben in die jeweilige Kategorie fallen.
• Seien Sie einfach und klar: Eine präzise Formulierung hilft, Unmut oder Verwirrung zu vermeiden. Auch die Auflistung von Beispielen ist hilfreich.
• Definieren Sie Genehmigungsverfahren: Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeitenden wissen, wie sie ihre Ausgaben einreichen müssen und wer sie genehmigt. Diese Prozesse müssen transparent sein und die Richtlinien für die Anfechtung einer abgelehnten Ausgabe enthalten.
• Kommunizieren Sie: Unabhängig davon, ob Sie eine Richtlinie zum ersten Mal entwickeln oder eine bestehende aktualisieren, ist Kommunikation das A und O. Die Mitarbeitenden müssen verstehen, warum die Richtlinien notwendig sind, wie sie sich auf die Budgets und die Verwaltung auswirken und welche wichtige Rolle sie selbst bei der erfolgreichen Anwendung der Richtlinien spielen.
• Aktualisieren Sie regelmäßig: Eine wirksame Spesenpolitik entwickelt sich mit der Zeit. Vor der COVID-19-Pandemie gab es beispielsweise nur sehr wenige Richtlinien für das Arbeiten im Home Office, und die Unternehmen hatten nur wenige Regeln dafür, welche Ausgaben für Remote Arbeit abgedeckt waren.
• Integrieren Sie Systeme: Eine gute Richtlinie wird durch eine perfekte Technologie unterstützt. Suchen Sie nach Lösungen, die Ihre Systeme für die Verwaltung von Ausgaben, die Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung integrieren, um einen nahtlosen und effizienten Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.
• Prüfen Sie die Vorschriften: Das Finanzamt kennt viele Vorschriften, die die Ausgaben der Mitarbeitenden regeln. Ihre Richtlinien sollten darauf abgestimmt sein.

So behalten Sie den Überblick über Ihre Geschäftsausgaben

Diese Liste ist nur ein Anfang. Wenn Sie bereit sind, eine Spesenrichtlinie für Ihr Unternehmen zu erstellen, können Sie sich an unserer Vorlage für Spesenrichtlinien orientieren. Am besten, Sie informieren sich vorab mit unserem Leitfaden zur Erstellung einer Reisekostenrichtlinie.

Sobald Sie eine effektive Spesenrichtlinie eingeführt haben, können Sie noch mehr tun, um die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhöhen. Mit einer automatisierten, cloudbasierten Lösung wie Concur Travel & Expense können Sie Ihren Spesenverwaltungsprozess deutlich vereinfachen und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern.