Digitalisierung der Reise- und Spesenprozesse in der Praxis

Während Procurement-Teams E-Procurement-Lösungen fordern, Finance-Teams moderne ERP-Lösungen und HR-Abteilungen cloudbasierte HCM Suites, schreit selten jemand nach einer neuen Reise- und Spesenlösung. Grund hierfür ist, dass typischerweise niemand für den ganzen Prozess verantwortlich ist. So werden Teile des Spesenprozesses von Procurement-, HR- oder ERP-Lösungen abgedeckt. Je nachdem welches Team gerade die letzte Ausschreibung durchgeführt hat. Im Fokus ist das Thema so gut wie nie und wird deshalb in den meisten Unternehmen sehr schwach bis gar nicht vorangetrieben.

Digitalisierung, also die Vernetzung von Repräsentationen von physischen Objekten, würde allerdings besonders im Bereich Reisekostenprozess große Chancen zur Optimierung liefern. Denn die Komplexität ist hoch: Bei der Buchung gilt es Millionen von Reiseangeboten, die über dutzende von Plattformen verteilt sind, gegenüberzustellen und bezüglich der eigenen Policy zu prüfen. Bei der Abrechnung müssen unzählige Datenquellen wie Kreditkarten, handgeschriebene Belege und Lieferantendaten zusammengeführt werden. Weiter sollten die Richtlinien und rechtlichen Anforderungen unterschiedlichster Länder berücksichtigt werden. Ein Überblick über die weltweiten Ausgabendaten und ein automatischer Auszahlungsprozess wäre ebenfalls hilfreich. Letztendlich wäre es schön zu wissen, wo sich welcher Mitarbeitende gerade weltweit befindet. Viel Glück mit Excel!

Reifephasen des Reise- und Spesenprozesses

Vorab macht es aber Sinn einen kurzen Blick auf die Digitalisierungsphasen der Reise- und Spesenprozesse zu werfen. Führende Softwarelösungen sind heute in der Lage nahezu den gesamten End-to-End-Reisekostenprozess abzubilden. Nicht alle Unternehmen machen in gleichem Umfang Gebrauch von den Möglichkeiten, die sich daraus bieten. Unternehmen lassen sich in folgende Reifephasen der Reise- und Spesendigitalisierung einteilen:

• Excel- / papierbasierte Prozesse: Der Prozess wird fast ausschließlich manuell geführt. Im Spesenbereich wird also meistens «doppelter Aufwand» betrieben, da die Daten einerseits von Mitarbeitenden bei der Buchung eingegeben werden und danach nochmal bei der Abrechnung. Die Finanzabteilung muss danach oft noch alles in ein Buchhaltungssystem abtippen. Reisebuchungen werden meist telefonisch oder per Mail über ein Geschäftsreisebüro getätigt.
• Teilautomatisierte Prozesse: Kommen Excel- und papierbasierte Prozesse an ihr Limit, führen viele Unternehmen Tools für das Reise-und Spesenmanagement ein. Die Werkzeuge decken typischerweise nur Teilaspekte des gesamten Prozesses ab (z.B. Buchungstools) oder nur einzelne Regionen. Dadurch entstehen verschiedene «Datenpools». Ein zentrales Management von Reiseausgaben wird dadurch noch nicht ermöglicht, auch wenn die Erfassung teilweise erleichtert wird.
• Plattformbasiertes Ökosystem: Eine vollumfängliche Digitalisierung von Reise- und Spesenprozessen wird durch die direkte Integration von Reiseanbietern, Reisebüros und Zahlungsdienstleistern ermöglicht. Weiter wird der ganze Prozess global auf einer Plattform zusammengeführt. Ein solches Ökosystem wächst über die Zeit und wird laufend optimiert um manuelle Interventionen auf ein Minimum zu reduzieren. Ein einzelner «Datenpool» ermöglicht globales Reporting und Management von Reiseausgaben.
• Intelligente / Prädikative Prozesse: Wurde eine starke Plattform aufgebaut, gilt es die gewonnene Datenbasis zu nutzen um das Verhalten der Mitarbeitenden proaktiv zu steuern. Während der Reisen werden automatisierte Nachrichten verschickt und Mitarbeitende proaktiv informiert. Die Möglichkeiten, die Big Data bietet, kommen hier voll zum Tragen. Reporting wird aktiv genutzt um den Reiseeinkaufsprozess zu optimieren und weitere Einsparungen zu generieren.

Was es heißt, das Reise- und Spesenmanagement zu digitalisieren

State-of-the-Art-Lösungen würden es heute Unternehmen ermöglichen sich relativ nah bei diesem Optimum zu bewegen. De-Facto befinden sich die meisten Unternehmen in der ersten oder zweiten Reifephase. Einige Unternehmen profitieren heute bereits davon das Thema ganzheitlich in Angriff genommen zu haben oder sind auf dem besten Weg dorthin. Um aufzuzeigen was die Digitalisierung in diesem Bereich für Unternehmen in der Praxis bedeuten kann, empfehlen wir einen Blick in unsere Kundenbeispiele. Dort werden die Gründe deutlich, warum sich unsere Kunden für SAP-Concur-Lösungen entschieden haben.

VORWERK: Digitales Reisekostenmanagement für mehr Agilität

Um in Zukunft noch sicherer, agiler und effizienter in der DACH-Region zu agieren, setzt der international agierende Konzern VORWERK bei der Digitalisierung seines Reisekostenmanagements auf die führende Kombination auf dem Schweizer Markt.

Zur Case Study

Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein

Kaufen Sie nicht irgendein Tool. Eine Tool-Implementierung sollte als Chance gesehen werden um bestehende Prozesse unter die Lupe zu nehmen, zu hinterfragen und anzupassen. Idealerweise sollten mehrere Implementierungsphasen durchgangen werden: Vorerst wird der gesamte Prozess innerhalb des Unternehmens analysiert und Best Practices in diesem Bereich betrachtet. Über einen Bedürfniskatalog werden die Anforderungen aller Anspruchsgruppen analysiert und in der Selektionsphase in die Entscheidungsfindung integriert. Basierend auf den Anforderungen werden die richtigen Tools/Module, Finanzdienstleister und Lieferanten gewählt. Erst danach startet die eigentliche Implementierungsphase. Sind neue Tools und Prozesse etabliert, sollten kontinuierliche Verbesserungszyklen institutionalisiert werden.

Wenige Märkte verändern sich so rasant wie der Reisemarkt. Kaum ein Unternehmen kann es sich leisten, Globalisierung und neue Marktchancen zu ignorieren. Die Kosten der Internationalisierung auf der anderen Seite sind hoch. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die moderne Lösungen bieten um das Thema aktiv zu managen. Basteln ist dabei keine Option: Lokale oder Teillösungen werden nicht weiterhelfen. Definieren Sie eine globale Strategie und setzen Sie diese um. Schaffen Sie die Voraussetzungen für Skalierbarkeit und Agilität.

So automatisieren und optimieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung

• Schnell und einfach Ausgaben verwalten mit der Reisekosten App
• Intelligentes Ausgabenmanagement durch die offene Plattform
• Schnittstellen zu anderen Unternehmenssystemen
• Automatische Berechnung von Fahrtkosten, Pauschalen und MwSt.
• Prüfung von Abrechnungen für mehr Compliance
• Reporting auf höchstem Niveau durch vollständige Daten