Drei Tipps für ein intelligentes Ausgabenmanagement

Kontrolle über die Gesamtausgaben eines Unternehmens gehören zu den Kernaufgaben eines jeden CFOs. Die „Bottom Line“ – dieser kleine Strich, um den sich ein Großteil unseres Handelns und unsere Entscheidungen als Finanzverantwortliche unserer Unternehmen drehen, entscheidet über so viel. Um ihn – oder besser gesagt die Zahl darunter – zu kontrollieren, beschäftigen wir viele Mitarbeiter mit detaillierten Kostenübersichten und -prognosen, erfassen Unmengen an Informationen und führen zahllose Meetings. Trotzdem stehen wir damit vor einer großen Herausforderung.

Bottom Line als Herausforderung

Bei der Bottom Line mangelt es nicht an zur Verfügung stehenden Daten, die in allen Unternehmen – gleich welcher Größe – in aller Regel reichlich vorhanden sind. Vielmehr liegt die Schwierigkeit oft darin, diesen Daten zu vertrauen und sie so aufzubereiten, dass man daraus sinnvolle Handlungsentscheidungen ableiten kann.

Warum ist das so? Einer der Gründe, die wir immer wieder sehen: Es herrschen Silostrukturen im Ausgabenmanagement und Daten fließen nicht fehler- und verlustfrei zusammen. Ein vollständiges Zahlenwerk ergibt sich in manchen Unternehmen erst mit dem Monats- oder Quartalsabschluss. Wie soll ein CFO dann noch rechtzeitig gegensteuern? Für eine fundierte Entscheidung müssen wir jederzeit und überall auf zuverlässige und aussagekräftige Daten in Echtzeit zurückgreifen können.

Entscheidungsprozesse optimieren

Tatsächlich hören wir regelmäßig, dass die wenigsten voll und ganz den zur Verfügungen stehenden Systemen und Daten trauen oder diese dann verfügbar haben, wenn sie sie brauchen. Ein großer Teil der Finanzchefs benennt die ungenaue und unzureichende Messung der Geschäftsentwicklung als eine ihrer größten Herausforderungen. In der Unternehmenspraxis hat das fatale Auswirkungen, da bei immer kürzeren Investitionszyklen die Zeitfenster für Entscheidungen immer knapper werden. Häufig sehen CFOs ihre Gewinnmargen durch ineffiziente Entscheidungsprozesse gefährdet.

Bei SAP ermöglichen intelligent verknüpfte und nativ integrierte Cloud-Lösungen unseres SAP Ecosystems eine vollständige Kontrolle der Ausgaben: SAP Concur für das Reisemanagement, SAP Ariba für das Lieferantenmanagement sowie SAP Fieldglass für die Beschaffung von externen Dienstleistungen. Gemeinsam formen sie das sogenannte „Intelligent Spend Management Network“.

Die SAP Lösungen decken die für ein intelligentes Ausgabenmanagement notwendigen drei Säulen ab: die vollständige Erfassung aller Kosten innerhalb eines Unternehmens, das anwendungsorientierte Management und die transparente Darstellung – in Echtzeit. Sie ermöglichen uns, das Potenzial von Daten voll auszuschöpfen und so den wachsenden Anforderungen an Geschwindigkeit und Agilität zu genügen.

Mit der uns heute zur Verfügung stehenden Technologie kann die Transparenz der Finanzdaten von Unternehmen oft deutlich gesteigert werden. Mit drei Tipps können Finanzverantwortliche den reichhaltig vorhandenen Datenschatz für ein intelligentes Management aller Ausgaben effektiver und effizienter nutzen.

1. Alle Daten erfassen:Der erste Schritt eines intelligenten Ausgabenmanagements besteht in der Erfassung jeder Ausgabenquelle und -kategorie im gesamten Unternehmen. Wie das in der Praxis funktioniert sei hier am Beispiel der Geschäftsreiseausgaben dargestellt. Selbst wenn Geschäftsreisende innerhalb der bestehenden Reiserichtlinien agieren, treffen sie Entscheidungen oft unberechenbar. Hotelbuchungen zur Messezeit, spontane Geschäftsessen oder kurzfristig umgebuchte Flüge sind häufige Praxisbeispiele, die Planbarkeit und Kontrolle von Ausgaben deutlich erschweren. Concur Expense ermöglicht die Erfassung aller Reisekostenabrechnungen. Bei Anbindung ans Buchungssystem Concur Travel funktioniert das sogar automatisiert nach der Buchung einer Reise. Das ermöglicht ein erstes Tracking der zu erwartenden Kosten. Concur TripLink integriert zudem Buchungen außerhalb der etablierten Unternehmenskanäle. Die Best in Class Lösungen SAP Concur, SAP Ariba und SAP Fieldglass sind entsprechend der verschiedenen Kostenarten optimiert – hinsichtlich ihrer Funktionalitäten ebenso wie in puncto User Experience. Das macht die Lösungen bei den Anwendern so beliebt und sichert damit ihre umfassende und schnelle Nutzung.
2. Ausgaben intelligent managen: Transparenz ist die Basis für die Ausgaben-Steuerung. Nun müssen aber die Kosten auch intelligent gesteuert werden. Im Reisemanagement sind verbindliche Richtlinien ein häufig genutztes Werkzeug zur Regulierung. Was aber, wenn diese für das Gesamtunternehmen nicht einheitlich sind? Eine manuelle Überwachung und Aussteuerung der Einhaltung aller Compliance-Vorgaben ist in vielen Fällen schlicht nicht machbar. Bei dieser zweiten Säule des Ausgabenmanagements zeigen sich auch die Vorteile des Intelligent Spend Management Networks von SAP. Sie setzen verbindliche Leitlinien bereits bei der Buchung, spätestens aber bei der Abrechnung durch und ermöglichen so deutlich mehr Kontrolle. Dabei können Ausnahmen, wie etwa die Buchung zur Messezeit oder die Notwendigkeit, einen Flug kurzfristig umzubuchen, berücksichtigt werden. Obendrein können verbindliche Workflows definiert werden, sodass Ausgaben erst nach Genehmigung durch den Vorgesetzten freigegeben werden. Entstehende Kosten werden so deutlich planbarer und ein aktives Management der Ausgaben ermöglicht.  
3. Einen Blick auf alle Daten haben: Für detaillierte Einsichten und Prognosen benötigen Finanzentscheider einen 360°-Überblick über alle angefallenen Kosten. Einbindungen in das ERP-System des Unternehmens ermöglichen die Zusammenführung aller Ausgaben aus den verschiedenen Geschäftsbereichen. Alle Daten aus SAP Concur, SAP Ariba und SAP Fieldglass laufen in einer Datenbasis zusammen und ermöglichen nicht nur ein einheitliches Reporting und eine Gesamtanalyse sondern auch Simulationen zu erwartender Ausgaben. Das ist es, was es einem CFO erleichtert, die Auswirkungen unserer Finanzentscheidungen einschätzen zu und so die besseren Entscheidungen treffen zu können. In der SAP Analytics Cloud kann ich gezielt Ursachen und Treiber entstehender Kosten darstellen, analysieren und Entscheidungsszenarien simulieren. Welchen Einfluss hat die Erschließung neuer Märkte auf meine Bottom Line? Rechnet der zu erwartende Gewinn die Reisekosten auf? Spare ich durch Investitionen in neue Telekommunikationstechnologien langfristig Reisekosten ein? Wenn ich jederzeit in Echtzeit in der Lage bin, solche Fragen verlässlich zu beantworten, dann habe ich die Bottom Line unter Kontrolle.