Drei Tipps, wie Sie sich mit SAP-Concur-Lösungen entlasten können

Sie sind in Ihrem Unternehmen Ansprechperson für SAP-Concur-Lösungen? Alle kommen mit Fragen zu Reisekostenabrechnungen und Reisekostenrichtlinien zu Ihnen? Dann haben wir eine gute Nachricht für Sie: Es gibt bereits zahlreiche integrierte Funktionen, Tools und Vorlagen, die Ihren Kolleginnen und Kollegen helfen, sich selbst zu helfen. Das spart Ihnen viel Zeit und bringt allen Mitarbeitenden die gewünschte Unterstützung.

Mit unseren drei Tipps können Sie Ihre Kollegen motivieren, nicht gleich mit jeder Frage zu Ihnen zu kommen.

Achten Sie darauf, dass vorhandene Tools genutzt werden

Beginnen Sie mit der Einführung der SAP-Concur-App: Wenn Mitarbeitende die Geschäftsreise-App nutzen, werden die Reisekostenabrechnungen schneller erledigt, die Daten sind genauer und es gibt weniger Fragen. Falls die Akzeptanz zunächst noch gering ist, sollten Sie jedem Reisenden erklären, wie viel einfacher alles wird, wenn er die App nutzt.

Achten Sie darauf, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen ExpenseIt verwenden: Mit ExpenseIt können Nutzerinnen und Nutzer ein schnelles Foto ihrer Quittungen machen, und damit den ganzen Papierkram hinter sich lassen. Das Tool fügt die Kosten automatisch der Spesenabrechnung hinzu, kategorisiert sie und fügt das Bild der Quittung an. Das vereinfacht vieles. Und Sie erhalten schnellere und bessere Daten. Am besten Sie verweisen alle (nochmals) per E-Mail auf diese enorm hilfreichen Funktionen von Expenselt.

Setzen Sie den Expense Assistant ein: Häufig werden die bereits bestehenden Möglichkeiten nicht ausreichend genutzt. Das beste Beispiel dafür ist der Expense Assistant. Er ist wie ein persönlicher Verwaltungsassistent und erstellt automatisch die Spesenabrechnungen – entweder auf der Grundlage des Kalenders (z. B. einmal im Monat) oder der Reiseroute. Und sobald die Nutzerinnen und Nutzer einmal eingerichtet sind, fügt das Tool deren Ausgaben automatisch zu diesen Berichten hinzu – wiederum auf der Grundlage ihres Zeitplans oder ihrer Reiseroute. Zeigen Sie den Mitarbeitenden in diesem kurzen Video, wie einfach das ist.

Verbinden Sie Mitarbeitende mit dem SAP Concur App Center: Wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen Geld für Uber, Lyft oder andere App Center-Partner ausgeben, müssen sie keine Zeit mehr mit dem Eintippen von Kosten oder dem Hochladen von Quittungen verschwenden. Eingebaute Integrationen nehmen ihnen diese Arbeit ab. Dazu müssen sie einfach ihre Anbieterkonten mit ihren Concur Expense-Profilen verknüpfen – eine einfache, einmalige Einrichtung, die allen Zeit spart und Sie von Fragen entlastet.

Wenn Sie SAP-Concur-Lösungen in vollem Umfang nutzen, sind die Auswirkungen offensichtlich*:

• Die Benutzerinnen und Benutzer verbringen 54 % weniger Zeit mit der Buchung einer Geschäftsreise.
• Rechnungsprüfungsteams sind um 43 % effizienter.
• Spesenabrechnungen entsprechen zu 65 % den Vorgaben.

(*Laut IDC Business Value Snapshot, gesponsert von SAP Concur; Oktober 2021)

Erinnern Sie alle an den integrierten Assistenten

Um Hilfe zu bekommen, muss man Sie nicht unbedingt anrufen. Denn sie ist immer da – als Teil der Concur User Assistant-Lösung von WalkMe. Alle Benutzerinnen und Benutzer von Concur Expense haben Zugang zu sofortiger Hilfe:

• Die Mitarbeitenden werden Schritt für Schritt durch die Abläufe geführt.
• Eine freundliche Chatbot-Benutzeroberfläche hilft dabei, bestimmte Aufgaben zu erledigen.
• Die Hilfe macht es einfacher, dass Mitarbeitende dem Prozess folgen und Fehler erkennen.
• Sie gibt visuelle Hinweise und Tipps, damit die Nutzerinnen und Nutzer wissen, wo sie sich befinden und was sie als Nächstes tun müssen.

Machen Sie auf die SAP-Concur-Community für Nutzerinnen und Nutzer aufmerksam

Alle möchten schnelle Antworten auf ihre Fragen bekommen, und niemand möchte dafür zum Telefon greifen, einen Chat starten oder eine E-Mail schicken. Deshalb gibt es in der SAP-Concur-Community einen eigenen Bereich mit Ressourcen für Endnutzerinnen und -nutzer. Es ist eine zentrale Anlaufstelle, an der Anwendende Antworten auf ihre Fragen bekommen, ohne dabei Ihre wertvolle Zeit zu beanspruchen. Hier finden Sie alles – von den ersten Schritten über Tipps und Tricks bis hin zu Anleitungen für die Reisevorbereitung und -durchführung. Außerdem gibt es hier auch Best Practices für die Reisekostenabrechnung. Geben Sie diese Informationen einfach an Ihre Kolleginnen und Kollegen weiter, damit alle erfahren, dass es bereits jede Menge hilfreicher Ressourcen gibt.

Ihre nächsten Schritte

Sie müssen nicht alles auf einmal kommunizieren. Wählen Sie einfach die zwei oder drei Punkte aus, die voraussichtlich die größte Wirkung haben, und bringen Sie den Ball ins Rollen. Erinnern Sie immer wieder an die oben beschriebenen Tools. Denn sie sind der beste Weg, um allen zu helfen, ohne jedem Einzelnen helfen zu müssen.