Compliance erhöhen und Rückerstattung der Mehrwertsteuer maximieren

Als Reaktion auf die Corona-Pandemie haben weltweit viele Länder vorübergehend ihre Mehrwertsteuerregelungen angepasst oder neue Bestimmungen eingeführt – auch Deutschland. Den Finanzabteilungen und Steuerexperten in Unternehmen sind diese als aktuelle Maßnahmen der Wirtschaftssteuerung natürlich bekannt. Doch oftmals sind gerade bestehende, undurchsichtige Mehrwertsteuerregelungen vielen Finanzabteilungen noch immer fremd. So wird bei der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer das Potenzial kaum ausgeschöpft: 54 Prozent der möglichen Rückerstattungen werden von Unternehmen gar nicht erst eingefordert. Zu komplex sind die weltweiten Mehrwertsteuerregelungen. Die Konsequenz: Viele Unternehmen nutzen ihren Anspruch auf Rückerstattung nicht voll aus und laufen Gefahr, aktuell geltenden Richtlinien zuwider zu handeln. Unternehmen müssen bei Fehlern mit empfindlichen Strafen rechnen.

10 Tipps für maximale Mehrwertsteuerrückerstattung und Compliance

Erfahren Sie in diesem Tippsheet, wie Sie Rentabilität Ihres Unternehmens steigern und sich gegen Strafen absichern.

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Weltweit erheben mehr als 160 Länder eine Mehrwertsteuer (MwSt./USt.) oder vergleichbare Steuern auf Waren und Dienstleistungen. Die Komplexität der verschiedenen lokalen Richtlinien führt bei Unternehmen wie auch ihren Mitarbeitern häufig zu Verwirrung. So entsprechen 42 Prozent der Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern aufgrund nonkonformer Dokumentation oder falscher beziehungsweise unvollständiger Daten nicht den gesetzlichen Anforderungen. In Spanien muss zum Beispiel selbst auf Quittungen mit kleinen Rechnungssummen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kundenunternehmens angegeben sein, um für die Rückforderung gültig zu sein. In Dänemark hängt die Höhe der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer für Lebensmittel von den Umständen ab, zum Beispiel davon ob das Essen im Restaurant (25% der MwSt.), zum Mitnehmen (0% der MwSt.), oder über ein Catering (100% der MwSt.) erfolgte. In Großbritannien gilt ab dem 29. Aufenthaltstag in einer Unterkunft ein niederigerer Mehrwertsteuersatz.

Mit der Macht von KI den Cashflow optimieren

Eine Lösung, die Unternehmen von der händischen Bearbeitung der Steuerrückforderungen befreit, spart erheblich Zeit und Geld. Gleichzeitig beugt sie Verstößen gegen die Compliance-Richtlinien vor. Einen innovativen, digitalen Ansatz bietet die neue Lösung „Concur Tax Assurance by Blue dot“. Die Anwendung entlastet Finanzverantwortliche und hilft ihnen, die Mehrwertsteuerrückforderungen für ihr Unternehmen zu optimieren. Mit ausgefeilten KI-Algorithmen und komplexem Steuerwissen digitalisiert die Lösung den Compliance-Prozess, maximiert die Rückerstattung der gezahlten Mehrwertsteuer und reduziert das Risiko von Strafen aufgrund von Verstößen gegen die geltenden Richtlinien. Darüber hinaus sind sowohl inländische als auch ausländische Compliance-Vorschriften in die Lösung integriert. Manuelle Updates und fortlaufende Aktualisierungen sind so nicht mehr notwendig. Gerade jetzt, wo viele Regierungen die Mehrwertsteuersätze anpassen, benötigen Unternehmen eine Lösung, welche die Komplexität verschiedener Steuervorschriften präzise und schnell abbilden kann.

„Im Bereich der Steuer erleben wir zunehmend einen Digitalisierungsprozess – insbesondere bei Transaktionen, die von Mitarbeitern getätigt werden. Dieser Trend treibt die Transformation von Unternehmen weiterhin voran“, kommentiert Mark Stirling, Senior Vice President Global Channels bei Blue dot, den Produkt-Launch. „Die erweiterte SAP-Concur-Partnerschaft baut auf unserer bewährten Technologie auf, die bereits große globale Marken nutzen. Sie bietet enormes Potenzial, die Effizienz zu steigern, die Einhaltung der Compliance zu optimieren und am Ende auch das wirtschaftliche Ergebnis der Unternehmen zu verbessern.“

Concur Tax Assurance by Blue dot

Die wichtigsten Funktionen des neuen Services:

• Modernste Technologie eingebettet in den SAP-Concur-Workflow: Die Plattform kombiniert ausgefeilte KI-Algorithmen und komplexes Steuerwissen, um einen Drei-Wege-Abgleich zwischen Lieferantendaten, Belegen und Reportingberichten zu ermöglichen und so die vollständige Einhaltung der Compliance sicherzustellen.
   
• Globale Steuerkompetenz: In die Lösung integrierte in- und ausländische Compliance-Vorschriften machen manuelle Updates und laufende Aktualisierungen überflüssig. Über 96 Prozent des länderspezifischen Rückerstattungspotenzials in den Wirtschaftsräumen Amerikas, Europa (EMEA) und Asien-Pazifik (APAC) wird dadurch identifiziert.
   
• Einfache Implementierung und Wartung: Die Lösung wird mit Hilfe eines leistungsstarken Einrichtungsassistenten installiert. Die Konfiguration und Wartung kann im Einklang mit sich ändernden Geschäftsanforderungen angepasst werden – global und auf lokaler Ebene.

„Im vergangenen Jahr hat sich das wirtschaftliche Umfeld und so auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihr Geschäft betreiben, nachhaltig verändert. Im Hinblick auf die neuen Anforderungen suchen viele Unternehmen nach Lösungen und Technologien, die es ihnen auch in unsicheren Zeiten ermöglichen, widerstandsfähig zu bleiben. Mehr denn je sind Transparenz und Kostenkontrolle entscheidend für das Geschäftsergebnis und damit für den Erfolg eines Unternehmens“, sagt Pierre-Emmanuel Tetaz, EMEA Senior Vice President und General Manager für SAP-Concur-Lösungen. „Wir freuen uns, das neue Jahr mit diesem neuen Produkt einzuläuten. Mit Concur Tax Assurance by Blue dot können wir den sich ständig ändernden Compliance-Anforderungen unserer Kunden gerecht werden. So können wir ihnen dabei helfen, zu wachsen und erfolgreich zu sein – im Jahr 2021 und darüber hinaus.“